Wohnungsübergabeprotokoll: Leitfaden für Mieter und Vermieter

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War der Kratzer im Parkett schon beim Einzug da oder ist der Mieter schuld? Damit es bei der Wohnungsübergabe nicht zum Streit kommt, sollten Mieter und Vermieter beim Ein- und Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen. Schlüssel, Schäden, Zählerstände: Alles Wichtige zum Thema im Überblick – inklusive Checkliste.

Wohnungsübergabeprotokoll, Wohnungsübergabe, Foto: BillionPhotos.com/ fotolia.com
Bei der Wohnungsübergabe bietet ein Wohnungsübergabeprotokoll mehr Sicherheit – für Mieter wie Vermieter. Foto: BillionPhotos.com/ fotolia.com

Sind alle Schlüssel vollzählig? Keine Flecken auf der Tapete, keine Macken in den Fliesen? Bei der Wohnungsübergabe müssen Mieter wie Vermieter gut aufpassen. Denn zieht der Mieter in eine beschädigte Wohnung ein und dokumentiert dies nicht vorab, steht er hinterher leicht als Schuldiger da. Umgekehrt kann der Vermieter einen neuen Schaden nur schwer beweisen, wenn er den Zustand der Wohnung nicht schon bei Einzug protokolliert hat.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll spart somit beiden Seiten viel Ärger. Denn: „Es ist eine Urkunde, die Beweiskraft vor dem Gericht hat“, sagt Rechtsanwältin Annett Engel-Lindner vom Immobilienverband Deutschland (IVD). Deshalb empfiehlt sie, bei Einzug und Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll anzufertigen.

Die Wohnungsübergabe sauber über die Bühne bringen: So funktioniert’s

Mieter und Vermieter sollten möglichst früh einen Termin zur Wohnungsübergabe vereinbaren, so dass jeder noch Platz im Terminkalender hat – mindestens eine Woche vorher. Rechtlich ist klar geregelt, wer für die Wohnungsübergabe verantwortlich ist: Bei Einzug ist es grundsätzlich der Vermieter, bei Auszug der Mieter.

Für den Vermieter heißt das: Bei Einzug muss er sicherstellen, dass der Mieter pünktlich zu Beginn des Mietvertrages in die Wohnung ziehen kann. Erscheint er ohne Absage nicht zum Übergabetermin, muss er die zusätzlichen Kosten des Mieters übernehmen – etwa die Umzugskosten, wenn der Mieter mit seinen sieben Sachen vor verschlossener Tür steht (AG Köln, Az.: 209 C 542/02).

Bei Auszug ist dafür der Mieter in der Pflicht und muss dafür sorgen, dass der Vermieter seinen Besitz spätestens am letzten Tag der Mietzeit zurückerhält (§ 546, Abs. 1 BGB). Fällt dieser Tag auf einen Sonn- oder Feiertag, darf es auch am darauffolgenden Werktag sein. Verbummelt der Mieter den Übergabetermin, so dass der Vermieter die Wohnung nicht rechtzeitig zurückerhält, kann dieser vom Mieter Schadensersatz fordern – in Höhe der vereinbarten oder ortsüblichen Miete (§546a BGB).

Wer muss bei der Wohnungsübergabe dabei sein?

Wohnungsübergabe, Mieter, Vermieter, Foto: iStock/ SolStock
Mieter und Vermieter bei der Wohnungseingabe: Die klassische Besetzung, aber kein Muss. Foto: iStock/ SolStock

Meist sind bei der Wohnungsübergabe Vermieter und Mieter anwesend. Doch es geht auch anders: Kommt dem Mieter etwas dazwischen, kann er sich durch einen bevollmächtigten Dritten vertreten lassen. Auch der Vermieter kann jemand anderen mit der Übergabe beauftragen, zum Beispiel seinen Hausverwalter oder Makler. Dieser Person muss er voll vertrauen: „Schludert der Verwalter beim Wohnungsübergabeprotokoll, muss der Vermieter für dessen Fehler gerade stehen“, warnt Engel-Lindner. Natürlich müsse man immer den Einzelfall prüfen, so die Fachanwältin für Miet- und Wohneigentumsrecht. Hat der Verwalter gegen eine spezielle Hausverwalterpflicht verstoßen, kann der Vermieter ihn möglicherweise auf Schadensersatz verklagen.

