Firmenumzug planen: Reibungslos an den neuen Standort

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Egal, ob nur ein Büro umziehen soll oder gleich der komplette Betrieb: Ein Firmenumzug will gut geplant sein. Am besten sollten mehrere Monate Vorlaufzeit eingeplant werden. Diese Checkliste hilft auf dem Weg zum neuen Unternehmensstandort.

Firmenumzug, Büroumzug, Standortumzug, Foto: iStock.com/Portra
Ein Firmenumzug braucht mehrere Monate Vorlaufzeit, damit ordentlich geplant werden kann. Foto: iStock.com/Portra

Soll ein ganzes Unternehmen von A nach B umziehen, so ist dies meist mit erheblichem Aufwand verbunden – je nach Größe des Unternehmens, Mitarbeiterzahl sowie benötigter Technik und Infrastruktur. Um die Ausfallzeiten so gering wie möglich zu halten, bedarf es einer sorgfältigen Planung. Diese sollte je nach Umfang des Umzugs rund vier bis sechs Monate vor dem Büroumzug beginnen, bei größeren Umzügen sogar noch früher.

Professionellen Firmenumzug beauftragen: Umzugskosten

Es gibt Umzugsunternehmen, die sich auf betriebliche Umzüge spezialisiert haben. Jedoch ist ein Büroumzug eine komplexe Angelegenheit und es lässt sich nur grob abschätzen, wie teuer er insgesamt wird. Entscheidend ist die Art des Unternehmens, die Anzahl der Mitarbeiter und die Distanz zwischen dem alten und dem neuen Standort. Einige grobe Eckdaten hierfür:

  • Transportkosten für einen Kubikmeter Umzugsgut (im Nahbereich): rund 20 bis 30 Euro.
  • Verpackungsmaterial: rund 2,50 bis 3,50 Euro pro Kubikmeter.
  • Kosten für das Ver- und Entpacken: Rund 20 bis 35 Euro pro Stunde, in dieser Zeit wird in der Regel rund ein bis zwei Kubikmeter Umzugsgut verpackt.
  • Montage: 20 bis 40 Euro die Stunde, je nach benötigter Fachkenntnis.

Neben dem Preis sollten Unternehmer aber auch auf den Service achten:

  • Bietet die Spedition eine ausreichend hohe Transportversicherung an?
  • Übernimmt die Umzugsfirma auch Ab- und Aufbau der Möbel?
  • Sind Verpackungsmaterialien wie Umzugskartons oder PC-Wannen sowie deren Reinigung inbegriffen?
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Checkliste Firmenumzug: So geht alles sauber über die Bühne

Checkliste Firmenumzug, Büroumzug, Standortumzug, Foto: iStock.com/Portra
Bei jedem Standortumzug sollten auch die Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot geholt werden. Foto: iStock.com/Portra

Steht fest, dass das Unternehmen umzieht, so sollte es so früh wie möglich die Mitarbeiter informieren und in die Planung einbeziehen. Zum Beispiel mit ihren Wünschen zur Sitzplanung am neuen Unternehmensstandort.

Etwa ein halbes Jahr zuvor

  • Den neuen Mietvertrag abschließen.
  • Alten Mietvertrag kündigen. Dabei die Kündigungsfrist beachten: Diese beträgt bei Büros oftmals sechs Monate.
  • Mit altem und neuem Vermieter Übergabetermin vereinbaren.
  • Einzugstermin sowie Renovierungs- und Putzarbeiten einplanen.
  • Mitarbeiter informieren und gegebenenfalls in die Planung mit einbinden.
  • Ein spezialisiertes Umzugsunternehmen finden, das bereits Erfahrung im Büroumzug hat.
  • Kostenvoranschläge einholen, auf eine ausreichende Transportversicherung achten.
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Circa ein viertel Jahr zuvor

Firmenumzug, Büroumzug, Standortumzug, Inventur, Foto: pagnacco/stock.adobe.com
Ein Büroumzug ist eine gute Gelegenheit für eine Inventur. Was nicht mehr gebraucht wird, kann raus Foto: pagnacco/stock.adobe.com

Spätestens drei Monate vor dem Umzug sollten Unternehmer auch ihre Kunden und Geschäftspartner informieren – sofern die Adresse für den Kontakt wichtig ist oder sich auch Telefonnummern ändern. Gegebenenfalls müssen Ausfallzeiten angekündigt werden. Diese Kontakte müssen Bescheid wissen.

  • Kammern und Ämter, zum Beispiel Finanzamt, Gewerbeamt und IHK
  • Anwälte und Steuerberater
  • Versicherungen
  • Banken
  • Agentur für Arbeit
  • weitere Vertragspartner

Unternehmer müssen außerdem dafür sorgen, dass der Firmeneintrag im Handelsregister geändert wird, ebenso wie der Eintrag im Telefonbuch und den Gelben Seiten.

Dann geht es ans Eingemachte:

  • Die Planung, wann Renovierungsmaßnahmen im alten und neuen Firmensitz beginnen.
  • Eine Reinigungsfirma beauftragen.
  • Termin mit dem Versorger vereinbaren, zum Ablesen der Zählerstände.
  • Versicherungsschutz prüfen und gegebenenfalls anpassen: zum Beispiel Sachversicherung Haftpflicht.
  • Daten sichern.
  • Einrichtungsplan erstellen: Hierbei ist es oft hilfreich, einen Grundriss als Grundlage zu verwenden und daraus einen Möbelstellplan zu erstellen. Laufwege zwischen stark zusammenarbeitenden Abteilungen sollten bei dieser Gelegenheit kurzgehalten werden. Nach Möglichkeit sollten zudem die Mitarbeiter in die Anordnung der Arbeitsplätze einbezogen werden.
  • Inventur: Welche Geräte, Einrichtungsgegenstände und Lagerbestände sind vorhanden? Was davon wird am neuen Standort benötigt? Was nicht? Was muss neu angeschafft werden?
  • Sind die Ressourcen nicht im Unternehmen vorhanden, so sollten für die Telefon- und EDV-Anlage Fachfirmen mit der Installation und Konfiguration des Firmennetzwerkes und der Telefonanlagen beauftragt werden.
  • Ab- und Aufbau der Möbel und Geräte einplanen.
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Kurz vor dem Umzug sollten die Firmenräume weitestgehend leer sein, so dass sie nur noch gereinigt werden müssen. Foto: MATTHIAS BUEHNER/stock.adobe.com

Mehrere Monate bis kurz zuvor

  • Gegenstände neu hinzukaufen oder verkaufen.
  • Sperrmülltermin vereinbaren für Altlasten.
  • Nachsendeauftrag für die Unternehmenspost erstellen.
  • Noch einmal sämtliche Termine bestätigen lassen beispielsweise mit Spedition, Handwerker, Maler, Reinigung und Vermieter.
  • Unmittelbar vor dem Firmenumzug sollten Unternehmer sämtliche Schlüssel von Mitarbeitern einsammeln, um sie beim Übergabetermin an ihren alten Vermieter zurückzugeben.
  • Reinigung des neuen Firmengebäudes.
  • Parkplätze für das Umzugsunternehmen reservieren.
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Umzugstag

Firmenumzug, Büroumzug, Standortumzug, Spedition, Foto: iStock.com/XiXinXing
Eine Spedition speziell für Firmenumzüge weiß, was am Umzugstag zu tun ist. Foto: iStock.com/XiXinXing
  • Unternehmer sollten stets das alte und das neue Treppenhaus auf Vorschäden überprüfen. Finden sie welche, sollten sie diese gut dokumentieren: Im Zweifelsfall werden sonst sie hinterher dafür verantwortlich gemacht.
  • Sind alle benötigten Parkplätze und Transportwege frei?
  • Ist das Umzugsgut angekommen, sollte man überprüfen, ob es auch vollständig und unbeschädigt ist.
Achtung

Wichtig: Schäden sind der Transportversicherung in der Regel unverzüglich zu melden.

Bei offensichtlichen Schäden muss dies am Tag der Ablieferung geschehen, nicht offensichtliche Schäden, zum Beispiel an einem verpackten Computer, müssen innerhalb von 14 Tagen angezeigt werden. Um die Frist einzuhalten, reicht es aus, die Schadensmeldung rechtzeitig abzusenden. Die Meldung sollte schriftlich erfolgen und eine genau Beschreibung des Schadens enthalten. Zusätzliche Fotos sind oft hilfreich für die Dokumentation, aber keine Pflicht.

  • Danach folgt die Reinigung der alten Immobilie.
  • Übergabe der alten Mieträume, hierbei am besten auch die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser ablesen und in einem Übergabeprotokoll festhalten.
  • Kontaktdaten aktualisieren: Sämtliche Adressen und Telefonnummern müssen erneuert werden, etwa in Briefköpfen, E-Mail-Signaturen, Visitenkarten. Wichtig: Auch das Impressum auf der Webseite und in Firmenbroschüren ändern, sowie in Branchenverzeichnissen.
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Tipp: Rechnungen und Belege sammeln – Firmenumzug ist steuerlich absetzbar

Unternehmer sollten sämtliche Belege und Rechnungen, die im Zusammenhang mit dem Büroumzug anfallen, für die nächste Steuererklärung aufheben. Denn ein Großteil der Ausgaben können Sie von der Steuer absetzen. Dazu gehören etwa die kosten für das Umzugsunternehmen, Kosten für Umzugsmaterial, Personalkosten, Maklerprovision und sogar das Trinkgeld für die Möbelpacker.

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