Wohnungsübergabeprotokoll: Leitfaden für Mieter und Vermieter

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Beim Einzug und beim Auszug sollten Mieter und Vermieter ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen. Darin können sie die Zählerstände von Gas und Wasser sowie alle vorhandenen Mängel in der Wohnung festhalten. Kommt es später zum Streit, gilt das Dokument als wichtiger Beweis. Alles Wichtige zum Thema im Überblick – inklusive hilfreicher Checkliste.

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Das Wohnungsübergabeprotokoll sollte nicht nur alle Mängel auflisten, sondern auch Zählerstände, Einzugsdatum und Co. Foto: BillionPhotos.com/fotolia.com

Das Wohnungsübergabeprotokoll ist zwar in keinem Gesetz vorgeschrieben, dennoch gilt es als wichtiges Dokument im Mietverhältnis. Streiten sich Mieter und Vermieter beim Auszug darüber, ob eine Fliese bereits gesprungen war oder nicht, können sie darauf zurückgreifen. „Das Übergabeprotokoll ist eine Urkunde, die Beweiskraft vor dem Gericht hat“, bestätigt Rechtsanwältin Annett Engel-Lindner vom Immobilienverband Deutschland. Häufig beugt es Reibereien sogar vor. Deshalb empfiehlt Engel-Lindner beiden Parteien vor dem Einzug und nach dem Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll anzufertigen.

Das Wohnungsübergabeprotokoll: Was es ist und was es bringt

Das Wohnungsübergabeprotokoll stellt eine umfangreiche Bestandsaufnahme der Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe dar. Es hält fest, in welchem Zustand die Wohnung beim Einzug war und in welchem beim Auszug, welche Schäden bereits vorlagen und welche nicht. Punkt für Punkt sollten die Parteien in dem umfangreichen Dokument jeden Raum einzeln beschreiben, so Engel-Lindner. Wie ist der Zustand der Wände, Fenster und Türen? Wie sieht die Decke aus, wie der Boden? Funktionieren die Elektroinstallationen?

Inhalt des Übergabeprotokolls

Rechtliche Vorgaben hinsichtlich Form und Inhalt gibt es keine. Experten empfehlen auf jeden Fall folgende Inhalte aufzunehmen:

  • Name und Adresse des Mieters und Vermieters sowie ggf. von Zeugen – übrigens: auch der Makler kann Zeuge sein
  • Anschrift der Wohnung
  • Datum der Übergabe, des Einzugs beziehungsweise des Auszugs und der letzten Renovierung
  • Zählerstände von Gas, Wasser und Strom
  • Anzahl der übergebenen Schlüssel
  • alle vorhandenen Mängel, wie gesprungene Fliesen im Bad, Kratzer im Parkett, abgeplatzter Lack an der Tür, fehlende Sockelleisten usw.
  • auch, wenn Räume in einwandfreiem Zustand sind, sollte das erwähnt werden
  • für Vermieter ist es ratsam Absprachen bezüglich der Mietkaution und sonstigen Kostenübernahmen mit aufzunehmen
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Verwenden Sie die Checkliste zur Wohnungsübergabe von immowelt.de, um keine wichtigen Inhalte zu vergessen.

Aufgepasst: Balkon, Garten, Carport und ähnliche Dinge gehören ebenso zur Wohnung und damit auch ins Wohnungsübergabeprotokoll. Sie geraten leicht in Vergessenheit.

Vorgehen: Wohnungsübergabeprotokoll erstellen

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„Die Wohnungsübergabe sollte immer bei Tageslicht stattfinden“, rät Rechtsanwältin Engel-Lindner vom Immobilienverband Deutschland. Grafik: immowelt.de Grafik: immowelt.de

Jeweils vor dem Einzug und dem Auszug sollten Mieter und Vermieter einen Termin vereinbaren, an dem sie gemeinsam durch die Wohnung gehen und alle Räume besichtigen. „Am besten bei Tageslicht“, empfiehlt Rechtsanwältin Engel-Lindner vom Immobilienverband Deutschland. So übersehen die Parteien weniger Mängel als bei schummrigem Licht. Für diesen Termin ist es ratsam mehr Zeit einzuplanen – Ruhe und Sorgfalt sind geboten. „Es gibt nichts schlimmeres, als ein schlampig ausgefülltes Wohnungsübergabeprotokoll“, stellt auch Rechtsanwalt Maximilian Klug vom Mieterverein Kempten fest.

Am besten wird jeder Raum einzeln benannt und die darin vorhandenen Mängel so genau wie möglich beschrieben. Zum Beispiel: „An der Innenseite der Küchentür platzt Farbe ab“, veranschaulicht Engel-Lindner. Umso genauer die Beschreibungen sind, umso mehr Beweiskraft hat das Dokument. Auch feste Bestandteile wie Heizungen oder Einbauschränke sollten beide Parteien genau unter die Lupe nehmen.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

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Kraft der Bilder nutzen: Mit einer Kamera lassen sich Mängel am besten festhalten. Foto: olly/fotolia.com

Viele Schäden lassen sich mit einem Foto besser dokumentieren. In der Regel erkennen Gerichte solche Bilder als Beweis an. Fotografieren sollten Mieter oder Vermieter beispielsweise Fliesen, Armaturen und die Einbauküche, aber auch Feuchtigkeitsschäden, Risse im Parkett oder gebrochenes Glas. In Altbauwohnungen empfiehlt es sich auch, die Fensterrahmen abzulichten.

