Instandhaltungsrücklage: Der Notgroschen für Eigentümergemeinschaften

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Die Instandhaltungsrücklage ist ein finanzieller Puffer, auf den eine Eigentümergemeinschaft zurückgreifen kann, wenn große Reparaturen oder Sanierungen anstehen. Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Rücklage.

Instandhaltungsrücklage, ein Foto von zwei aneinandergrenzenden Mehrfamilienhäusern, wobei die Fassade des linken sehr kaputt ist während das rechte frisch saniert aussieht, Foto: Matthias Krüttgen / stock.adobe.com
Wenn ein Wohnhaus saniert werden muss, ist es besser, wenn die Eigentümergemeinschaft auf eine Instandhaltungsrücklage zurückgreifen kann. Foto: Matthias Krüttgen / stock.adobe.com

Wer eine Wohnung besitzt, muss sich nicht nur um diese kümmern, sondern hat auch, gemeinsam mit dem Rest der Eigentümergemeinschaft, die Pflicht das Gemeinschaftseigentum instand zu halten. Dazu gehören zum Beispiel das Dach, die Fassade oder das Treppenhaus. Muss dort etwas repariert oder erneuert werden, sind die Kosten oftmals sehr hoch. Damit die einzelnen Eigentümer nicht unvorbereitet vor einer enormen finanziellen Belastung stehen, sollten sie eine Instandhaltungsrücklage aufbauen. Diese ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, hat aber einige Vorteile.

Was ist die Instandhaltungsrücklage?

Die Instandhaltungsrücklage dient der Eigentümergemeinschaft als finanzieller Puffer. Muss am gemeinsamen Eigentum etwas saniert werden oder entsteht ein Schaden, werden die anfallenden Kosten von dieser Rücklage bezahlt.

Aufgebaut wird die Instandhaltungsrücklage in der Regel durch einen monatlichen Beitrag aller Eigentümer. Dieser Betrag bildet zusammen mit den laufenden Betriebskosten und den Hausverwaltungskosten das sogenannte Hausgeld.

Eine Eigentümergemeinschaft beschließt selbst, ob sie eine Instandhaltungsrückstellung ansparen möchte oder nicht. Immobilienverwalter Peter Weinlich von der Berico Hausverwaltung erklärt: „Aus rechtlicher Sicht reicht die Mehrheit der Gemeinschaft aus, um eine Instandhaltungsrücklage abzulehnen. In der Praxis kommt das aber eher selten vor.“ Zudem kann bereits ein einzelner Eigentümer der Gemeinschaft die Bildung der Rücklage gerichtlich durchsetzen, wenn er sich auf Paragraf 21 Absatz 4 des Wohnungseigentumsgesetzes beruft, da diese zur ordnungsgemäßen Verwaltung einer Wohnungseigentumsanlage gehört.

Wofür wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?

Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden. Das bedeutet, sie darf ausschließlich für die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums der Immobilie verwendet werden. Dazu zählen beispielsweise:

  • die Erneuerung einer veralteten Heizungsanlage
  • Dachreparaturen
  • Beseitigung von Schäden, zum Beispiel an der Fassade
  • Malerarbeiten
  • Austausch der Fenster
  • Inspektionen – zum Beispiel des Aufzugs
Link-Tipp

Gemeinschaftseigentum oder Sondereigentum? Welche Teile im Wohngebäude wozu gehören kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Ein Blick in die Teilungserklärung gibt Aufschluss.

Wie genau die Instandhaltungsrücklage bei Renovierungsarbeiten eingesetzt wird, können die Eigentümer unter sich entscheiden: „Sie können eine notwendige Instandsetzung vollständig, teilweise oder überhaupt nicht aus der Rücklage bezahlen“, erklärt Weinlich. Werde für eine Instandsetzung nur teilweise oder gar nicht auf die Rücklage zurückgegriffen, müssen die Kosten über eine Sonderumlage finanziert werden. Das kann sich dann lohnen, wenn eine kleinere oder kostengünstige Reparatur ansteht und die Instandhaltungsrücklage als eiserne Reserve für den Notfall unberührt bleiben soll.

