8 Tipps für die rechtssichere Betriebskostenabrechnung

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Bei der Betriebskostenabrechnung können Vermieter viele Fehler machen, die im schlimmsten Fall dazu führen, dass sie ihren Anspruch auf eine Rückzahlung verlieren. Diese Tipps helfen Vermietern dabei, die schlimmsten Fehler zu vermeiden und eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Wenn Mieter und Vermieter sich streiten, ist nicht selten die alljährliche Nebenkostenabrechnung der Grund. Oft enthält diese Fehler. Damit die Betriebskostenabrechnung rechtssicher ist, sollten Vermieter bei ihrer Erstellung diese Tipps beachten.

Tipp 1: Fristen beachten

Betriebskostenabrechnung, Grafik: immowelt.de

Spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er auch keine Nachforderungen mehr stellen. Ein Beispiel: Eine Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar 2015 bis zum 31. Dezember 2015 muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2016 zugegangen sein. Umgekehrt sieht es übrigens anders aus: Ergibt sich bei der verspäteten Abrechnung für den Mieter ein Guthaben, muss der Vermieter dieses trotzdem auszahlen.

Die Ein-Jahres-Frist, die der Vermieter für die Betriebskostenabrechnung Zeit hat, gilt übrigens auch dann, wenn der Mieter zwischenzeitlich ausgezogen ist. Der Mieter kann seinerseits vom Vermieter nicht verlangen, früher eine Abrechnung zu erhalten.

Info

Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss die Betriebskosten innerhalb der Jahresfrist mit seinem Mieter abrechnen – auch wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung des Hauses noch nicht vorliegt. Denn: Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümer gilt nicht als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Ist die Ein-Jahres-Frist verstrichen, kann der Vermieter eine Nachforderung der Betriebskosten nur dann geltend machen, wenn er weder absichtlich noch fahrlässig die Verspätung der Jahresabrechnung verursacht hat. Hierfür muss er allerdings Beweise vorlegen können. (BGH VIII ZR 249/15).

Tipp 2: Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate

Betriebskostenabrechnung, Grafik: immowelt.de

Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten beträgt immer zwölf Monate. Er lässt sich nicht verlängern und nicht verkürzen, auch nicht vertraglich. Es ist dabei allerdings egal, von wann bis wann er dauert – ein Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember ist genauso zulässig wie einer vom 1. Juli bis 30. Juni.

Tipp 3: Abrechnung muss vollständig sein

Betriebskostenabrechnung, Grafik: immowelt.de

Eine Betriebskostenabrechnung muss formal richtig sein – das bedeutet vor allem Vollständigkeit. Mindestvoraussetzungen sind:

  • Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Nur, wenn diese Angaben in der Betriebskostenabrechnung enthalten sind, ist der Mieter in der Lage, sie nachzuvollziehen. Deshalb ist sie auch nur dann formal richtig. Übrigens führen inhaltliche Fehler nicht dazu, dass die Frist für die Betriebskostenabrechnung ausläuft. Sprich: Korrekturen, die nicht zu Lasten des Mieters gehen, kann der Vermieter auch später noch vornehmen. Hat der Vermieter etwas vergessen oder zu seinen eigenen Ungunsten falsch berechnet, kann er dagegen nichts mehr vom Mieter verlangen. Übrigens haben Mieter im Zuge der Betriebskostenabrechnung in der Regel kein Recht auf Belegkopien – etwa von der Abrechnung der Heizkosten. Sie dürfen diese allerdings beim Vermieter einsehen.

Tipp 4: Abflussprinzip nur bei kalten Betriebskosten

Betriebskostenabrechnung, Grafik: immowelt.de

Um den Aufwand der Betriebskostenabrechnung etwas zu verringern, kann der Vermieter das sogenannte Abflussprinzip anwenden. Das bedeutet, dass er die Posten abrechnet, für die er selbst erst im Laufe des Abrechnungszeitraums die Rechnung erhalten hat.

Ein Beispiel: Ein Vermieter kann in der Abrechnung für das Jahr 2015 Wasserkosten abrechnen, die zwar bereits 2014 entstanden sind, für die er die Rechnung von den Wasserwerken aber erst im Jahr 2015 bekommen hat. Dies gilt zumindest dann, wenn sich für den Mieter daraus kein wesentlicher Nachteil ergibt. Wichtig: Die Methode ist nur für die kalten Betriebskosten zulässig. Heizkosten müssen demgegenüber nach dem tatsächlichen Verbrauch im konkreten Abrechnungszeitraum ermittelt werden.

