Nebenkostenabrechnung erstellen: Was müssen Vermieter wissen?

Wenn Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen sie gleich mehrere Kriterien erfüllen. Wer sie missachtet, kann oft nicht alle Nebenkosten einfordern. Hol dir auch unsere kostenlose Musterabrechnung.

Nebenkostenabrechnung erstellen: In Kürze

Die Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter seinem Mieter jährlich zur Verfügung stellen. Sie dient dazu, die tatsächlichen Nebenkosten eines Zeitraums über 12 Monate exakt abzurechnen.

Dazu gehören:

• Auflistung der Gesamtkosten
• Angabe des Verteilerschlüssels
• Berechnung des Mieteranteils
• Abzug der Vorauszahlungen
   

Ergibt sich eine Differenz zwischen den Vorauszahlungen und den tatsächlichen Kosten, muss der Mieter entweder nachzahlen oder erhält eine Gutschrift.

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Nebenkostenabrechnung erstellen: Was kann der Vermieter abrechnen?

• Um eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, können Vermieter alle Positionen abrechnen, die in der Betriebskostenverordnung aufgelistet sind. Das sind alle Nebenkostenpositionen:
• Grundsteuer
• Wasserversorgung
• Haus- und Grundstücksentwässerung
• Heizungsanlage oder Wärmelieferung
• Warmwasserkosten sowie Wartung und Reinigung entsprechender Anlagen
• Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung (Außenbeleuchtung, Treppenhaus…)
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung (beispielsweise Wohngebäudeversicherung)
• Hauswart
• Betrieb der Gemeinschafts-Antennenanlage, bis zum 30. Juni 2024 auch die Kosten für den Kabelanschluss, dann entfällt das Nebenkostenprivileg.
• Betrieb der Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

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Welche Nebenkosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?

Nicht alle anfallenden Kosten dürfen Vermieter mit ihren Mietern abrechnen. In der Nebenkostenabrechnung haben nichts zu suchen:

• Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie
• Verwaltungskosten
• Zinsen für Immobilienkredite
• Kosten für den Steuerberater
• Versicherungen wie Mietausfallversicherungen, private Haftpflichtversicherungen des Vermieters, Reparatur- und Rechtsschutzversicherungen und Gebäudehausratsversicherung

Nebenkostenabrechnung erstellen: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

• Wurde im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter die Nebenkosten zu tragen hat, darf der Vermieter die Nebenkosten mit dem Mieter abrechnen.
• Ist nichts vereinbart, ist die gezahlte Miete eine Inklusivmiete, mit der alle Nebenkosten abgegolten sind.
• Werden im Mietvertrag die einzelnen Nebenkostenpositionen benannt, sind sie bindend. Sie gelten vor dem Gesetz als abschließende Aufzählung (Enumerationsprinzip).Eine vergessene Position kann dann nicht nachträglich abgerechnet werden.

Wie werden die Nebenkosten richtig abgerechnet?

Wenn Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen sie auf formale und inhaltliche Details achten:

• Abrechnungszeitraum angeben: exakt 12 Monate
• Zusammensetzung der Gesamtkosten angeben
• Nebenkostenpositionen nachvollziehbar angeben
• Gesamtkosten nachweisen: Belegeinsicht genügt meist
• Verteilerschlüssel bzw. Umlageschlüssel angeben
• Anteil des Mieters nennen
• Abzug eventueller Vorauszahlungen berücksichtigen

Nebenkostenabrechnung erstellen: Welche Umlageschlüssel gibt es?

Im Mietvertrag sollten Vermieter festlegen, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Dazu gibt es Umlageschlüssel. Gibt es keine Regel, müssen die kalten Betriebskosten in der Regel nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a, Abs. 1 BGB).

Die warmen Neben- und Heizkosten müssen nach Gesetz zum Großteil verbrauchsabhängig berechnet werden. Grundsätzlich müssen Vermieter die Heizkosten mindestens zu 50 und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen. Tun sie das nicht, darf der Mieter 15 Prozent von den abgerechneten Heizkosten abziehen (BGH, Az.: VIII TR 67/03).