Zusätzlich kann es hilfreich sein, eine neutrale Person zur Wohnungsübergabe zu bitten, die die Wohnung auf Schäden überprüft und das Wohnungsübergabeprotokoll als Zeuge mitunterschreibt.

Ablauf der Wohnungsübergabe

Rechtsanwältin Annett Engel-Lindner, IVD, Foto: privat
Rechtsanwältin Annett Engel-Lindner vom Immobilienverband Deutschland (IVD) rät zum Wohnungsübergabeprotokoll. Foto: Annett Engel-Lindner

Am Tag der Wohnungsübergabe sollten Mieter und Vermieter gemeinsam Raum für Raum besichtigen. „Am besten bei Tageslicht“, empfiehlt Rechtsanwältin Engel-Lindner. So übersehen sie weniger Schäden als bei schummrigem Licht. Auch sollten sie dafür genügend Zeit einplanen. 

Einige Tipps, worauf bei der Wohnungsübergabe zu achten ist:

  • Ist die Wohnung in besenreinem Zustand?
  • Wände und Decken prüfen: Sind feuchte Stellen, Wasserflecken oder Schimmel zu erkennen?
  • Tapete und Anstrich untersuchen: Sind die Wände neu gestrichen? Gibt es viele Bohrlöcher?
  • Fußboden begutachten: Sind Kratzer im Parkett, oder Flecken auf dem Teppich? Hat der Fußboden Dellen? Fehlen Fußbodenleisten?
  • Fenster und Türen auf- und zumachen: Lassen sie sich gut schließen? Sind die Fenster dicht? Sind alle Schlösser intakt?
  • Wasserhähne aufdrehen, Klo spülen: Läuft das Wasser einwandfrei?
  • Mitvermietete elektrische Geräte testen – zum Beispiel den Herd in der Einbauküche: Sind alle Geräte voll funktionsfähig?
  • An den Einbauten rütteln: Sind Waschbecken, Kloschüssel, Badewanne, Spüle, Abflüsse fest verbaut? Sind Stücke abgeschlagen oder Risse zu sehen?
  • Heizung aufdrehen: Wird die Heizung warm?
  • Zählerstände ablesen: An Wasseruhren, Gas- und Stromzählern
  • Treppenhaus nicht vergessen: Eventuell sind Schäden beim Auszug entstanden
  • Dachboden und Keller überprüfen: Gibt es zum Beispiel Spuren von vergangenen Wasserschäden?

Werden Schäden entdeckt, sollten diese im Wohnungsübergabeprotokoll gut festgehalten werden.

Das Wohnungsübergabeprotokoll: Was es ist und was hinein gehört

Wohnungsübergabeprotokoll, Zählerstände, Schäden, Foto: iStock/ Dutko
Aufgepasst und mitgeschrieben: Nicht nur Zählerstände und auffällige Schäden gehören ins Wohnungsübergabeprotokoll. Foto: iStock/ Dutko

Das Wohnungsübergabeprotokoll stellt eine umfangreiche Bestandsaufnahme der Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe dar. Es hält fest, in welchem Zustand die Wohnung beim Einzug war und in welchem beim Auszug, welche Schäden bereits vorlagen und welche nicht.

Es gibt keine rechtlichen Vorgaben, wie ein Wohnungsübergabeprotokoll auszusehen hat. Experten empfehlen auf jeden Fall folgende Inhalte aufzunehmen:

  • Name und Adresse des Mieters und Vermieters sowie gegebenenfalls von Zeugen – übrigens: auch der Makler kann Zeuge sein
  • Anschrift der Wohnung
  • Datum der Übergabe, des Einzugs beziehungsweise des Auszugs und der letzten Renovierung
  • Zählerstände von Gas, Wasser und StromInhalt des Heizöltanks, falls vorhanden
  • Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel: Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller
  • Alle vorhandenen Mängel und Schäden – gesprungene Fliesen, Kratzer im Parkett, abgeplatzter Lack an der Tür, fehlende Sockelleisten usw.
  • Sind Räume in einwandfreiem Zustand und werden besenrein übergeben, sollte auch das erwähnt werden
  • Vermieter sollten Absprachen bezüglich der Mietkaution und sonstigen Kostenübernahmen mit aufzunehmen
  • Mieter sollten Absprachen über noch anstehende Reparaturen ebenfalls mit aufnehmen

Im Übergabeprotokoll werden am besten alle Räume einzeln benannt und vorhandene Mängel so genau wie möglich beschrieben. Zum Beispiel: „An der Innenseite der Küchentür platzt Farbe ab“, sagt Engel-Lindner. Je genauer die Beschreibung ist, desto mehr Beweiskraft hat das Dokument. Sind sich Mieter und Vermieter nicht einig wegen eines Schadens, sollten sie ihn dennoch zusammen mit ihren unterschiedlichen Meinungen ins Übergabeprotokoll eintragen.

