Betriebskostenpauschale erhöhen – so funktioniert‘ s

Alternativ zur Betriebskostenvorauszahlung kann der Vermieter eine Betriebskostenpauschale festlegen. Steigen die Nebenkosten, kann der Vermieter den monatlichen Betrag regelmäßig anpassen. Das sind die Voraussetzungen.

Statt einer Vorauszahlung kann der Vermieter auch eine monatliche Betriebskostenpauschale mit seinem Mieter vereinbaren. Dadurch umgeht er die aufwändige Aufstellung der Jahresabrechnung. Allerdings bleibt der Vermieter auch auf Mehrkosten sitzen, sollten die angefallenen Betriebskosten die vereinbarte Pauschale übersteigen. Laut Rechtsanwalt Michael Wolf, Vorsitzender des Vermietervereins e.V., ist die Pauschale deshalb für kurzzeitige Mietverhältnisse das Mittel der Wahl. Wer beispielsweise nur ein Zimmer für wenige Monate an einen Studenten untervermietet, der spart sich viel Mühe für die aufwändige Abrechnung der Nebenkosten.

Im Mietvertrag muss exakt aufgelistet sein, welche Nebenkosten die Pauschale abdeckt und welche der Mieter gesondert zahlen muss. Andernfalls gehen Gerichte im Streitfall davon aus, dass alle Nebenkosten mit der Pauschale abgegolten sind.

Klafft eine finanzielle Lücke zwischen den monatlichen Vorschüssen und den tatsächlich entstandenen Betriebskosten, kann der Vermieter die vereinbarte Pauschale nur unter bestimmten Voraussetzungen erhöhen.

Betriebskostenpauschale: Voraussetzung für die Erhöhung

Eine vereinbarte Betriebskostenpauschale ist nicht in Stein gemeißelt. Vermieter können die Pauschale erhöhen, wenn die Bedingungen stimmen.

• Eine Anpassung muss  unter anderem im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart worden sein.
• Außerdem darf er die Pauschale nur für die Betriebskosten erhöhen, die auch im Mietvertrag stehen.
• Sind die Nebenkosten nicht genau aufgezählt, darf der Vermieter nur die bisher abgerechneten Kosten erhöhen.

Der Vermieter sollte den Vertrag also auf jeden Fall nochmal genau lesen, bevor er ein Schreiben an seinen Mieter aufsetzt.

Erhöhungserklärung: Was muss rein?

Steht die passende Klausel im Mietvertrag, muss der Vermieter dennoch aufpassen: Die Erhöhungserklärung muss gewisse Vorgaben erfüllen, damit die Erhöhung der Nebenkosten wirksam ist.

1. Textform: Die Erhöhung selbst verlangt das Gesetzbuch in sogenannter Textform (§ 560 Abs. 1 S. 1 BGB). Der Vermieter kann einen Brief schreiben, er kann seinen Mieter aber auch per Fax oder E-Mail von der Anpassung unterrichten. Es handelt sich dabei um eine einseitige Willenserklärung des Vermieters. Es bedarf somit keiner Zustimmung des Mieters zur Erhöhung.
2. Gründe angeben: Die höheren Forderungen muss der Vermieter genau begründen. In der Praxis verpflichtet ihn das dazu, eine Abrechnung zu erstellen. Damit kann er die Erhöhung nachvollziehbar erklären. Darin sollte auch ersichtlich sein, anhand welchen Umlageschlüssels die gesamte Erhöhung der Betriebskosten auf die einzelnen Mieter verteilt wurde.
3. Zeitpunkt: Der Vermieter muss im Schreiben angeben, wann die neue Pauschale gültig ist und der Mieter gegebenenfalls den Dauerauftrag entsprechend erhöhen muss. Dabei muss der Vermieter Paragraf 560, 2 Satz 1 BGB befolgen. Darin heißt es, dass die Erhöhung erst ab übernächsten Monat nach Erhalt des Verlangens gilt.