Eine Abschrift für jeden

„So habe ich das nicht unterschrieben.“ Diesen Satz hat Rechtsanwalt Klug schon häufiger gehört. „Wenn nach der Wohnungsübergabe nicht beide Parteien eine Abschrift des Protokolls bekommen, kann das zum Problem werden“, so der Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Der Vermieter könnte theoretisch im Nachhinein etwas in das Protokoll schreiben, was der Mieter wiederum nicht beweisen kann. Deshalb muss das Wohnungsübergabeprotokoll immer in mindestens zweifacher Ausfertigung vorliegen. Am Ende des Termins unterschreiben alle Anwesenden die Papiere. Eines bekommt der Mieter, das andere der Vermieter.

Tipps für die Wohnungsübergabe:

  • Wände und Decken prüfen: Sind feuchte Stellen, Wasserflecken oder Schimmel zu erkennen?
  • Fußboden begutachten: Sind Kratzer im Parkett? Hat der Fußboden Dellen?
  • Fenster auf- und zumachen: Lassen sich die Fenster gut schließen? Sind die Fenster dicht?
  • Wasserhähne aufdrehen, Klo spülen: Läuft das Wasser einwandfrei?
  • An den Einbauten rütteln: Sind Waschbecken, Kloschüssel, Badewanne, Spüle, Abflüsse fest verbaut? Sind Stücke abgeschlagen oder Risse zu sehen?
  • Heizung aufdrehen: Wird die Heizung warm?
  • Zählerstände ablesen nicht vergessen!

Auf die Details kommt es an. Eine beschädigte Tür, der ramponierte Küchenschrank oder Flecken auf dem Teppich – alle diese Mängel gehören ins Wohnungsübergabeprotokoll. Auch wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, dient es als Beweiserleichterung vor Gericht.

Wohnungsübergabeprotokoll: Worauf Mieter achten sollten

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Ganz genau hinsehen: Auch eine kleine Macke gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll. Foto: hppd/fotolia.com

Wer endlich die perfekte Wohnung gefunden hat, möchte so schnell wie möglich einziehen und den Schreibkram hinter sich lassen. Dennoch sollte der Mieter sich gerade beim Einzug genügend Zeit nehmen für eine sorgfältige Wohnungsübergabe und aufpassen, dass ihm kein Schaden durch die Lappen geht. Denn bei seinem Auszug kann der Vermieter ihn theoretisch für jeden Weinfleck und jedes Brandloch verantwortlich machen, das nicht im Dokument aufgeführt ist.

Mit seiner Unterschrift akzeptiert der Mieter das Wohnungsübergabeprotokoll als richtig und vollständig. Nach der Übergabe kann er sich nicht mehr über Mängel beschweren, die nicht im Protokoll stehen oder gar die Miete deshalb mindern.

Ausnahme: verdeckte Mängel

Anders sieht die Sache aus, wenn der Mieter einen Mangel bei der Wohnungsübergabe nicht entdecken konnte. „Bemerkt der Mieter einen Mangel erst nach der Wohnungsübergabe, sollte er seinen Vermieter sofort darüber informieren“, ermahnt Rechtsanwalt Klug. „Und das am besten schriftlich.“ Dann können die Parteien den Schaden in das Wohnungsübergabeprotokoll aufnehmen. Stellt der Vermieter sich quer, hilft im schlimmsten Fall nur noch der Gang zum Rechtsanwalt.

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Tipp zum Auszug für Mieter: Putzen Sie die Wohnung vor dem Termin. Besenrein ist ein in diesem Zusammenhang häufig verwendeter Begriff. Machen Sie die Wände sauber und frei von Bohrlöchern, eine Gipsmischung aus dem Baumarkt reicht dafür aus. Entfernen Sie alle Namensschilder. Mit solchen einfachen Maßnahmen sammeln Sie Pluspunkte beim Vermieter und vermeiden unnötigen Ärger.

Übrigens: Weigert sich der Vermieter grundsätzlich ein Wohnungsübergabeprotokoll zu erstellen, kann der Mieter ihn nicht dazu zwingen. In so einem Fall sollte er sich am besten einen fachkundigen Zeugen suchen und mit diesem gemeinsam die Wohnung besichtigen und ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen.

Wohnungsübergabeprotokoll: Worauf Vermieter achten sollten

Vor dem Einzug und nach dem Auszug seines Mieters steht für den Vermieter jeweils ein wichtiger Termin an: die Wohnungsübergabe. Gerade beim Auszug sollte er sich genügend Zeit dafür nehmen und alles ganz genau protokollieren. So vermeidet er spätere Auseinandersetzungen über Mängel und Reparaturkosten.