„Es gibt nichts schlimmeres, als ein schlampig ausgefülltes Wohnungsübergabeprotokoll“

 

— Rechtsanwalt Maximilian Klug vom Mieterverein Kempten

Übergabeprotokoll beim Haus

Auch bei der Übergabe eines Hauses kann ein Übergabeprotokoll für die Wohnung als Vorlage dienen. Einige Punkte müssen dann gegebenenfalls ergänzt werden – zum Beispiel, wenn ein Garten mit Gartenhäuschen mitvermietet wird, muss auch deren Zustand festgehalten werden.

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Verwenden Sie die Checkliste zur Wohnungsübergabe von immowelt.de, um keine wichtigen Inhalte zu vergessen.

Wichtig: Je ein Übergabeprotokoll für jeden

„So habe ich das nicht unterschrieben.“ Diesen Satz hat Rechtsanwalt Maximilian Klug vom Mieterverein Kempten schon häufiger gehört. „Wenn nach der Wohnungsübergabe nicht beide Parteien eine Abschrift des Protokolls bekommen, kann das zum Problem werden“, so der Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Der Vermieter könnte theoretisch im Nachhinein etwas in das Protokoll schreiben – oder der Mieter das behaupten. Deshalb muss das Übergabeprotokoll stets mindestens in zweifacher Ausfertigung vorliegen.

Am Ende des Termins unterschreiben alle Anwesenden die Papiere. Eines bekommt der Mieter, das andere der Vermieter.

Tipp bei Schäden: Fotos sind wichtige Beweise

Kamera, Schäden, Foto: memorystockphoto/ fotolia.com
Fotos als Beweise: Mit einer Kamera lassen sich Schäden am besten festhalten. Foto: memorystockphoto/ fotolia.com

Viele Schäden lassen sich mit einem Foto besser dokumentieren. In der Regel erkennen Gerichte solche Bilder als Beweis an. Fotografieren sollten Mieter oder Vermieter beispielsweise Fliesen, Armaturen und die Einbauküche, aber auch Feuchtigkeitsschäden, Risse im Parkett oder gebrochenes Glas. In Altbauwohnungen empfiehlt es sich auch, die Fensterrahmen abzulichten.

Wann ist Streichen und „besenreine Übergabe“ Pflicht?

Der Mieter muss die Wohnung stets besenrein übergeben – nicht nur, wenn es so im Mietvertrag steht. Denn eine besenreine Übergabe ließe sich auch aus der Pflicht zur Rückgabe in einem ordnungsgemäßen Zustand ableiten (§ 546 Abs. 1 BGB, BGH, Az.: VIII ARZ 1/84). Damit die Wohnung „besenrein“ ist, müssen grobe Verschmutzungen beseitigt sein. Dazu gehört laut Rechtsprechung:

  • Bei Teppichböden muss grober Schmutz durch Staubsaugen entfernt werden.
  • Räume mit Fliesen, Parkett oder Laminat müssen ordentlich ausgefegt werden.
  • Spinnweben in Wohnung und mitvermieteten Kellerräumen müssen entfernt werden.
  • Fenster müssen nur geputzt werden, wenn darauf grobe Verschmutzungen sind.
  • Kalkablagerungen und Schmierschichten – etwa in Küche oder Bad – müssen entfernt werden. Auch Schmierschichten auf dem Balkon.
  • Essensreste müssen aus der Küche entfernt werden.
  • Im mitvermieteten Kühlschrank dürfen keine Lebensmittel mehr sein.

Aber: Steht im Mietvertrag, dass die Wohnung „sorgfältig gereinigt“ oder in „sauberen Zustand“ zu übergeben ist, so ist auch diese Vereinbarung gültig und der Mieter muss entsprechend reinigen.