Info

Eine Sonderumlage ist ein einmalig zu zahlender Geldbetrag. In der Regel wird sie fällig, wenn die Instandhaltungsrücklage für eine Reparatur oder Sanierung nicht ausreicht oder dafür nicht verwendet werden soll. Die Eigentümergemeinschaft entscheidet per Mehrheit, ob und in welcher Höhe eine Sonderumlage nötig ist. Zu zahlen ist die Sonderumlage von allen Eigentümern der Gemeinschaft.

  • Für andere Zwecke, beispielsweise um die Heizölrechnung oder die Wohngebäudeversicherung zu bezahlen, darf die angesparte Rücklage nicht verwendet werden.

Wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage sein?

Eine gesetzliche Vorgabe über die Höhe der Instandhaltungsrücklage gibt es nur für den sozialen Wohnungsbau. Sie richtet sich ausschließlich nach dem Alter der Immobilie:

Alter des Wohngebäudesmax. €/qm (ohne Aufzug)max. €/qm (mit Aufzug)
bis 21 Jahre7,10 Euro8,10 Euro
22 bis 31 Jahre9,00 Euro10,00 Euro
ab 32 Jahre11,50 Euro12,50 Euro

In allen anderen Fällen entscheidet die Eigentümergemeinschaft, in welcher Höhe die Instandhaltungsrücklage angespart werden soll. Dafür stimmt die Gemeinschaft auf einer ihrer Eigentümerversammlungen per Mehrheitsbeschluss ab.

Wie wird die Instandhaltungsrücklage berechnet?

Instandhaltungsrücklage, ein Foto von einem Mann mit Brille, der vor einem Laptop sitzt und auf einen Taschenrechner tippt, Foto: fizkes / stock.adobe.com
Mit der Petersschen Formel kann die Höhe der Instandhaltungsrücklage berechnet werden – das Ergebnis dient jedoch nur zur groben Orientierung. Foto: fizkes / stock.adobe.com

Geht es nicht um Sozialwohnungen spricht der Gesetzgeber lediglich von einer angemessenen Instandhaltungsrücklage (§ 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG), nennt aber keinen konkreten Betrag. „Wie hoch er letztlich ausfällt, ist von Gebäude zu Gebäude unterschiedlich und hängt unter anderem von Zustand, Alter, Ausstattung und Reparaturanfälligkeit ab“, so Immobilienverwalter Weinlich.

Eine Möglichkeit, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu ermitteln, wäre die Berechnung über die Peterssche Formel. Diese bemisst die Kosten an den Herstellungskosten der Immobilie. Dabei wird davon ausgegangen, dass innerhalb von 80 Jahren wohl der 1,5-fache Wert der Baukosten für die Instandhaltung der Immobilie anfällt. Eine Voraussetzung ist also, dass die Baukosten bekannt sind.

Ein weiterer Faktor ist, dass davon ausgegangen wird, dass nur etwa 70 Prozent der Instandhaltungskosten auf das Gemeinschaftseigentum entfallen, die restlichen 30 Prozent sind Kosten die die Eigentümer für ihr Sondereigentum einkalkulieren sollten.

So lautet die Peterssche Formel:

Baukosten pro Quadratmeter x 1,5 x 0,7 : 80 = Instandhaltungsrücklage

Rechner

Beispielrechnung

Bei Baukosten von 1.250 Euro pro Quadratmeter würde sich die Instandhaltungsrücklage nach der Petersschen Formel wie folgt berechnen:

1.250 Euro/m² x 1,5 x 0,7 : 80 = 16,41 Euro/m²

Bei einer Wohnung mit 80 Quadratmetern entspräche dies einem monatlichen Betrag von 109,38 Euro.