Gutes Licht ist wichtig

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Gut möglich, dass der Mieter bei seinem Auszug bereits alle Lampen abmontiert hat. Ein Grund mehr, sich tagsüber bei hellem Licht zu treffen. Klappt das nicht, kann alternativ eine Baustellenlampe die Zimmer gut ausleuchten. Hilfreich ist auch eine Digitalkamera, um Schäden zu fotografieren. Vorsichtshalber sollte der Vermieter einen Apparat einstecken –  wer weiß, ob der Mieter gerade sein Smartphone oder eine Kamera zur Hand hat.

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Am besten druckt der Vermieter vor dem Termin gleich ein Formular für die Wohnungsübergabe aus, Stift dazu – dann kann eigentlich nichts mehr schief gehen.

Direkt nach der Übergabe sollte der Vermieter seinem Mieter eine Kopie des – von beiden Seiten unterschriebenen – Wohnungsübergabeprotokolls in die Hand drücken. Andernfalls könnte der Mieter im schlimmsten Fall behaupten, dass der Vermieter nachträglich noch etwas in das Wohnungsübergabeprotokoll geschrieben hat.

Verdeckte Mängel sofort rügen

Manchmal entdecken Vermieter nach Abschluss des Mietverhältnisses noch Schäden, die sie bei der Wohnungsübergabe trotz erforderlicher Sorgfalt nicht hätten sehen können. So einen verdeckten Schaden sollte der Vermieter unverzüglich schriftlich anzeigen“, rät Rechtsanwältin Engel-Lindner. Die Parteien können ihn dann nachträglich in das Wohnungsübergabeprotokoll einfügen. Weigert sich der Mieter allerdings, das ergänzte Protokoll zu unterschreiben, muss der Vermieter im schlimmsten Fall den Weg über das Gericht nehmen, um Forderungen durchsetzen zu können.

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Vermieter aufgepasst: Wer die Wohnungsübergabe seinem Hausverwalter überlässt, haftet in der Regel für dessen Fehler. Foto: Westend61/imago

Übergabe durch Beauftragte ist Vermieterrisiko

Wer die Wohnungsübergabe seinem Hausverwalter oder Makler überlässt, sollte dieser Person vertrauen. „Schludert der Verwalter beim Wohnungsübergabeprotokoll, muss der Vermieter für dessen Fehler gerade stehen“, warnt Engel-Lindner. Denn er handelt nur stellvertretend für den Vermieter. Natürlich müsse man immer den Einzelfall prüfen, so die Fachanwältin für Miet- und Wohneigentumsrecht. Hat der Verwalter gegen eine spezielle Hausverwalterpflicht verstoßen, kann der Vermieter ihn möglicherweise auf Schadensersatz verklagen.

Fazit

Mit einem sorgfältig erstellten Wohnungsübergabeprotokoll sind beide Parteien auf der sicheren Seite – der Mieter genauso wie der Vermieter. Es schützt den Mieter vor ungerechtfertigten Schönheitsreparaturen. Aber auch der Vermieter hat etwas in der Hand, um seine Forderungen zu rechtfertigen. Ein Wohnungsübergabeprotokoll kostet nichts, außer Zeit. Die sollten sich Mieter und Vermieter auf jeden Fall nehmen – dann steht einem harmonischen Mietverhältnis nichts mehr im Weg.


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4 Kommentare

Klara am 29.09.2016 20:49

Sehr geehrte Damen und Herren,

Wir ziehen am 1.10 ein. Der Vermieter sagt, er hätte keine Zeit am 1.10, sonder nur in 6 Tagen. Ist das in Ordnung, wenn die Übergabe nach dem Einzug stattfindet?

Die Steckdosen und das Bad sind nicht in... mehr

auf Kommentar antworten

Sylvia am 15.08.2016 11:56

Hallo liebes immo-welt Team!

Bin auch gerade beim Auszug und meine Vermietung ist dabei einen Streit nach dem anderen loszutreten.

Zum Thema Übergabeprotokoll. Damals als ich die Wohnung übernommen habe (gemietet hat sie mein... mehr

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 15.08.2016 12:31

Liebe Sylvia,

vielen Dank für Ihren Kommentar. Wenn ein Vermieter sich beim Auszug auf ein Wohnungsübergabeprotokoll beruft, muss er dieses natürlich auch vorzeigen können. Üblich ist es, schon bei der Ausfertigung dem Mieter und... mehr

Patrick1308 am 27.05.2016 13:44

Sehr geehrte Damen und Herren

Wir hatten gestern Wohnungsübergabe unserer alten Wohnung und eine Angestellte des Vermieters übernahm diese. Sie schrieb in das Protokoll, es sind 2 Flecken im Parkett. Aber weder das sie behoben werden... mehr

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 27.05.2016 13:55

Lieber Patrick,

ob der Mieter für einen bestimmten Schaden aufkommen muss, hängt einerseits davon ab, ob er ihn selbst verursacht hat und andererseits, ob der Schaden über die übliche Abnutzung hinaus geht. Ob das der Fall ist,... mehr

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