Tipp 5: Heizkosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden

Betriebskostenabrechnung, Grafik: immowelt.de

Eine Besonderheit gibt es bei der Abrechnung der Heizkosten. Die Heizkostenverordnung regelt,  dass mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden müssen, der Rest nach Wohnfläche. Ausnahmen gibt es beispielsweise für Alten- und Studentenheime oder für besonders energieeffiziente Gebäude.

Tipp 6: Kein Sicherheitszuschlag bei Erhöhung der Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnung, Grafik: immowelt.de

Sind die Betriebskosten gestiegen, darf der Vermieter auch die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen – er darf dabei aber nicht übers Ziel hinausschießen. Selbst wenn ein Vermieter also erwartet, dass die Betriebskosten auch in Zukunft steigen werden, darf er dafür keinen zusätzlichen Zuschlag verlangen.

Tipp 7: Nur abrechnen, was auch vereinbart wurde

Betriebskostenabrechnung, Grafik: immowelt.de

Welche Betriebskosten der Vermieter auf seinen Mieter umlegen darf, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Zusätzlich muss aber auch im Mietvertrag vereinbart sein, welche Posten der Mieter tragen soll. Stehen einzelne Nebenkosten nicht im Vertrag, können Vermieter dafür auch kein Geld verlangen. Allerdings kann im Mietvertrag vereinbart werden, dass auch „sonstige“ Betriebskosten abgerechnet werden dürfen. Das hat dann zur Folge, dass zusätzlich Nebenkostenarten abgerechnet werden können, die erst nachträglich hinzukommen – beispielsweise die Wartung eines neu installierten Rauchmelders.

Tipp 8: Änderung des Abrechnungsschlüssels nur in Ausnahmefällen

Betriebskostenabrechnung, Grafik: immowelt.de

Der Umlageschlüssel bestimmt, wie die angefallenen Betriebskosten auf die einzelnen Mieter zu verteilen sind. Diesen nachträglich zu ändern, ist nur in Ausnahmefällen möglich. Der Vermieter darf den Schlüssel nicht eigenmächtig ändern – er braucht immer die Zustimmung des Mieters. Ausnahme: Es werden nachträglich Geräte zur Verbrauchserfassung eingebaut – beispielsweise Wasseruhren. In diesem Fall muss der Vermieter unabhängig von der vertraglichen Vereinbarung nach tatsächlichem Verbrauch abrechnen.

Übrigens muss der Vermieter die Betriebskosten für leerstehende Wohnungen grundsätzlich selbst zahlen – er darf den Umlageschlüssel also nicht so verändern, dass diese Kosten auf andere Mieter übertragen werden.


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29 Kommentare

Kisskruise11 am 21.11.2017 20:54

Hallo...

Mein vermieter " droht" uns damit den Anstrich des treppenhauses auf die Nebenkosten umzulegen. er behauptet seit dem letzten Anstrich ( müsste ca. 3 Monate her sein..) wären deutliche Verschmutzungen und Abrisse an der tapete... mehr

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 22.11.2017 10:59

Hallo und vielen Dank für Ihren Kommentar,

der Neuanstrich des Treppenhauses kann nicht über die Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.

Mit freundlichen Grüßen

die Immowelt-Redaktion

Puepi am 11.11.2017 08:28

@ immowelt: die erste Abrechnung kam pünktlich an und die jetzige Nachzahlung ist etwas niedriger. Aber ich dachte der Vermieter hat auch nur 12 Monate Zeit eine Korrektur der Abrechnung vorzunehmen und nicht knapp 2 Jahre danach.

... mehr
auf Kommentar antworten

Puepi am 10.11.2017 12:48

Hallo, wir haben am 07.12.2015 unsere betriebskostenabrechnung für 2014 bekommen, da sind wir in Einspruch gegangen. Seit dem hätten wir nichts mehr von unserem Vermieter gehört wegen der Sache. Gestern haben wir post bekommen mit der... mehr

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 10.11.2017 13:33

Hallo und vielen Dank für Ihren Kommentar,

generell ja. Entscheidend ist hierbei lediglich, dass die erste Betriebskostenabrechnung im Rahmen der gesetzlichen Frist (ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums) angekommen ist und... mehr


Puepi am 10.11.2017 13:42

Ja die erste Abrechnung kam pünktlich an und die jetzige Nachzahlung ist etwas niedriger. Aber ich dachte der Vermieter hat auch nur 12 Monate Zeit eine Korrektur der Abrechnung vorzunehmen und nicht knapp 2 Jahre danach.

... mehr
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