Bei älteren oder schlecht gedämmten Wohnungen kann eine höhere Umlage nach Verbrauch fällig werden, so dass 70 Prozent die Regel sind. Der übrige Anteil der warmen Nebenkosten ist nach Wohnfläche zu berechnen (§ 7 HeizkostenV).

Bei den übrigen Nebenkosten sind folgende Verteilerschlüssel möglich:

•     nach Verbrauch
•     nach Anzahl der Personen
•     nach Wohneinheit
•     nach Anteil der Wohnfläche

CO2-Steuer muss ausgewiesen werden

Seit 2024 sind Vermieter verpflichtet, eine Heizkostenabrechnung zu erstellen, aus der die Kosten für die CO2-Abgabe ersichtlich sind. Beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung darf diese Kostenposition nicht fehlen.

Seit 2023 teilen sich Mieter und Vermieter diese Kosten anteilig nach einem Stufenmodell. Je niedriger die Energieeffizienz eines Gebäudes ist, desto höher ist der Anteil, den der Vermieter zahlen muss. Mit dem Online-Rechner des Bundeswirtschaftsministeriums können Eigentümer ihre Eingruppierung in das Stufenmodell berechnen.

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Nebenkostenabrechnung erstellen: Welche Fristen müssen Vermieter einhalten?

Bevor Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen sie sich an bestimmten Fristen halten:

Wie lang ist der Abrechnungszeitraum?

Die Nebenkosten müssen grundsätzlich einmal jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnungsperiode umfasst einen Zeitraum von 12 Monaten (§ 556, Abs. 3 BGB).

Der Zeitraum kann sich nach dem Kalenderjahr richten. Das ist aber nicht zwingend. Einfacher, weil damit die Heizperiode zwischen Oktober und April nicht geteilt wird, kann auch im Sommer die Nebenkostenabrechnung erfolgen. Zum Beispiel zwischen 1. Juli 2023 und 30. Juni 2024.

Abfluss- oder Leistungsprinzip: Wenn Rechnungen nicht zum Zeitraum der Nebenkostenabrechnung passen

Manchmal stimmt der Zeitraum, der dem Vermieter zum Beispiel von einem Versorger oder einer Versicherung in Rechnung gestellt wird, nicht mit dem Abrechnungszeitraum der Nebenkosten überein. Dann gilt das sogenannte Abfluss- oder Leistungsprinzip.

Ein Beispiel: Die Abrechnungsperiode für die Nebenkostenabrechnung bzw. der Betriebskostenabrechnung ist auf den 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres festgelegt. Die Wohngebäudeversicherung rechnet aber den Zeitraum 1. Dezember bis 30. November des Folgejahres ab. In solchen Fällen kann der Vermieter in der Regel nach dem Abflussprinzip abrechnen, und die komplette Rechnung in die Abrechnung für das Gesamtjahr einbeziehen.

Der Vermieter muss hier also nicht jeweils anteilig eine Rechnung über die Wohngebäudeversicherung eines Jahres und eine Rechnung des Folgejahres abrechnen.

Aber Vorsicht: Die Anwendung des Abflussprinzips ist unzulässig, wenn ein Mieter hierdurch grob benachteiligt würde. Auch darf das Prinzip nicht auf die Heizkosten angewendet werden, da diese überwiegend verbrauchsanteilig abgerechnet werden müssen (BGH, Az.: VIII ZR 156/11).

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Innerhalb welcher Frist muss der Vermieter die Nebenkosten erstellen und abrechnen?

Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten haben (§ 556, Abs. 3 BGB).

Beispiel: Die Abrechnung vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2024 zugegangen sein. Erhält der Mieter die Nebenkostenabrechnung später, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen stellen. Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn der Vermieter nachweislich keine Schuld an der Verspätung trägt. Zum Beispiel, wenn die Post getrödelt hat (BGH, Az.: VIII ZR 107/08).

Wieviel Zeit hat der Vermieter bis zur Rückerstattung?

Die Rückerstattung ist Pflicht. Wenn die Nebenkostenvorauszahlung höher ist als die tatsächlichen Nebenkosten, muss der Vermieter den entsprechenden Betrag auch nach Ablauf der Frist zurückerstatten (BGH, Az.: VIII ZR 115/04). Dazu hat er bis 30 Tage nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit (BGB § 286).