Allerdings dient diese Berechnungsformel nur zur groben Orientierung. „Die Beträge, die dabei herauskommen, fallen meist sehr hoch aus“, erklärt Weinlich. „Damit ist zwar so gut wie jede Instandhaltungsmaßnahme oder Reparatur bezahlbar, aber die monatlichen Kosten für den Eigentümer sind enorm hoch.“ In der Praxis sei das oft gar nicht durchführbar.

Der sicherste Weg, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu berechnen, geht über den Jahreswirtschaftsplan. Der Hausverwalter erstellt ihn und kalkuliert darin alle jährlichen Ausgaben und Einnahmen der Eigentümergemeinschaft. Immobilienverwalter Weinlich erklärt: „Bei solchen individuellen Kostenplanungen weiß man am Ende ganz genau: Welcher Betrag ist möglicherweise bereits angespart, welche Reparaturen stehen demnächst an und was können die Eigentümer für die Instandhaltungsrücklage überhaupt ausgeben.“

Was passiert, wenn die Instandhaltungsrücklage zu hoch angesetzt wurde?

Stellt sich heraus, dass die beschlossene oder jahrelang eingezahlte Instandhaltungsrücklage eigentlich zu hoch angesetzt ist, können Eigentümer eine Senkung des zukünftigen Betrags fordern. „Ist mittlerweile eine angemessene Instandhaltungsrücklage vorhanden, braucht man nicht mehr im bisherigen Umfang sparen“, erklärt Hausverwalter Weinlich. Die Eigentümergemeinschaft entscheidet bei der Eigentümerversammlung dann per Mehrheitsbeschluss über die neue Höhe der Instandhaltungsrücklage.

Einen rechtlichen Anspruch etwas vom eingezahlten Betrag zurückzuerhalten gibt es jedoch nicht. „Was einmal im Topf ist, bleibt im Topf“, erklärt der Verwaltungsexperte. „In der Regel beschließt die Gemeinschaft dann eher eine Schönheitsreparatur, wie zum Beispiel das Treppenhaus zu streichen.“ Dies sei zwar nicht dringend notwendig, aber durch die hohe Rücklage problemlos machbar.

Was passiert, wenn die Instandhaltungsrücklage zu niedrig angesetzt wurde?

Sind die monatlichen Kosten für die Instandhaltungsrücklage verhältnismäßig niedrig, ist die Freude bei Eigentümern oder Kaufinteressenten erst einmal groß. Allerdings kann genau hier die Kostenfalle zuschnappen.

Denn bei einer zu niedrigen Instandhaltungsrücklage spart sich über die Jahre auch nur ein kleiner Geldbetrag an. Hausverwalter Weinlich warnt: „Kommt es dann zu einer aufwendigen oder unvorhergesehenen Instandsetzung wie einer Dachreparatur, reicht die Rücklage oft nicht aus.“ So bleibe der Eigentümergemeinschaft dann nichts anderes übrig, als eine Sonderumlage zu beschließen. Je nach Instandhaltungsmaßnahme wird für jeden Eigentümer in einem solchen Fall sehr kurzfristig ein hoher Geldbetrag fällig – in Extremfällen sogar mehrere tausend Euro.

„Wer nicht in der Lage ist, eine beschlossene Sonderumlage zu zahlen, kann sich möglicherweise mit der Gemeinschaft auf eine Ratenzahlung einigen“, sagt Weinlich. Lasse sich die Gemeinschaft darauf aber nicht ein, sei der Wohnungsverkauf die einzige Option. Denn einen Kredit aufzunehmen sei bei der Beteiligung an einer Sonderumlage in der Praxis eher schwierig.

Um es gar nicht erst so weit kommen zu lassen, sollte die Instandhaltungsrücklage einem angemessenen Betrag entsprechen. Nur dann kann sie ihren Zweck erfüllen. Fällt einem Eigentümer auf, dass die Instandhaltungsrücklage deutlich zu niedrig ausfällt, sollte er bei der nächsten Eigentümerversammlung eine Erhöhung des Betrags fordern.

