Instandhaltungsrücklage: Warum sie in Eigentümergemeinschaften so wichtig ist

Instandhaltungsrücklage: Das Wichtigste in Kürze

• In einer Eigentümergemeinschaft legen die Eigentümer monatlich Geld zurück, um eine Instandhaltungsrücklage aufzubauen.
• Die Instandhaltungsrücklage soll verhindern, dass die Eigentümergemeinschaft bei unvorhersehbaren größeren Reparaturen nicht in finanzielle Schwierigkeiten gerät.
• Sie dient als finanzielle Absicherung, um Modernisierungen, Sanierungen oder Reparaturen am Gemeinschaftseigentum zu finanzieren.
• Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) verlangt eine angemessene Erhaltungsrücklage für die ordnungsgemäße Verwaltung einer Wohnungseigentumsanlage.
• Unser Instandhaltungsrücklage – Rechner, basierend auf der Petersschen Formel, bestimmt schnell und einfach die ideale Höhe der Instandhaltungsrücklage.

Was ist die Instandhaltungsrücklage?

Die Instandhaltungsrücklage – auch bekannt als Erhaltungsrücklage, Erneuerungsfonds, Instandhaltungsrückstellung oder Reparaturfonds – dient als finanzieller Puffer für die Eigentümergemeinschaft. Bei Sanierungen oder Schäden am gemeinsamen Eigentum decken diese im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) vorgesehenen Ersparnisse die entstehenden Kosten ab.

Ihr Hauptzweck besteht darin, ausreichende finanzielle Mittel für größere Bau- und Sanierungsmaßnahmen an der Wohnungseigentumsanlage bereitzustellen, um den Immobilienwert langfristig zu erhalten.

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In der Regel wird die Instandhaltungsrücklage durch die monatliche Zahlung eines Betrags aller Eigentümer aufgebaut. Diese Summe bildet zusammen mit den Betriebskosten und den Hausverwaltungskosten das sogenannte Hausgeld.

Die Entscheidung, ob eine Wohnungseigentümergemeinschaft eine Rückstellung für Instandhaltungszwecke bilden möchte, liegt allein bei ihr. Die Erhaltungsrücklage ist häufig in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung festgelegt.

Dennoch kann ein einzelner Wohnungseigentümer vor Gericht die Einrichtung dieser Rücklage erzwingen, indem er sich auf § 21 Abs. 4 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) beruft. Nach dem WEG ist die Instandhaltungsrückstellung wesentlich für die ordnungsgemäße Verwaltung einer Wohnungseigentumsanlage.

„Aus rechtlicher Sicht reicht die Mehrheit der Gemeinschaft aus, um die Bildung einer Instandhaltungsrücklage abzulehnen. In der Praxis geschieht das jedoch eher selten“, erklärt Immobilienverwalter Peter Weinlich von der Berico Hausverwaltung.

Wofür wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?

Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden und darf ausschließlich für Instandsetzungen und Instandhaltungen des Gemeinschaftseigentums der Immobilie verwendet werden, die nicht durch die laufenden Kosten abgedeckt sind. Beispiele hierfür sind:

• Erneuerung einer veralteten Heizungsanlage
• Dachreparaturen
• Beseitigung von Schäden, zum Beispiel an der Fassade
• Malerarbeiten
• Austausch der Fenster
• Inspektionen, zum Beispiel des Aufzugs

Die Eigentümer entscheiden selbst darüber, in welchem Umfang die Instandhaltungsrücklage eingesetzt wird.

„Sie können eine notwendige Instandsetzung vollständig, teilweise oder überhaupt nicht aus der Rücklage bezahlen“, erklärt Immobilienverwalter Peter Weinlich.

Wenn eine Instandsetzung nur teilweise oder gar nicht durch die Rücklage abgedeckt wird, oder wenn keine ausreichende Rückstellung gebildet wurde, müssen die Kosten über eine Sonderumlage finanziert werden.

Umfangreiche Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen, die ausschließlich über eine Sonderumlage finanziert werden sollen, bergen ein erhöhtes Risiko von Zahlungsausfällen. Eine Sonderumlage ist eine einmalig zu zahlende Geldsumme, die fällig wird, wenn die Instandhaltungsrücklage nicht ausreicht oder verwendet werden soll. Die Eigentümergemeinschaft stimmt darüber ab, ob und in welcher Höhe eine Sonderumlage nötig ist. Zu zahlen ist die Sonderumlage von allen Wohnungseigentümern der Gemeinschaft.

Die angesparte Rücklage darf nicht für andere Zwecke wie die Bezahlung der Heizölrechnung oder der Wohngebäudeversicherung verwendet werden. Falls jedoch ein beträchtlicher Überschuss in der Instandhaltungsrücklage besteht, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließen, diesen Teil aufzulösen und beispielsweise für den Kauf von Heizöl zu verwenden.

Gibt es Förderprogramme für die Instandhaltung von Immobilien?

Ja, die Kosten für Instandhaltungen können durch verschiedene Förderungen reduziert werden. Hierzu zählen Programme der KfW, des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie regionale Förderungen. Neben den bundesweiten Fördermöglichkeiten, insbesondere im Bereich der energetischen Sanierung, bieten viele Landesbanken zusätzliche Unterstützung an. Zudem sind auch kommunale Förderungen verfügbar.

Wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage einer WEG sein?

Es gibt keine gesetzliche Regelung zur Höhe der Erhaltungsrücklage. Der Gesetzgeber spricht von einer angemessenen Instandhaltungsrücklage gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG, nennt jedoch keinen konkreten Betrag.

Die Höhe dieser Rücklage hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

• Lage
• Baujahr / Alter
• Zustand
• Individuelle Ausstattungsmerkmale, zum Beispiel ein Fahrstuhl
• Haltbarkeit der verwendeten Baumaterialien
• Größe des Hauses
• Finanzielle Möglichkeiten der Eigentümer

Aufgrund dieser Vielzahl von Einflussfaktoren kann der Anteil der Rückstellung stark variieren.

Grundsätzlich entscheidet die Eigentümergemeinschaft, in welcher Höhe die Instandhaltungsrücklage angespart werden soll. Hierüber wird auf einer Eigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss abgestimmt.

Beispiel: Die Höhe der Erhaltungsrücklage je nach Alter des Gebäudes

Im sozialen Wohnungsbau gibt es hingegen eine spezifische gesetzliche Vorgabe zur Höhe des Reparaturfonds. Diese variiert je nach Alter des Gebäudes.

Wie wird die Instandhaltungsrücklage berechnet?

Die Instandhaltungsrücklage für Altbauten kann mit der Petersschen Formel berechnet werden. Diese geht davon aus, dass innerhalb von 80 Jahren etwa das 1,5-fache der Herstellungskosten für die Instandhaltung anfallen wird. Die Baukosten pro Quadratmeter müssen entsprechend bekannt sein, um die Formel anwenden zu können.

Zudem entfallen nur etwa 70 Prozent der Instandhaltungskosten auf das Gemeinschaftseigentum, während die verbleibenden 30 Prozent von den Eigentümern für ihr Sondereigentum einkalkuliert werden sollten.

So lautet die Peters‘sche Formel:

Baukosten pro m² Wohnfläche x 1,5 : 80 Jahre x 0,7 x Wohnfläche in m² = Höhe der jährlichen Rücklagen

Die Berechnungsformel für die Instandhaltungsrücklage dient lediglich als grobe Orientierung. 

„Die resultierenden Beträge sind oft sehr hoch, was theoretisch jede Instandhaltungsmaßnahme oder Reparatur finanzierbar macht. Jedoch könnten die monatlichen Kosten für den Eigentümer enorm sein und in der Praxis oft nicht umsetzbar“, erklärt Immobilienverwalter Peter Weinlich.

Der sicherste Weg, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu ermitteln, führt über den Jahreswirtschaftsplan Dieser wird vom Hausverwalter erstellt und beinhaltet die Kalkulation sämtlicher jährlicher Ausgaben und Einnahmen der Eigentümergemeinschaft.

Weinlich sagt: „Bei solchen individuellen Kostenplanungen erhält man am Ende eine klare Vorstellung davon: Welcher Betrag ist möglicherweise bereits angespart, welche Reparaturen stehen demnächst an und was können die Eigentümer für die Instandhaltungsrücklage überhaupt ausgeben.“

Berechnung der Instandhaltungsrücklage für Neubauten

Auch bei Neubauten ist es wichtig, eine Rücklage für künftige Instandhaltungskosten zu haben. Es wird empfohlen, etwa 0,8 bis 1 Prozent des Kaufpreises dafür zurückzulegen. Zusätzlich sollte für Immobilien mit Aufzug auch 1 Euro pro Quadratmeter eingeplant werden.

Was, wenn die Instandhaltungsrücklage zu hoch angesetzt wurde?

Wenn die Instandhaltungsrücklage zu hoch angesetzt wurde, können Eigentümer eine Senkung des zukünftigen Betrags fordern.

„Ist mittlerweile eine angemessene Instandhaltungsrücklage vorhanden, braucht man nicht mehr im bisherigen Umfang sparen. Die Entscheidung über die neue Höhe der Instandhaltungsrücklage trifft die Wohnungseigentümergemeinschaft dann per Mehrheitsbeschluss“, erklärt Hausverwalter Peter Weinlich.

Es besteht jedoch kein rechtlicher Anspruch darauf, einen Teil des eingezahlten Betrags zurückzuerhalten. In solchen Fällen könnte die Gemeinschaft stattdessen beschließen, Schönheitsreparaturen durchzuführen, wie beispielsweise das Streichen des Treppenhauses. Dies wäre aufgrund der hohen Rücklage problemlos machbar.

Was, wenn die Instandhaltungsrücklage zu niedrig angesetzt wurde?

Niedrige monatliche Kosten für die Instandhaltungsrücklage können anfangs erfreulich sein, aber sie bergen auch Risiken. Bei zu niedriger Rückstellung kann es bei teuren Reparaturen wie einer Dachreparatur zu finanziellen Engpässen kommen und die Eigentümer müssen möglicherweise eine Sonderumlage zahlen. Für einige kann dies eine finanzielle Belastung darstellen, da nicht jeder sofort einen größeren Betrag aufbringen kann.

„Wer nicht in der Lage ist, eine beschlossene Sonderumlage zu zahlen, kann sich möglicherweise mit der Gemeinschaft auf eine Ratenzahlung einigen. Lässt sich die Gemeinschaft darauf aber nicht ein, ist der Wohnungsverkauf die einzige Option. Denn einen Kredit aufzunehmen ist bei der Beteiligung an einer Sonderumlage in der Praxis eher schwierig“, sagt Verwaltungsexperte Peter Weinlich.

Um solche Probleme zu vermeiden, sollte die Instandhaltungsrücklage angemessen hoch sein. Wenn ein Eigentümer feststellt, dass die Rücklage zu niedrig ist, sollte er bei der nächsten Eigentümerversammlung eine Erhöhung vorschlagen.

Können die Instandhaltungskosten auf den Mieter umgelegt werden?

Nein, nur umlagefähige Nebenkosten gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) können auf Mieter abgewälzt werden. Die Instandhaltungsrücklage sowie die Kosten für die Hausverwaltung gehören nicht dazu. Ebenso können Vermieter nicht die Bankgebühren für das notwendige Konto auf Mieter umlegen. Diese Kosten sind laut § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) stets vom Wohnungseigentümer zu tragen.

Was geschieht mit der Instandhaltungsrücklage beim Wohnungsverkauf?

Beim Verkauf der Wohnung wird die Instandhaltungsrücklage an den neuen Eigentümer übertragen; eine Auszahlung ist ausgeschlossen. Jedoch besteht die Möglichkeit, den angesparten Erhaltungsrücklage auf den Kaufpreis der Eigentumswohnung aufzuschlagen.

„Wer beispielsweise eine Wohnung für 100.000 Euro verkaufen möchte und einen Anteil von 7.000 Euro an der Instandhaltungsrücklage hat, sollte auch einen Kaufpreis von 107.000 Euro verlangen. Eine hohe Rücklage bedeutet schließlich auch für den neuen Eigentümer ein Stück Sicherheit“, rät Immobilienverwalter Peter Weinlich.

Sowohl Verkäufer als auch Käufer sollten sich beim Hausverwalter über die aktuelle Instandhaltungsrücklage und zukünftig anstehende Instandhaltungsmaßnahmen informieren. Käufer sollten darauf achten, dass die Zahlungsaufstellung die tatsächlich geleisteten Zahlungen zeigt und nicht nur die Soll-Stellungen.

Zudem ist es empfehlenswert, die Wirtschaftspläne und Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre einzusehen. Dadurch erhalten Käufer einen Einblick in geplante Ausgaben, ihre Finanzierung und mögliche Erhöhungen des Reparaturfonds in den vergangenen Jahren.

Wie sollte die Instandhaltungsrücklage angelegt werden?

Die Hausverwaltung ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Instandhaltungsrücklage auf einem separaten Rücklagenkonto der Eigentümergemeinschaft anzulegen. Dazu eignet sich eine Anlage als Tagesgeld oder auf einem Sparkonto, das einen uneingeschränkten Zugriff ermöglicht.

Sobald die Rücklage einen bestimmten Betrag erreicht hat, kann es sinnvoll sein, einen Teil davon auf einem Festgeldkonto anzulegen, um Zinsen zu erhalten. Jedoch müssen die Zinserträge versteuert werden und es ist während der Laufzeit kein Zugriff auf das Geld möglich. Eine Festgeldanlage ist nur dann empfehlenswert, wenn die restliche Rücklage ausreicht, um im Notfall kostspielige Reparaturen zu decken.

Spekulative Anlagen wie Aktien sind unzulässig, da sie dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung widersprechen.

Kann die Instandhaltungsrücklage steuerlich abgesetzt werden?

Vermieter dürfen die Beiträge zur Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten von der Steuer absetzen, wenn sie tatsächlich für Instandhaltungsmaßnahmen verwendet werden. Dies beruht auf einem Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH, Az.: IX B 124/08). Sofern die Rückstellungen auf einem Festgeldkonto angelegt werden, müssen die Zinserträge als Einnahmen aus Kapitalvermögen angegeben werden.