Wohnungsübergabeprotokoll - PDF Vorlage & Tipps

Wohnungsübergabeprotokoll – das Wichtigste in Kürze

• Ein Wohnungsübergabeprotokoll dient dazu, den Zustand einer Mietwohnung beim Ein- und Auszug schriftlich festzuhalten.
• Außerdem soll das Protokoll helfen, Streit zwischen Vermieter und Mieter zu vermeiden – beispielsweise bei der Frage, ob Schäden beim Ein- und Auszug vorlagen.
• Verbindliche Vorschriften hinsichtlich Form, Inhalt und Zeitpunkt der Erstellung gibt es nicht, denn gesetzlich ist das Übergabeprotokoll für eine Wohnung nicht verpflichtend.
• Das Übergabeprotokoll sollte neben Angaben zu eventuellen Mängeln und dem Zustand der Mietwohnung auch diverse Zählerstände sowie die Anzahl der übergebenen Schlüssel beinhalten.

Welchen Zweck hat ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Sind alle Schlüssel vollzählig? Hat das Waschbecken einen Sprung? Bei der Wohnungsübergabe müssen Mieter wie Vermieter gut aufpassen. Denn übernimmt der Mieter eine beschädigte Wohnung und hat dies vorab nicht dokumentiert, steht er hinterher leicht als Verursacher da. Umgekehrt kann der Vermieter später einen neuen Schaden nur schwer beweisen, wenn er den Zustand der Wohnung nicht schon bei Einzug protokolliert hat.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll spart somit beiden Seiten viel Ärger. Denn: „Es ist eine Urkunde, die Beweiskraft vor dem Gericht hat“, sagt Annett Engel-Lindner, Fachanwältin für Miet- und Wohneigentumsrecht beim Immobilienverband Deutschland (IVD). Deshalb empfiehlt sie, bei Einzug und Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll anzufertigen.

Was gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll?

Die Schäden einer Wohnung zu dokumentieren ist natürlich sinnvoll. Doch wie sollte das Wohnungsübergabeprotokoll aufgebaut sein und was muss es unbedingt beinhalten? Rechtliche Vorgaben gibt es hier nicht. Experten empfehlen jedoch, auf jeden Fall folgende Inhalte aufzunehmen:

• Name und Adresse des Mieters und Vermieters
• Gegebenenfalls Namen von Zeugen (auch der Makler kann Zeuge sein)
• Anschrift der Wohnung
• Datum der Übergabe und des Ein- beziehungsweise Auszugs
• Datum der letzten Renovierung
• Zählerstände von Gas, Wasser und Strom
• Inhalt des Heizöltanks (falls vorhanden)
• Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel (zum Beispiel Haustür- und Wohnungsschlüssel, sowie Briefkasten- und Kellerschlüssel)
• Alle vorhandenen Mängel und Schäden (zum Beispiel gesprungene Fliesen, Kratzer im Parkett, abgeplatzter Lack an der Tür, fehlende Sockelleisten)
• Absprachen über eventuell noch anstehende Reparaturen

Am besten solltest du im Übergabeprotokoll der Wohnung alle Räume einzeln benennen und vorhandene Mängel so genau wie möglich beschreiben – zum Beispiel: „An der Innenseite der Küchentür platzt Farbe ab.“ Je genauer die Beschreibung ist, desto mehr Beweiskraft hat das Dokument. Sind sich Mieter und Vermieter wegen eines Schadens nicht einig, sollten sie ihn dennoch zusammen mit ihren unterschiedlichen Meinungen ins Übergabeprotokoll eintragen. Übrigens: Natürlich kann es auch vorkommen, dass alle Räume in einwandfreiem Zustand sind und die Wohnung bei Übergabe besenrein ist. Dann solltest du auch das im Abnahmeprotokoll vermerken.