Beim Renovieren gilt: Schäden, die der Mieter selbst verursacht hat, muss er auch selbst wieder beseitigen. Beim Streichen und Tapezieren kommt’s drauf an: Die Wohnung muss renoviert übergeben worden sein, und die Renovierungsklausel im Mietvertrag gültig sein.

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Zeit, zum Pinsel zu greifen? Ob Schönheitsreparaturen wie Streichen bei Auszug Mieterpflicht sind, hängt von mehreren Dingen ab. Foto: iStock/ Tempura
Link-Tipp

Lesen Sie hier, wann der Mieter bei Auszug renovieren muss – und wie viel.

Nach der Wohnungsübergabe: Bei Schäden müssen Vermieter rasch handeln

Ist die Wohnung beschädigt oder in einem schlechteren Zustand als bei Einzug, so müssen Vermieter den Mieter zur Nachbesserung auffordern – und sich damit ranhalten. Ab Rückgabe der Wohnung, verjähren ihre Ersatzansprüche in der Regel nach sechs Monaten (§ 548 BGB).

Beim Fordern sollten Vermieter wie folgt vorgehen:

  • Dem Mieter eine Aufforderung zur Beseitigung des Schadens zusenden. Darin enthalten: Eine Frist, bis wann dies zu erledigen sei und die Androhung, den Schaden andernfalls auf Mieterkosten zu beseitigen
  • Nach Ablaufen der Frist: Kontrollieren, ob der Mieter den Schaden beseitigt hat
  • Falls der Schaden nicht beseitigt wurde: Ein Unternehmen mit der Beseitigung beauftragen und Kosten dem Mieter in Rechnung stellen. Oder: Wenn eine Mietkaution hinterlegt wurde, kann der Vermieter über diese die Kosten abrechnen.
  • Verjährungsfristen beachten: Falls der Mieter Anspruch auf Schadensbeseitigung ablehnt, Klage einreichen oder Mahnbescheid beantragen

Sobald Mieter und Vermieter über die Schadensbeseitigung verhandeln, ist die Verjährung gehemmt, sofern der Mieter den Anspruch des Vermieters nicht sofort und eindeutig ablehnt. Während der Hemmung ist die Verjährungsfrist quasi auf Eis gelegt – endet sie, beginnen die Zeiger für die Verjährungsfrist wieder zu ticken. Das ist der Fall, sobald der Mieter die Fortsetzung der Verhandlungen verweigert. Der Anspruch des Vermieters kann hier aber frühestens drei Monate nach Ende der Hemmung verjähren (§ 203 BGB).

Ein Problem bei dieser Art der Hemmung ist jedoch, dass der Vermieter im Einzelfall schlecht nachweisen kann, dass der Mieter auf seine Forderung eingegangen ist und verhandelt hat. Will er sichergehen, kann er das Mittel der Klage oder des Mahnbescheids wählen: Diese führen laut Bürgerlichem Gesetzbuch zu einer Hemmung, die erst sechs Monate nach der rechtskräftigen Entscheidung oder anderweitiger Beendigung des eingeleiteten Verfahrens endet.

Link-Tipp

Für die übrigen Ansprüche des Vermieters gelten andere Verjährungsfristen: 

  • Für Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Frist beginnt nach Ende des Abrechnungszeitraums
  • Für Mietrückstände gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

    Wurde eine Mietkaution als Sicherheit hinterlegt, so kann der Vermieter über diese auch die Ausgaben für die Schadensbeseitigung abrechnen.

    Wann darf der Vermieter die Mietkaution einbehalten?

    Die Mietkaution dient dem Vermieter als Sicherheit, die er nach Ende des Mietverhältnisses gegen Ansprüchen aufrechnen darf, die ihm noch vom Mieter zustehen – zum Beispiel wegen Schäden, unterlassenen Schönheitsreparaturen oder Mietrückständen. Dazu muss er seine Ansprüche für den Mieter nachvollziehbar aufstellen und mit belastbaren Gründen und Kosten belegen. Für die Abrechnung hat der Vermieter laut Rechtsprechung drei bis sechs Monate Zeit. Ist der Mieter mit der Höhe der zurückgezahlten Kaution nicht einverstanden, bleibt ihm daraufhin nur der Weg der Klage.

    Link-Tipp

    Lesen Sie hier, wie Vermieter bei der Rückzahlung der Mietkaution vorgehen dürfen.

    Schaden übersehen – was tun?

    Wohnungsübergabe, Schäden, offensichtlich, Foto: Sydia Productions/ fotolia.com
    Wurden Schäden bei der Wohnungsübergabe übersehen, kann das schwierig werden – vor allem, wenn sie offensichtlich waren. Foto: Sydia Productions/ fotolia.com

    Haben Mieter und Vermieter erst ihre Unterschrift unter das Wohnungsübergabeprotokoll gesetzt, gilt es als richtig und vollständig akzeptiert. Wurden dabei leicht erkennbare Schäden übersehen, können sie sich im Nachhinein kaum beschweren: Ist dem Mieter bei Einzug ein Schaden durch die Lappen gegangen, kann er deshalb nicht die Miete mindern. Auch kann er bei Auszug theoretisch für sämtliche Kratzer und Brandlöcher verantwortlich gemacht werden, die nicht im Dokument vorkommen. Übersieht hingegen der Vermieter bei Auszug einen Schaden, kann er dafür in der Regel keinen Schadensersatz mehr fordern.

    Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn ein Schaden nicht so leicht erkennbar war. 

    Verdeckte Mängel: So sollten Mieter und Vermieter vorgehen

    Schäden wie eine defekte Telefondose sind nicht auf den ersten Blick erkennbar. Bei solchen verdeckten Mängeln ist Handeln angesagt:

    Bemerkt der Mieter den Mangel erst nach der Wohnungsübergabe, so rät Rechtsanwalt Klug: „Er sollte seinen Vermieter sofort darüber informieren, und das am besten schriftlich.“ Dann können die Parteien den Schaden in das Wohnungsübergabeprotokoll aufnehmen. Stellt der Vermieter sich quer, so helfe im schlimmsten Fall nur noch der Gang zum Rechtsanwalt.

    Entdeckt der Vermieter nach dem Auszug verborgene Schäden, so rät Rechtsanwältin Engel-Lindner: „So einen verdeckten Schaden sollte der Vermieter dem ehemaligen Mieter unverzüglich anzeigen.“ Die Parteien sollten ihn nachträglich in das Wohnungsübergabeprotokoll einfügen. Weigert sich der Mieter allerdings, muss der Vermieter schlimmstenfalls den Weg über das Gericht nehmen. Hat der ehemalige Mieter den Schaden etwa nachweisbar arglistig verschwiegen, kann der Vermieter das Wohnungsübergabeprotokoll anfechten.

    Fazit: Wohnungsübergabe besser nur mit Übergabeprotokoll

    Mit einem sorgfältig erstellten Wohnungsübergabeprotokoll sind Vermieter wie Mieter auf der sicheren Seite. Es schützt den Mieter vor unnötigen Schönheitsreparaturen. Aber auch der Vermieter hat etwas in der Hand, um seine Forderungen etwa bei Schäden zu rechtfertigen. Eine Wohnungsübergabe kostet nichts, außer Zeit – und die sollten sich Mieter und Vermieter auf jeden Fall nehmen, um späteren Stress zu vermeiden.


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    11 Kommentare

    Harleyluja669 am 23.04.2017 18:10

    Wir sind aus einer Wohnung einen Monat früher ausgezogen, es erfolgte eine Übergabe der Wohnung mit Protokoll und aller Schlüssel an den vom Vermieter beauftragten Makler. Jetzt plötzlich will der Vermieter, dass wir uns um das Lüften... mehr

    auf Kommentar antworten

    RMI am 07.04.2017 13:11

    Die Wohnungsübergabe aber insbesondere -rücknahme ist ein besonderes Thema mit auch nicht unerheblichen Kostenrisiken für beide Parteien. Dafür ist ein Protokoll zwingend erforderlich, wobei in beiden Fällen durch den "Übergebenden" nur... mehr

    auf Kommentar antworten

    Bornschier am 03.03.2017 21:48

    Nach Unterzeichnung des Wohnungsübergabeprotokolls macht der ehemalige Vermieter noch Mängel gültig die nicht aufgeführt sind. Ist dies zulässig?

    auf Kommentar antworten

    Immowelt-Redaktion am 06.03.2017 09:29

    Hallo Bornschier,

    maßgeblich dürfte dabei sein, ob der Vermieter den Mangel zum Zeitpunkt der Wohnungsübergabe hätte erkennen können oder nicht. Kratzer im Parkett hätte er beispielsweise sehen können. Wenn er diese im... mehr

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