Nachzahlung: Wann verjähren Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung spätestens?

Zahlt zum Beispiel ein Mieter eine fällige Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung nicht und der Vermieter unternimmt nichts dagegen, so gilt die regelmäßige Verjährungsfrist. Diese beträgt 3 Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Fällt dem Vermieter also erst nach Ablauf der Frist auf, dass der Mieter eine Nachzahlung nicht geleistet hat, so geht er in der Regel leer aus.

Was sind die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung?

Wenn die Nebenkostenabrechnung schon abgeschickt ist, und der Vermieter bemerkt einen Fehler, kann er diesen unter Umständen noch ausbügeln. Zwei Arten von Fehlern, und ihre Folgen:

Nebenkostenabrechnung erstellen: Formelle Fehler

Dieser Fehler betrifft die vier Kernpunkte der Nebenkostenabrechnung:

• Gesamtkosten
• Verteilerschlüssel
• Anteil des Mieters
• eventuellen Vorauszahlungen.

Ist einer dieser Punkte unzureichend, ist es ein formeller Fehler (BGH, Az.: VIII ZR 295/07; Az.: VIII ZR 84/07). Die Nebenkostenabrechnung an sich bleibt zwar gültig, aber hinsichtlich der betroffenen Kostenposition ist die Forderung unwirksam.

Nebenkostenabrechnung erstellen: Inhaltliche Fehler

Es liegt ein inhaltlicher Fehler in der Nebenkostenabrechnung vor, wenn der Vermieter:

• nicht die vereinbarten Nebenkosten abrechnet
• eine Abrechnungsposition vergisst
• einen Berechnungsfehler macht.

Das können Vermieter tun: Für die Korrektur von inhaltlichen und formellen Fehlern gilt die Abrechnungsfrist von 12 Monaten. Danach kann er wegen falscher Angaben, Rechenfehler oder vergessenen Kostenpositionen in der Nebenkostenabrechnung für kein Geld mehr bereits erstattetes Guthaben vom Mieter zurückverlangen (BGH, Az.: VIII ZR 190/06; Az.: VIII ZR 57/04).

In Ausnahmefällen können Vermieter auch nach Ablauf der Frist nachfordern: Jedenfalls dann, wenn der Vermieter nichts dafür kann, dass er die Nebenkosten erst verspätet abrechnet: Zum Beispiel, wenn die Grundsteuer rückwirkend erhöht wird und er nicht die nötigen Unterlagen hatte, um diese Kosten einzufordern. Sobald der Vermieter die nötigen Unterlagen erhält, sollte er aber innerhalb von 3 Monaten nachfordern (BGH, Az.: VIII ZR 264/12; Az.: VIII ZR 220/05).

Nebenkostenabrechnung bei Leerstand der Wohnung

Der Vermieter trägt das Risiko des Leerstands und muss dann die Nebenkosten tragen. Sowohl für verbrauchsabhängige als auch für verbrauchsunabhängige Betriebskosten.

Verbrauchsabhängige Kosten:

• Wasser
• Heizung: Er kann allerdings die Heizkosten umlegen, wenn er die Wohnung nur so weit heizt, dass Frostschäden vermieden werden.
• Strom
   

Verbrauchsunabhängige Kosten:

Diese Kosten muss der Vermieter selbst tragen:

• Grundsteuer
• Gebäudeversicherung,
• Schornsteinfegergebühren,
• Gartenpflege
• Hausmeisterkosten
   

Ausnahmen:

• Im Mietvertrag kann vereinbart werden, dass der Mieter auch die Nebenkosten für die leerstehende Wohnung trägt. Diese Vereinbarung muss allerdings wirksam sein.
• Unter besonderen Umständen kann der Vermieter die Nebenkosten für die leerstehende Wohnung auf die Mieter umlegen, wenn die Wohnung nur für kurze Zeit leer steht oder wenn der Leerstand durch den Mieter verursacht wird.

FAQ: Nebenkostenabrechnung erstellen: