Instandhaltungsrücklage: Der Notgroschen für Eigentümergemeinschaften

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Die monatliche Instandhaltungsrücklage kommt in der Regel auf jeden Wohnungseigentümer zu. Ist sie zu hoch, kann sie zusammen mit den üblichen Nebenkosten zu einer kaum stemmbaren Belastung werden. Aber auch eine zu niedrig angesetzte Rücklage stellt ein finanzielles Risiko dar. Die wichtigsten Infos zur Instandhaltungsrücklage im Überblick.

Die Instandhaltungsrücklage ist notwendig, um Reparaturen am Wohnhaus zu bezahlen. Dafür legen alle Wohnungseigentümer zusammen. Foto: pingpao/fotolia.com

Wer eine Eigentumswohnung in einem Mehrparteienhaus besitzt, ist automatisch Mitglied einer Eigentümergemeinschaft . Denn ihm gehört nicht nur die eigene Wohnung, sondern anteilig auch das Gemeinschaftseigentum – also das Grundstück, auf dem das Gebäude steht und bestimmte Teile und Einrichtungen im Wohnhaus, die von allen Eigentümern gemeinschaftlich genutzt werden. Darunter fallen beispielsweise das Treppenhaus, die gemeinsame Heizungsanlage oder die Dachdeckung.

Aber auch für diese Teile des Hauses gilt: Eigentum verpflichtet. Die Wohnungseigentümer müssen ihr Gemeinschaftseigentum auch gemeinsam instand zu halten – und sich die Kosten dafür teilen. Getreu dem Sprichwort „Spare in der Zeit, dann hast du in der Not“ gibt es genau dafür die sogenannte Instandhaltungsrücklage.

Was ist die Instandhaltungsrücklage?

Die Instandhaltungsrücklage dient der Eigentümergemeinschaft als finanzieller Puffer. Muss am gemeinsamen Eigentum etwas saniert werden oder entsteht ein Schaden, werden die anfallenden Kosten von dieser Rücklage bezahlt. Allerdings muss eine solche Rücklage erst einmal gebildet werden. Daher ist für jeden Eigentümer monatlich ein festgelegter Betrag pro Wohnung fällig. Dieser Betrag bildet zusammen mit den laufenden Betriebskosten und den Hausverwaltungskosten das sogenannte Hausgeld .

Generell gibt es keine gesetzliche Verpflichtung zur Instandhaltungsrücklage. Die Eigentümergemeinschaft beschließt selbst, ob sie eine solche Rücklage ansparen möchte oder nicht. Immobilienverwalter Peter Weinlich von der Berico Hausverwaltung erklärt: „Aus rechtlicher Sicht reicht die Mehrheit der Gemeinschaft aus, um eine Instandhaltungsrücklage abzulehnen. In der Praxis kommt das aber eher selten vor.“ Meistens bestehe die Mehrheit der Eigentümer auf eine Instandhaltungsrücklage, um für ungeahnte oder hohe Reparaturen gewappnet zu sein.

Aber selbst, wenn die Mehrheit der Gemeinschaft gegen eine Instandhaltungsrücklage stimmt: Verlangt nur ein einziger der Eigentümer die Ansparung einer Rücklage, hat er das Recht auf seiner Seite und kann seinen Willen vor Gericht durchsetzen.

Wofür wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?

Schäden am Hausdach sind ein typischer Grund, um auf die Instandhaltungsrücklage zurückzugreifen. Foto: iStock/bulentozber

Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden. Das bedeutet, sie darf ausschließlich dafür verwendet werden, das Gemeinschaftseigentum der Immobilie instand zu halten oder nach einem Schaden wieder instand zu setzen. Dazu zählen beispielsweise die Erneuerung der veralteten Heizungsanlage oder Dachreparaturen nach einem Sturmschaden. Für andere Zwecke, beispielsweise um die Heizölrechnung oder die Wohngebäudeversicherung zu bezahlen, darf die angesparte Rücklage nicht verwendet werden.

Link-Tipp

Gemeinschaftseigentum oder Sondereigentum? Welche Teile im Wohngebäude wozu gehören kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Ein Blick in die Teilungserklärung gibt Aufschluss.

Wie genau die Instandhaltungsrücklage bei Renovierungsarbeiten eingesetzt wird, können die Eigentümer unter sich entscheiden: „Sie können eine notwendige Instandsetzung vollständig, teilweise oder überhaupt nicht aus der Rücklage bezahlen“, erklärt Weinlich. Werde für eine Instandsetzung nur teilweise oder gar nicht auf die Rücklage zurückgegriffen, müssen die Kosten über eine Sonderumlage finanziert werden. Das kann sich dann lohnen, wenn eine kleinere oder kostengünstige Reparatur ansteht und die Instandhaltungsrücklage als eiserne Reserve für den Notfall unberührt bleiben soll.