Darf die Instandhaltungsrücklage angelegt werden?

Instandhaltungsrücklage, Foto von einem Mann mit Hemd und Krawatte, der vor einer Präsentation mit Zahlen steht, im Vordergrund sieht man verschwommen die Zuschauer, Foto: iStock.com / MangoStar Studio
Die Hausverwaltung ist verpflichtet, die Instandhaltungsrücklage anzulegen und die Eigentümer regelmäßig über die Höhe zu informieren. Foto: iStock.com / MangoStar Studio

Es empfiehlt sich nicht nur die Instandhaltungsrücklage anzulegen, die Hausverwaltung ist dazu sogar verpflichtet. Die Rücklage wird vom Verwalter auf einem gesonderten Konto der Eigentümergemeinschaft angelegt, wo jederzeit auch kurzfristig ein Zugriff möglich sein sollte.

Hat die Instandhaltungsrücklage eine bestimmte Höhe erreicht, kann es außerdem sinnvoll sein, einen Teil der angesparten Rücklage auf einem zinsgünstigen Festgeldkonto anzulegen. Die daraus resultierenden Zinsen werden dem Festgeldkonto gutgeschrieben und erhöhen so die vorhandene Rücklage. Allerdings müssen die erhaltenen Zinsen versteuert werden.

Die Gemeinschaft sollte außerdem beachten, dass während der Laufzeit nicht auf das Geld zugegriffen werden kann. Eine solche Anlageform lohnt sich also nur dann, wenn die übrige Instandhaltungsrücklage ausreicht, um im Notfall eine teurere Reparatur zu bezahlen.

Eine spekulative Anlage, also beispielsweise Aktien, sind keine Möglichkeit, weil dies dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung widerspricht.

Sind die Instandhaltungskosten umlagefähig?

Die Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig und dürfen vom Eigentümer nicht auf den Mieter abgewälzt werden. Hierfür muss also immer der Wohnungseigentümer aufkommen.

Was passiert beim Wohnungsverkauf mit der Instandhaltungsrücklage?

Verkauft ein Wohnungseigentümer seine Wohnung, dann kann er den bisher gezahlten Betrag für die Instandhaltungsrücklage nicht zurückholen. Mit der Wohnung verkauft er nämlich auch seinen Anteil an der Instandhaltungsrücklage. Eine Auszahlung ist also ausgeschlossen.

Allerdings kann er den angesparten Puffer auf den Kaufpreis der Eigentumswohnung aufschlagen. „Wer beispielsweise eine Wohnung für 100.000 Euro verkaufen möchte und an der Instandhaltungsrücklage einen Anteil von 7.000 Euro hat, der sollte auch 107.000 Euro als Kaufpreis verlangen“, rät Immobilienverwalter Weinlich. Immerhin bedeutet eine hohe Rücklage für den neuen Eigentümer auch ein Stück Sicherheit. Sowohl Verkäufer als auch Käufer sollten sich daher beim Hausverwalter über die derzeitige Instandhaltungsrücklage und zukünftig anstehende Instandhaltungsmaßnahmen informieren.

Kann die Instandhaltungsrücklage von der Steuer abgesetzt werden?

Wer eine Wohnung oder ein Haus vermietet, kann die Werbungskosten in der Regel von der Steuer absetzen. Die Instandhaltungsrücklage ist jedoch zum Zeitpunkt der Einzahlung nicht gleichzusetzen mit den Werbungskosten. Laut Beschluss des Bundesfinanzhofs dürfen Vermieter die Beiträge zur Instandhaltungsrücklage erst dann als Werbungskosten abschreiben, wenn sie auch tatsächlich für Instandhaltungsmaßnahmen verwendet werden (BFH, Az.: IX B 124/08).

Achtung

Instandhaltungsrücklage kann nicht von der Grunderwerbsteuer abgezogen werden

Wer eine Eigentumswohnung gekauft hat, konnte mittels einer speziellen Klausel im Kaufvertrag die Instandhaltungsrücklage von der Grunderwerbsteuer abziehen. Dies ist laut Leitsatz-Urteil des Bundesfinanzhofs im September 2020 jedoch nicht zulässig (BFH Az.: II R 49/17).