Wohnungsübergabeprotokoll in doppelter Ausführung erstellen

„Erhalten nach der Wohnungsübergabe nicht beide Parteien eine Abschrift des Protokolls, kann das zu Problemen führen“, meint Maximilian Klug, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Rein theoretisch könnte der Vermieter – oder auch der Mieter – im Nachhinein etwas ins Protokoll schreiben. Um derartiges zu vermeiden und Unstimmigkeiten nachvollziehbar zu machen, muss das Übergabeprotokoll stets in zweifacher Ausfertigung vorliegen. Beide Parteien unterschreiben am Ende der Wohnungsübergabe das Protokoll als Bestätigung und erhalten anschließend jeweils ein Exemplar.

Kann ich ein Wohnungsübergabeprotokoll auch für ein Haus verwenden?

Grundsätzlich kannst du ein Übergabeprotokoll auch nutzen, wenn du statt einer Wohnung ein Haus mieten beziehungsweise vermieten möchtest. Allerdings solltest du das Dokument dann gegebenenfalls um einige Punkte ergänzen. Gehört zum betreffenden Haus beispielsweise ein Garten mit Gartenhäuschen, musst du auch dessen Zustand protokollieren.

Wie läuft eine Wohnungsübergabe ab?

Eine Wohnungsübergabe ist mehr als ein Schlüsseltausch: Mieter und Vermieter überprüfen bei einer gemeinsamen Begehung den Zustand der Wohnung und halten diesen im Übergabe- beziehungsweise Zustandsprotokoll fest. Vereinbare rechtzeitig einen Termin, damit beide Seiten auf jeden Fall Zeit haben – vor allem, wenn neben Mieter und Vermieter auch andere Personen als Zeugen mitkommen sollen.

Pflichten von Mietern und Vermietern: So hilft das Wohnungsübergabeprotokoll

Sowohl Vermieter als auch Mieter sind verpflichtet, die Wohnung beim Ein- beziehungsweise Auszug pünktlich zu übergeben. Eine gesetzliche Anwesenheitspflicht gibt es zwar nicht, eine persönliche Übergabe ist jedoch empfehlenswert: Nur so können beide Partien die Mietsache prüfen und Gebrauchsspuren, Mängel und Schäden gemeinsam dokumentieren. Das ist vor allem in Streitfällen wichtig: Hier gilt das Wohnungsübergabeprotokoll als bewährtes Beweismittel.

Der Vermieter muss sicherstellen, dass der Mieter pünktlich zu Beginn des Mietvertrages in die Wohnung ziehen kann. Erscheint er ohne Absage nicht zum Übergabetermin, muss er die zusätzlichen Kosten des Mieters übernehmen – etwa Mehrkosten beim Umzug, wenn der Mieter mit seinen Möbeln vor verschlossener Tür steht und der Einzug sich verzögert (AG Köln, Az.: 209 C 542/02).

Der Mieter muss dafür sorgen, dass der Vermieter sein Eigentum spätestens am letzten Tag der Mietzeit zurückerhält (§ 546, Abs. 1 BGB). Fällt dieser Tag auf einen Sonn- oder Feiertag, darf die Übergabe auch am darauffolgenden Werktag stattfinden. Verpasst der Mieter den Übergabetermin, und der Vermieter erhält die Wohnung nicht rechtzeitig zurück, kann dieser vom Mieter Schadensersatz fordern – in Höhe der vereinbarten oder ortsüblichen Miete (§546a BGB).

Mit dem Abnahmeprotokoll kannst du sicherstellen, dass die Wohnung zum Stichtag bezugsfertig ist und der Mieterwechsel problemlos vonstattengehen kann. Eine Anwesenheitspflicht gibt es bei der abschließenden Wohnungsbesichtigung zwar nicht, trotzdem sind Vermieter und Mieter in der Regel persönlich vor Ort. Außerdem hast du folgende Möglichkeiten:

• Als Mieter kannst du dich durch bevollmächtigte Dritte vertreten lassen – zum Beispiel, wenn du zum vereinbarten Termin keine Zeit hast. Stelle deiner Vertretung dafür auf jeden Fall eine schriftliche Vollmacht aus.
• Auch als Vermieter kannst du jemand anderes mit der Übergabe beauftragen, beispielsweise deinen Hausverwalter oder Makler. Dieser Person musst du voll vertrauen: „Schludert sein Vertreter beim Wohnungsübergabeprotokoll, muss der Vermieter für dessen Fehler geradestehen“, warnt Anwältin Annett Engel-Lindner. Denn Vertragspartner des Mieters ist der Vermieter. Allerdings kann dieser später seinen Vertreter anderweitig für seinen Fehler zur Verantwortung ziehen und unter Umständen Schadensersatz verlangen.
• Zusätzlich besteht die Option, eine neutrale Person zur Wohnungsübergabe einzuladen. Diese kann die Wohnung auf Schäden überprüfen und das Wohnungsübergabeprotokoll als Zeuge mitunterschreiben.

Zustand der Wohnung bei der Übergabe: besenrein oder sorgfältig gereinigt?

Der Mieter muss die Wohnung besenrein übergeben. Ein entsprechender Eintrag im Mietvertrag ist dazu nicht notwendig. Denn eine besenreine Übergabe lässt sich auch aus der gesetzlichen Pflicht zur Rückgabe in einem ordnungsgemäßen Zustand ableiten (§ 546 Abs. 1 BGB, BGH, Az.: VIII ARZ 1/84). Doch was gilt als „besenrein“? Laut Rechtsprechung bist du als Mieter dazu verpflichtet, grobe Verschmutzungen zu beseitigen und folgende Säuberungsarbeiten durchzuführen:

• Entferne groben Schmutz auf Teppichböden, indem du Staub saugst.
• Fege Räume mit Fliesen, Parkett oder Laminat ordentlich aus.
• Entferne Spinnweben in der Wohnung und mitvermieteten Kellerräumen.
• Putze Fenster, wenn diese besonders grob verschmutzt sind.
• Entferne Kalkablagerungen und Schmierschichten – etwa in Küche oder Bad.
• Säubere die Küche von Essensreste und leere mitvermietete Kühlschränke.

Aber: Manche Mietverträge schreiben vor, dass der Mieter das Mietobjekt „sorgfältig gereinigt“ oder in „sauberem Zustand“ übergeben muss. In solchen Fällen ist diese Vereinbarung Vorschrift und du bist als Mieter verpflichtet, die Wohnung entsprechend gründlich zu reinigen.

Und wie sieht es mit Renovierungsarbeiten aus? Hier gilt: Schäden, die der Mieter selbst verursacht hat, muss er auch selbst wieder beseitigen. Bei Schönheitsreparaturen wie Streichen und Tapezieren ist der Zustand der Wohnung beim Einzug des Mieters entscheidend. Hat er die Wohnung frisch renoviert bezogen, ist die Renovierungsklausel im Mietvertrag gültig und der Mieter ist beim Auszug zu denselben Renovierungsarbeiten verpflichtet.

Darauf solltest du bei der Wohnungsübergabe achten

Am Tag der Wohnungsübergabe solltest du mit deinem Vermieter oder Mieter gemeinsam Raum für Raum besichtigen. „Am besten bei Tageslicht“, empfiehlt Rechtsanwältin Annett Engel-Lindner. So lässt sich vermeiden, dass jemand Schäden wegen schlechter Lichtverhältnisse übersieht. Plane außerdem genügend Zeit für die Wohnungsbesichtigung ein.

Bei der Übergabe sollten Mieter und Vermieter den Zustand des Mietobjekts prüfen und außerdem …

• Zählerstände ablesen: Das schließt unter anderem die Zähler von Wasseruhren, Gas- und Stromzählern ein.
• Schlüssel austauschen: Neben Haus- und Wohnungstürschlüssel gehören dazu Schlüssel für Keller und Gemeinschaftsräume.
• Wände und Decken prüfen: Hier geht es vor allem um feuchte Stellen, Wasserflecken oder Schimmel.
• Tapete und Anstrich untersuchen: Sind die Wände neu gestrichen? Gibt es viele Bohrlöcher? Ist die Tapete intakt?
• Fußböden begutachten: Kratzer im Parkett, Flecken auf dem Teppich, Dellen im Fußboden und fehlende Fußbodenleisten sind häufige Schäden.
• Fenster und Türen öffnen und schließen: Sind die Fenster dicht? Lassen Fenster und Türen sich gut auf- und zumachen? Sind alle Schlösser intakt?
• Sanitäranlagen inspizieren: Mieter und Vermieter sollten aller Wasserhähne aufdrehen, das Klo spülen und schauen, ob das Wasser einwandfrei läuft.
• Elektrische Geräte testen: Sind alle mitvermieteten Geräte wie der Herd in der Einbauküche noch voll funktionsfähig?
• An den Einbauten rütteln: Sind Waschbecken, Kloschüssel, Badewanne, Spüle, Abflüsse fest verbaut? Sind Stücke abgeschlagen oder Risse zu sehen?
• Heizungen überprüfen: Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Heizkörper warm werden und nicht beschädigt sind.
• Sonstige Räumlichkeiten in Augenschein nehmen: Eventuell gibt es auf dem Dachboden oder im Keller Spuren vergangener Wasserschäden oder im Treppenhaus sind Schäden beim Auszug entstanden.

Du und dein Mieter beziehungsweise Vermieter habt Schäden entdeckt oder die Wohnung entspricht nicht dem vertraglich vereinbarten Zustand? Dann haltet diese Mängel im Übergabeprotokoll fest und findet eine Lösung, wie ihr die Probleme vor dem Umzug lösen könnt.

Bei der Wohnungsübergabe Schäden entdeckt – was tun?

Entdecken Mieter und Vermieter Mängel, kommt es darauf an, ob es um die Wohnungsübergabe bei einem Ein- oder Auszug geht. Denn davon ist das weitere Handeln abhängig.

Fall 1: Mieter entdeckt beim Einzug Mängel

Ziehst du als Mieter in eine neue Wohnung und entdeckst während der Wohnungsübergabe schwerwiegende Mängel, muss der Vermieter diese Mängel beseitigen – und auch die Kosten übernehmen. Zu solch schwerwiegenden Mängeln zählen zum Beispiel:

• defekte Heizkörper
• Schimmel und Feuchtigkeit
• defekte Stromleitungen
• defekte Lichtschalter
• abblätternde Tapeten
• Ungeziefer und Schädlinge
• defekte Technik und Geräte

In so einem Fall solltest du beim Vermieter eine Mängelanzeige vorlegen. Diese meldest du ihm unabhängig von der Wohnungsübergabe noch einmal schriftlich. Der Vermieter muss die Schäden dann innerhalb einer gesetzten Frist beseitigen.

Fall 2: Vermieter entdeckt beim Auszug Mängel

Bist du dagegen Vermieter und bemerkst, dass dein (Ex-)Mieter die Wohnung während der Mietzeit beschädigt hat, fordere ihn zügig zur Nachbesserung auf. Denn ab Rückgabe des Mietobjekts verjähren deine Ersatzansprüche in der Regel nach 6 Monaten (§ 548 BGB).

So solltest du als Vermieter vorgehen, um Ersatzansprüchen zu stellen:

• Fordere den Mieter schriftlich dazu auf, den Schaden zu beseitigen. Dein Schreiben sollte eine Frist enthalten, bis wann dies zu erledigen ist. Drohe außerdem an, die Mängel andernfalls auf Mieterkosten auszubessern.
• Kontrolliere nach Ablauf der Frist, ob der Mieter den Schaden beseitigt hat.
• Beauftrage ein Unternehmen mit der Schadensbeseitigung, falls der Mieter deiner Aufforderung nicht nachgekommen ist. Stelle dem Mieter die Instandsetzungsarbeiten in Rechnung oder verrechne die entstandenen Kosten mit der Mietkaution.
• Beachte die Verjährungsfristen: Falls der Mieter Anspruch auf Schadenbeseitigung ablehnt, reiche Klage ein oder beantrage einen Mahnbescheid.

Wie du vermeiden kannst, dass die Verjährungsfrist verstreicht

Sobald Mieter und Vermieter über die Schadenbeseitigung verhandeln, ist die Verjährung gehemmt – es sei denn der Mieter lehnt den Anspruch des Vermieters sofort und eindeutig ab. Während der Verhandlungen ist die Verjährungsfrist sozusagen pausiert. Enden die Verhandlungen jedoch (beispielsweise, weil der Mieter verweigert, die Gespräche fortzusetzen), läuft die Frist weiter. Der Anspruch des Vermieters kann frühestens 3 Monate nach Ende der Hemmung verjähren (§ 203 BGB).

Möchtest du verhindern, dass dein Anspruch schon so früh verjährt, heißt es handeln. Du kannst den Mieter verklagen oder den Schadensersatz gerichtlich durch einen Mahnbescheid einfordern. Während der Dauer eines solchen Verfahrens ist die Verjährung ebenfalls gehemmt. Siegst du in diesem Streit, erwächst daraus ein vollstreckbarer Titel. Dieser verjährt in der Regel erst nach 30 Jahren. Aber: Sobald der Mieter auch nur eine Teilzahlung leistet oder du eine Vollstreckungshandlung durchführen lässt, beginnt diese Verjährungsfrist von neuem.

Schaden übersehen oder nicht im Wohnungsübergabeprotokoll vermerkt

Sobald Mieter und Vermieter ihre Unterschrift unter das Wohnungsübergabeprotokoll gesetzt haben, gilt es als richtig und vollständig akzeptiert. Hat einer der beiden dabei leicht erkennbare Schäden übersehen, kann er sich im Nachhinein kaum beschweren:

• Ist dir als Mieter beim Einzug ein Schaden nicht aufgefallen, kannst du deshalb keine Mietminderung verlangen. Theoretisch kann dein Vermieter dich später sogar für bereits vorhandene Krater, Brandlöcher und Co verantwortlich machen – sofern du diese nicht im Wohnungsübergabeprotokoll vermerkt hast.
• Übersiehst du hingegen als Vermieter beim Auszug deines Mieters einen Schaden und hältst ihn nicht im Wohnungsabnahmeprotokoll fest, kannst du dafür in der Regel keinen Schadensersatz mehr fordern.

Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn ein Schaden nicht so leicht erkennbar war.

Verdeckte Mängel: Wie sollten Mieter und Vermieter vorgehen?

Schäden wie eine defekte Telefondose sind nicht auf den ersten Blick erkennbar. Bemerkt der Mieter den Mangel erst nach der Wohnungsübergabe, so rät Rechtsanwalt Maximilian Klug: „Er sollte seinen Vermieter sofort darüber informieren, und das am besten schriftlich.“ Dann können die Parteien den Schaden nachträglich in das Wohnungsübergabeprotokoll aufnehmen. Stellt der Vermieter sich quer, hilft im schlimmsten Fall nur noch der Gang zum Rechtsanwalt.

Entdeckt der Vermieter nach dem Auszug verborgene Schäden, so rät Rechtsanwältin Annett Engel-Lindner: „So einen verdeckten Schaden sollte der Vermieter dem ehemaligen Mieter unverzüglich anzeigen.“ Auch in diesem Fall sollten beide Parteien den Mangel nachträglich in das Wohnungsübergabeprotokoll einfügen. Weigert sich der Mieter, muss der Vermieter schlimmstenfalls den Weg über das Gericht nehmen.