Info

Eine Sonderumlage ist ein einmalig zu zahlender Geldbetrag. In der Regel wird sie fällig, wenn die Instandhaltungsrücklage für eine Reparatur oder Sanierung nicht ausreicht oder dafür nicht verwendet werden soll. Die Eigentümergemeinschaft entscheidet per Mehrheit, ob und in welcher Höhe eine Sonderumlage nötig ist. Drücken kann sich keiner – jeder Eigentümer wird zur Kasse gebeten.

Wer bestimmt über die Höhe der Instandhaltungsrücklage?

Eine gesetzliche Vorgabe über die Höhe der Instandhaltungsrücklage gibt es nur für den sozialen Wohnungsbau. In allen anderen Fällen entscheidet die Eigentümergemeinschaft, ob überhaupt eine Instandhaltungsrücklage und wenn ja, in welcher Höhe sie angespart werden soll. Dafür stimmt die Gemeinschaft auf einer ihrer Eigentümerversammlungen per Mehrheitsbeschluss ab.

Wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage sein?

Nur für den sozialen Wohnungsbau ist die Höhe der maximal erlaubten Rücklage pro Quadratmeter und Jahr genau festgelegt. Sie richtet sich ausschließlich nach dem Alter der Immobilie:

Alter des Wohngebäudesmax. €/qm (ohne Aufzug)max. €/qm (mit Aufzug)
bis 21 Jahre7,10 Euro8,10 Euro
22 bis 31 Jahre9,00 Euro10,00 Euro
ab 32 Jahre11,50 Euro12,50 Euro

 

Bei allen anderen Wohnhäusern spricht der Gesetzgeber lediglich von einer angemessenen Instandhaltungsrücklage (§ 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG), nennt aber keinen konkreten Betrag. „Wie hoch er letztlich ausfällt, ist von Gebäude zu Gebäude unterschiedlich und hängt unter anderem von Zustand, Alter, Ausstattung und Reparaturanfälligkeit ab“, so Immobilienverwalter Weinlich. Daher gilt die obere Tabelle für Wohnungseigentümer auch nur als grober Anhaltspunkt.

Eine weitere Möglichkeit, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu ermitteln, wäre die Berechnung über die Peterssche Formel. Diese bemisst die Kosten entgegen der Tabelle für den sozialen Wohnungsbau nicht am Alter, sondern an den Herstellungskosten der Immobilie. Dabei werden die reinen Herstellungskosten des Gebäudes (pro Quadratmeter) mit dem Faktor 1,5 multipliziert und dann durch 80 geteilt. Daraus ergeben sich die wahrscheinlichen Instandhaltungskosten, die in den nächsten 80 Jahren jedes Jahr pro Quadratmeter anfallen. Rund 70 Prozent dieses ausgerechneten Betrags sollten pro Jahr und pro Quadratmeter für die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums zur Seite gelegt werden.

Allerdings dient auch diese Berechnungsformel nur zur groben Orientierung. „Die Beträge, die dabei herauskommen, fallen meist sehr hoch aus“, erklärt Weinlich. „Damit ist zwar so gut wie jede Instandhaltungsmaßnahme oder Reparatur bezahlbar, aber die monatlichen Kosten für den Eigentümer sind enorm hoch.“ In der Praxis sei das oft gar nicht durchführbar.

Der sicherste Weg, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu berechnen, geht über den Jahreswirtschaftsplan. Der Hausverwalter erstellt ihn und kalkuliert darin alle jährlichen Ausgaben und Einnahmen der Eigentümergemeinschaft. Immobilienverwalter Weinlich erklärt: „Bei solchen individuellen Kostenplanungen weiß man am Ende ganz genau: Welcher Betrag ist möglicherweise bereits angespart, welche Reparaturen stehen demnächst an und was können die Eigentümer für die Instandhaltungsrücklage überhaupt ausgeben.“

Wer verwaltet die Instandhaltungsrücklage?

Bei der Eigentümerversammlung werden wichtige Punkte wie beispielsweise die Instandhaltungsrücklage besprochen. Geleitet wird sie vom Hausverwalter. Foto: Rawpixel.com/fotolia.com

Die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage gehört zum Aufgabenbereich des Hausverwalters. Zwar entscheidet die Eigentümergemeinschaft per Abstimmung, ob, in welcher Höhe und wofür eine Instandhaltungsrücklage angespart werden soll. „Der Verwalter schlägt aber in der Regel einen angemessenen Betrag vor und hat ein Auge darauf, dass die Beschlüsse bei der Eigentümerversammlung ordnungsgemäß durchgeführt werden“, erklärt der Verwaltungsexperte. Außerdem achtet der Hausverwalter darauf, dass alle Eigentümer zuverlässig ihren Anteil zahlen. Er legt die Instandhaltungsrücklage auf einem gesonderten Konto der Eigentümergemeinschaft an und sorgt dafür, dass die Gemeinschaft im Fall der Fälle kurzfristig auf das Geld zugreifen kann.