16.09.2021


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7 Kommentare

C. Jousten am 09.09.2021 15:09

Die Passage zur Grunderwerbsteuer scheint nicht aktuell. Der BFH hat entschieden (Urteil v. 16.9.2020, Az. II R 49/17), dass die Instandhaltungsrücklage bei der Ermittlung der Basis für die Grunderwerbsteuer nicht in Abzug zu bringen ist.

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immowelt Redaktion am 16.09.2021 12:29

Sehr geehrter Herr Jousten,

vielen Dank für diese Anmerkung. Sie haben Recht, wir haben die Passage mittlerweile angepasst.

Viele Grüße

immowelt Redaktion

KJ am 07.08.2021 08:57

Liebes Forum / Leser / Redaktion:

Wann muss ein Hausverwalter der WEG mitteilen, dass die Rücklage mangels Liquididtät nicht dem Rücklagenkonto zugeführt werden kann? Bei uns bucht der Hausverwalter einmal im Jahr vom Girokonto auf das Rücklagenkonto um, und hat erst im August 2021 mitgeteilt, dass die Rücklage 2020 nicht gebucht werden konnte.

Vielen Dank!

auf Kommentar antworten

immowelt redaktion am 09.08.2021 10:34

Hallo KJ,

bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine rechtsgültigen Einschätzungen vornehmen können oder dürfen. Wir raten Ihnen, sich an einen Fachanwalt oder Eigentümerbund zu wenden.

Beste Grüße

immowelt Redaktion

S.G. am 06.07.2020 12:10

Fehler ? Ein Hausverwalter ist nach § 21 Verwaltung nicht zwingend erforderlich ,durch Wohnungseigentümer selbst machbar, "steht im Wohnung Eigentümer Gesetz !"

auf Kommentar antworten

Van de Vliet am 05.04.2020 17:26

Sehr geehrter Herr,

Unser Waschmaschine steht in eine gemeinsame Wäschekeller, wovon das Kellerfenster auf die Terrasse unser Miteigentümer. Wenn wir waschen, schließen wir auf sein Wunsch, Immer das Kellerfenster. Trotzdem hat ihn das Geräusch gestört und hat eigenhändig ohne uns kurz anzusprechen unsere Maschine eigenhändig abgeschaltet. Daraufhin haben wir ihn darauf angesprochen so etwas in Zukunft nicht mehr zu tun und unsere Eigentum nicht mehr anzurühren.

Daraufhin hat er die Bereitschaft geäußert es wieder zu tun. Müssen wir das so hinnehmen?

Wir haben auch schon unsere Verwaltung informiert um zu fragen ob er unsere Miteigentümer darauf hinzuweisen es nicht zu wiederholen.

Als Antwort haben wir bekommen:“ Er ( unser Verwalter) ist nicht befugt volgens §15 ABS.3 etwas für uns zu unternehmen. Stimmt das?

auf Kommentar antworten

Van de Vliet am 01.04.2020 23:04

Was darf ein Hausverwalter unternehmen wenn ein Hauseigentümer den Hausfrieden stört durch Übergriffe auf die Eigentumsrechte seine Miteigentümer?

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 03.04.2020 08:04

Hallo Van de Vliet,

je nachdem, wie schwerwiegend die Pflichtverletzungen des Miteigentümers sind, kann die Verwaltung mit z.B. Abmahnungen und/oder Unterlassungsklagen reagieren. In besonders krasssen Fällen, wenn den anderen Eigentümern nicht zuzumuten ist, die Gemeinschaft mit einem störenden Miteigentümer fortzusetzen, käme auch eine Eigentumsentziehung gemäß § 18 und 19 WEG in Betracht, das wäre aber die Ultima Ratio.