Wann gilt die Erhöhung der Betriebskostenpauschale?

Die erhöhte Pauschale schuldet der Mieter nicht sofort, sondern erst vom Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats. Hat er die Erhöhungserklärung beispielsweise am 5. April bekommen, muss er seinen Dauerauftrag erst zum 1. Juni ändern. Als Eingangsdatum der Erklärung der Betriebskostenerhöhung gilt das Datum des Erhalts, nicht der postalische Stempel. Kam es also bei der Post zu Verzögerungen, so dass die Erklärung am 1. eines Monats einging und nicht wie gewollt zum Ende des vorherigen Monats, ist die Erhöhung entsprechend einen Monat später gültig.

Übersicht – Wann ist die Erhöhung der Betriebskostenpauschale gültig?

Rückwirkende Erhöhung der Betriebskostenpauschale

Eine Erhöhung der Pauschale ist in Ausnahmefällen sogar rückwirkend möglich: zum Beispiel weil die Kommune die Grundsteuer rückwirkend anhebt oder die Jahresabrechnung des Versorgungsträgers eine zwischenzeitliche Erhöhung der Grundkosten ausweist, sagt Rechtsanwalt Michael Wolf vom der Vermieterverein e.V. In diesen Fällen kann der Vermieter den Aufschlag auch für die Vergangenheit von seinem Mieter verlangen. Die rechtliche Grundlage dazu liefert ebenfalls Paragraf 560 Abs. 2 BGB.

Demnach muss der Vermieter die Erklärung in jedem Fall innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der rückwirkenden Belastung abgeben, ansonsten ist gar keine rückwirkende Belastung des Mieters möglich.

Beispiel:

Die Grundsteuer wurde Juni 2020 seitens der Kommune erhöht und dem Vermieter mitgeteilt.

• Der Vermieter sendet innerhalb von drei Monaten das Schreiben und wird in diesem Zeitraum auch dem Mieter zugestellt:
  Ergebnis: Die Betriebskostenpauschale wird auch rückwirkend für alle Monate erhöht. Der Mieter muss die Erhöhung tragen.

• Der Vermieter lässt sich Zeit, setzt die Erhöhungserklärung der Betriebskostenpauschale erst im Oktober 2020 oder später auf und geht dem Mieter entsprechend spät zu. Ergebnis: Die rückwirkende Erhöhung ist ungültig, der Vermieter hat zu spät reagiert, der Mieter muss nur die zukünftige, erhöhte Betriebskostenpauschale zahlen.

Doch gibt es weitere Konstellationen, bei der der Vermieter genau auf die Zeiträume achten muss, um nicht selbst für die Betriebskosten aufkommen zu müssen. Je nach dem wann die Kommune die Grundsteuer erhöht und den Vermieter darüber informiert, sind sogar Konstellationen von mehr als einem Jahr möglich, für die die Betriebskostenpauschale rückwirkend erhöht werden kann.

Ausgangsfall: Die Behörde setzt rückwirkend zum 1. Januar 2020 eine höhere Grundsteuer fest.

• Varante 1: Der Festsetzungsbescheid der Kommune geht dem Vermieter erst im Oktober 2021 zu. Er erstellt schleunigst eine Erhöhungserklärung, die dem Mieter noch im November 2021 zugeht.
  Ergebnis: Die erhöhte Grundsteuer kann dann rückwirkend für die Zeit seit dem 1. Januar 2020 verlangt werden. Also sogar 23 Monate.
  Der Grund: Der Vermieter hat hier einerseits die Drei-Monatsfrist eingehalten, zudem geht die Erklärung auf den Beginn des der Erklärung vorausgehenden Kalenderjahres zurück. Damit sind beide Kriterien aus Paragraf 560 Abs. 2 BGB erfüllt.
   