Ein Hausverwalter ist übrigens für jede Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtend (§ 20 WEG). Ob einer der Eigentümer oder ein professioneller Dienstleister diese Aufgabe übernimmt, entscheidet aber die Gemeinschaft.

Instandhaltungsrücklage zu hoch – Rücklage senken und Geld zurück?

Stellt sich heraus, dass die beschlossene oder jahrelang eingezahlte Instandhaltungsrücklage eigentlich zu hoch angesetzt ist, können Eigentümer eine Senkung des zukünftigen Betrags fordern. „Ist mittlerweile eine angemessene Instandhaltungsrücklage vorhanden, braucht man nicht mehr im bisherigen Umfang sparen“, erklärt Hausverwalter Weinlich. Die Eigentümergemeinschaft entscheidet bei der Eigentümerversammlung dann per Mehrheitsbeschluss über die neue Höhe der Instandhaltungsrücklage.

Eine weitere Möglichkeit wäre, einen Teil der angesparten Rücklage auf einem zinsgünstigen Festgeldkonto anzulegen. Darum kümmert sich, nach vorheriger Abstimmung, der Hausverwalter. Die daraus resultierenden Zinsen werden dem Festgeldkonto gutgeschrieben und erhöhen so die vorhandene Rücklage. Allerdings müssen die erhaltenen Zinsen versteuert werden. Die Gemeinschaft sollte außerdem beachten, dass während der Laufzeit nicht auf das Geld zugegriffen werden kann. Eine solche Anlageform lohnt sich also nur dann, wenn die übrige Instandhaltungsrücklage ausreicht, um im Notfall eine teurere Reparatur zu bezahlen.

Wer vom zu viel gezahlten Betrag etwas zurückhaben will, hat allerdings Pech gehabt. Einen rechtlichen Anspruch auf eine Auszahlung gibt es nämlich nicht. „Was einmal im Topf ist, bleibt im Topf“, erklärt der Verwaltungsexperte. „In der Regel beschließt die Gemeinschaft dann eher eine Schönheitsreparatur, wie zum Beispiel das Treppenhaus zu streichen.“ Dies sei zwar nicht dringend notwendig, aber durch die hohe Rücklage problemlos machbar.

Instandhaltungsrücklage zu niedrig – Achtung Kostenfalle!

Eine Sonderumlage kommt meist unerwartet. Fallen die Kosten dann sehr hoch aus, kann das im finanziellen Fiasko enden. Foto: elnariz/fotolia.com

Sind die monatlichen Kosten für die Instandhaltungsrücklage verhältnismäßig niedrig, ist die Freude bei Eigentümern oder Kaufinteressenten erst einmal groß. Allerdings kann genau hier die Kostenfalle zuschnappen.

Denn bei einer zu niedrigen Instandhaltungsrücklage spart sich über die Jahre auch nur ein kleiner Geldbetrag an.  Hausverwalter Weinlich warnt: „Kommt es dann zu einer aufwendigen oder unvorhergesehenen Instandsetzung wie einer Dachreparatur, reicht die Rücklage oft nicht aus.“ So bleibe der Eigentümergemeinschaft dann nichts anderes übrig, als eine Sonderumlage zu beschließen. Je nach Instandhaltungsmaßnahme wird für jeden Eigentümer von jetzt auf gleich ein hoher Geldbetrag fällig – in Extremfällen sogar von mehreren tausend Euro. Drücken kann sich davor keiner. „Wer nicht in der Lage ist, eine beschlossene Sonderumlage zu zahlen, kann sich möglicherweise mit der Gemeinschaft auf eine Ratenzahlung einigen“, sagt Weinlich. Lasse sich die Gemeinschaft darauf aber nicht ein, sei der Wohnungsverkauf die einzige Option. Denn einen Kredit aufzunehmen sei bei der Beteiligung an einer Sonderumlage in der Praxis eher schwierig.

Um es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, sollte die Instandhaltungsrücklage einem angemessenen Betrag entsprechen. Nur dann kann sie ihren Zweck erfüllen. Fällt einem Eigentümer auf, dass die Instandhaltungsrücklage deutlich zu niedrig ausfällt, sollte er bei der nächsten Eigentümerversammlung eine Erhöhung des Betrags fordern.

Sind die Instandhaltungskosten umlagefähig?

Die Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig und dürfen vom Eigentümer nicht auf den Mieter abgewälzt werden. Hierfür muss also immer der Wohnungseigentümer aufkommen.

Wohnungsverkauf: Gibt‘s die Instandhaltungsrücklage zurück?

Verkauft ein Wohnungseigentümer seine Wohnung, dann kann er den bisher gezahlten Betrag für die Instandhaltungsrücklage nicht zurückholen. Mit der Wohnung verkauft er nämlich auch seinen Anteil an der Instandhaltungsrücklage. Eine Auszahlung ist also ausgeschlossen.

Allerdings kann er den angesparten Puffer auf den Kaufpreis der Eigentumswohnung aufschlagen. „Wer beispielsweise eine Wohnung für 100.000 Euro verkaufen möchte und an der Instandhaltungsrücklage einen Anteil von 7.000 Euro hat, der sollte auch 107.000 Euro als Kaufpreis verlangen“, rät Immobilienverwalter Weinlich. Immerhin bedeutet eine hohe Rücklage für den neuen Eigentümer auch ein Stück Sicherheit. Sowohl Verkäufer als auch Käufer sollten sich daher beim Hausverwalter über die derzeitige Instandhaltungsrücklage und zukünftig anstehende Instandhaltungsmaßnahmen informieren.

Welche steuerlichen Besonderheiten gibt es?

Bezüglich der Instandhaltungsrücklage sind für Wohnungskäufer, Wohnungseigentümer und Vermieter diese steuerlichen Besonderheiten wichtig:

Grunderwerbssteuer

Die Höhe der Grunderwerbssteuer errechnet sich allein aus dem Kaufpreis der Eigentumswohnung. Erhöht sich der Kaufpreis um den Betrag der anteiligen Instandhaltungsrücklage, so ist dieser zusätzliche Betrag vor der Versteuerung abzuziehen. Laut Immobilienverwalter Weinlich ist es in der Praxis üblich, in Kaufverträgen eine Klausel aufzunehmen, die den genauen Betrag der Instandhaltungsrücklage nennt. Diese könne beispielsweise so formuliert werden:
„Im Kaufpreis ist die Instandhaltungsrücklage in Höhe von _______ Euro (in Worten: _______ Euro) enthalten.“

Vermietung

Wer eine Wohnung oder ein Haus vermietet, kann die Werbungskosten in der Regel von der Steuer absetzen. Die Instandhaltungsrücklage ist jedoch zum Zeitpunkt der Einzahlung nicht gleichzusetzen mit den Werbungskosten. Laut Beschluss des Bundesfinanzhofs dürfen Vermieter die Beiträge zur Instandhaltungskosten erst dann als Werbungskosten abschreiben, wenn sie auch tatsächlich für Instandhaltungsmaßnahmen verwendet werden (BFH, Az.: IX B 124/08).

Zinsen

Generell ist es möglich, einen Teil der Instandhaltungsrücklage verzinslich auf einem Festgeldkonto anzulegen. Die daraus resultierenden Zinsen müssen aber versteuert werden. Für eine solche Anlageform sollten sich Eigentümergemeinschaften nur entscheiden, wenn die restliche, zugreifbare Rücklage noch hoch genug ist und für unvorhergesehene oder teurere Reparaturen ausreicht.

Zusammengefasst für Wohnungseigentümer: Die Instandhaltungsrücklage

Ist die Instandhaltungsrücklage zu hoch, bedeutet das eine saftige monatliche Hausgeldrechnung. Ist sie zu niedrig, droht Wohnungseigentümern unter Umständen eine teure Sonderumlage, wenn eine Reparatur am Haus ansteht. Darum sollte es im Interesse aller Wohnungseigentümer sein, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu bestimmen.

Um diese zu ermitteln, sollte der beauftragte Hausverwalter, in der Regel ein erfahrener Dienstleister, einen Jahreswirtschaftsplan aufstellen. Er kalkuliert dabei alle Einnahmen und Ausgaben und legt der Eigentümergemeinschaft einen realistischen Betrag für die Instandhaltungsrücklage vor. Letztlich entscheidet aber die Gemeinschaft per Mehrheitsbeschluss, ob und in welcher Höhe ein finanzieller Puffer angespart werden soll.

Allerding gilt auch: mitgegangen, mitgefangen. Eigentümer müssen sich dem Wunsch der Mehrheit beugen. Wer als einzelner Eigentümer nicht in die Instandhaltungsrücklage investieren möchte oder eine Sonderumlage ablehnt, hat in den meisten Fällen Pech gehabt – denn zahlen muss er in jedem Fall.


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