Beste Grüße

die Immowelt-Redaktion

Peter Schindler am 11.03.2020 11:43

Liebe Leser ….

Meine Frage … in einem Haus mit 10 Eigentumswohnungen wurden Rücklagen von ca . 90.000 Euro gebildet. Nun ist der Aufzug dort oft defekt, ist zu alt und was auch immer und soll jetzt erneuert werden. Kosten für den neuen Aufzug etwa 70.000,00 Euro. Im EG wohnt ein Rentner mit kleiner Rente, der sein Leben lang die Wohnung abbezahlt hat um im Alter mietfrei wohnen zu können. Ironischer Weise benutzt der Rentner den Aufzug gar nicht, da er ja im EG wohnt. Jetzt hat die Hausverwaltung eine Eigentümerversammlung abgehalten und man erklärte den Anwesenden, dass es doch besser wäre, wenn man von den Rücklagen nur einen Teil der Kosten zahlt und der Rest von jedem einzelnen aufgeteilt werden soll. Bei der Versammlung war der Rentner nicht dabei. Mit 10 zu 1 Stimmen wurde dieser Vorschlag dann angenommen und ist wohl rechtlich bindend. Das Problem, - der Rentner ist 70 Jahre alt, hat den jetzt von der Hausverwaltung verlangten Anteil von 3500,00 Euro nicht und bekommt auch von der Bank aufgrund seines Alters nun auch kein Darlehen. Jetzt stehen anteilig auf dem Rücklagenkonto 6000,00 Euro nur allein von dem Rentner zur Verfügung, jedoch will man das Geld nicht verwenden, sondern hat ihn unter Androhung !! jetzt schon von gerichtlichen Mahnverfahren usw. zur sofortigen Zahlung aufgefordert, obwohl man genau weiß, dass er das Geld nicht hat. Ich denke, man will ihn zum Verkauf der Wohnung zwingen oder ihn irgendwie aus dem Haus ekeln. Kann man trotz ausreichender Rücklagen tatsächlich auftretende Kosten auf die Eigentümer verteilen und die Rücklagen von ihm nicht angreifen, was in meinen Augen ja auch keinen Sinn macht?

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 11.03.2020 14:28

Hallo Herr Schindler,

vielen Dank für Ihren Kommentar. Bei baulichen Veränderungen, die weder Modernisierung noch Reparatur sind, sowie das Gesamterscheinungsbild der Immobilie betreffen, gilt in der Regel das Stimmprinzip der Allstimmigkeit. Dazu dürfte auch der Einbau eines Aufzugs gehören. Das Prinzip der Allstimmigkeit besagt, dass ein Beschluss nur wirksam zu Stande kommt, wenn ihm alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer zustimmen. Da in dem von Ihnen geschilderten Fall mindestens ein Eigentümer nicht zugestimmt hat, könnte der Beschluss zum Einbau eines Aufzugs unwirksam sein.

Wir selbst dürfen jedoch keine Rechtsberatung leisten und bitten daher um Verständnis. Wir würden dem Betroffenen empfehlen, sich durch einen Eigentümerverein wie Haus und Grund oder einen Fachanwalt für WEG-Recht beraten zu lassen.

Mit besten Grüßen

die Immowelt-Redaktion

Jessityp311-2019 am 15.09.2019 19:24

Zur Instandhaltungsrücklage: Wir haben Eigentumswohnung in einem Plattenbau, der 30 Jahre alt, kurz nach der Wende also fertig wurde und zahlen monatlich 36,-- € IHR. beim Bau wurde damals nicht richtig gearbeitet, so daß die Reparaturen unterschiedlicher Art immer mehr ansteigen. Leider wird wohl eine saftige Erhöhung der IHR folgen, was einige Eigentümer nicht mehr zahlen können - heißt letztlich, Wohnung verkaufen, obwohl diese demnächst abgezahlt ist. Das ist schade, wenn so etwas geschieht. Alles umsonst die Jahre bezahlt - Kredit und gute Zinsen an die Bank.

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