• Variante 2: Der Festsetzungsbescheid der Kommune geht dem Vermieter erst gegen Ende Dezember 2021 zu. Aufgrund von Urlaub und Feiertagen erstellt der Vermieter die Erhöhungserklärung erst im neuen Jahr, und geht dem Mieter beispielsweise erst im Februar 2022 zu.
  Ergebnis: Die erhöhte Grundsteuer kann rückwirkend nur für die Zeit seit dem 1. Januar 2021 verlangt werden. Er verliert das komplette Jahr 2020.
  Der Grund: Der Vermieter konnte zwar die Drei-Monats-Frist wahren, da eine Erklärung laut Gesetz aber nur auf das vorausgehende Kalenderjahr zurückgeht, fällt demnach nur das Jahr 2021 in den Zeitraum, der Vermieter bleibt auf den Mehrkosten des Jahres 2020 sitzen.
   
• Variante 3: Der Festsetzungsbescheid geht dem Vermieter am 3. Januar 2022 zu und die Erhöhungserklärung vom Vermieter an den Mieter wird umgehend erstellt – geht dem Mieter am 4. Januar 2022 zu.
  Ergebnis: Die erhöhte Grundsteuer kann rückwirkend nur für die Zeit seit dem 1. Januar 2015 verlangt werden.
  Grund: Wie schon bei Variante 2 ist die Erklärung vom Vermieter an den Mieter nur für das vorherige Kalenderjahr gültig.

Für Vermieter ist es an der Stelle also wichtig, die Zeiträume einzuhalten, allen voran, wenn die Kommunen wie beim Beispiel der Grundsteuer den Festsetzungsbescheid erst kurz vor Jahresübergang zusenden. Wer hier die Drei-Monatsfrist ausreizt, und die Erhöhungserklärung an den Mieter erst im nächsten Kalenderjahr üermittelt, bleibt unter Umständen für ein ganzes Jahr auf der Differenz der erhöhten Betriebskosten sitzen, was in einem Mehrfamilienhaus durchaus eine vierstellige Summe darstellen kann.

Betriebskostenpauschale kalkulieren

Bei der Berechnung der Pauschale sollte der Vermieter sich an seinen Erfahrungen orientieren. Ein kleiner Puffer ist sinnvoll, um eventuelle Preiserhöhungen aufzufangen. Laut Werner Weskamp, Geschäftsführer vom Eigentümerverband Haus & Grund Ruhr, sollte die Pauschale aber nicht zu hoch angesetzt sein, sonst verliert die Immobilie an Attraktivität. „Aktuelle Mietverträge räumen Stolpersteine aus dem Weg und ermöglichen Vermietern eine rechtssichere Reaktion auf Preissteigerungen – sei es weil die Schmutzwassergebühr steigt oder der Hausmeister mehr verlangt. Es lohnt sich für Vermieter, auf dem neuesten Stand zu bleiben“, rät Rechtsanwalt Michael Wolf.

Fazit: Betriebskostenpauschale nicht die Regel

Die Betriebskostenpauschale stellt in der Praxis eher eine Ausnahme dar. Der Vorteil ist zwar, dass der Vermieter keine aufwändige Betriebskostenabrechnung erstellen muss, dafür hat er mitunter die Nachteile, dass er mehr zahlt als er über die Pauschale vom Vermieter einnimmt. Zudem macht es viel Arbeit, die Pauschale anzupassen, vorallem wenn die Kommune die Grundsteuer rückwirkend erhöht.

In der Regel entscheiden sich Vermieter für eine Betriebskostenvorauszahlung. Die Betriebskosten, die sogenannte „zweite Miete“ zahlen Mieter monatlich zu ihrer Miete. Vermieter sind im Gegenzug verpflichtet, einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Hat der Mieter zu viel Betriebskosten gezahlt, erhält er die Summe zurück. Waren die Betriebskosten jedoch höher als der gezahlte Betrag, muss der Mieter die Differenz nachzahlen.