Eigentümerversammlung: Ablauf, Vollmacht, Online-Eigentümerversammlung

Es wird eine umfassende energetische Sanierung geplant, wie beispielsweise die Installation von Solaranlagen? In einem Mehrfamilienhaus mit Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist hierfür häufig eine Eigentümerversammlung (ETV) erforderlich. Alle Infos zur Eigentümerversammlung, den allgemeinen Ablauf und was bei der Nutzung von Vollmachten zu beachten ist.

Eigentümerversammlung – das Wichtigste in Kürze

Die Eigentümerversammlung ist ein jährliches Treffen von Wohnungseigentümern, um gemeinsame Entscheidungen und Beschlüsse für das Mehrfamilienhaus zu treffen.

• Der Ablauf umfasst die Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Beschlussfassungen mit unterschiedlichen Mehrheiten und die Protokollierung der Ergebnisse.
• Es gibt keine Verpflichtung zur Teilnahme an einer Eigentümerversammlung. Vollmachten ermöglichen jedoch die Vertretung von Interessen, selbst wenn man nicht persönlich dabei ist.
• Eine hybride Eigentümerversammlung mit persönlicher Anwesenheit und digitaler Zuschaltung der Teilnehmer ist möglich.

Was ist eine Eigentümerversammlung?

Die Eigentümerversammlung ist eine mindestens einmal jährlich stattfindende Zusammenkunft von Wohnungseigentümern, um gemeinsame Entscheidungen für das Mehrfamilienhaus zu treffen. Dies kann von der Verwalterwahl bis hin zur Planung und Umsetzung energetischer Sanierungsmaßnahmen reichen. Eigentümer oder ihre bevollmächtigten Vertreter haben dabei die Möglichkeit, in der Versammlung ihre Stimme abzugeben und somit maßgeblichen Einfluss auf wichtige Entscheidungen und Beschlüsses innerhalb der WEG auszuüben – verpflichtend ist die Teilnahme jedoch nicht. Die rechtliche Grundlage für die Eigentümerversammlung bildet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG).

• Erfahre mehr über das Wohnungseigentumsgesetz

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Was wird bei einer Eigentümerversammlung beschlossen?

Immer wenn es um Themen geht, die im Zusammenhang mit dem Gemeinschaftseigentum stehen, muss die Eigentümergemeinschaft einen gemeinsamen Beschluss fällen. In der Regel geschieht das auf der jährlichen Eigentümerversammlung. Typische Themen sind zum Beispiel:

• Energetische Sanierungen
• Das Dach muss neu gedeckt werden
• Zugangswege müssen erneuert werden
• Die Hausfassade muss renoviert oder gestrichen werden
• Teile der Immobilie sollen barrierefrei werden
• Ausbau des Einbruchschutzes
• Schnelleres Internet
• Ladestationen für Elektroautos

Wie läuft eine Eigentümerversammlung ab?

Einladung
Bei der Einladung zur Eigentümerversammlung sind folgende Punkte entscheidend:

• Frist: 3 Wochen vor der Versammlung
• Tagesordnung: Muss beigefügt sein
• Form der Einladung: In Textform, inklusive Informationen zu Eigentümer, Verwalter, WEG-Bezeichnung, Versammlungsort, Datum und Uhrzeit

Fehler bei diesen Formalitäten können zu unwirksamen Beschlüssen führen.

Prüfen der Teilnahmeberechtigung und Anwesenheit
Vor der Wohnungseigentümerversammlung versammeln sich alle Eigentümer am vereinbarten Ort oder bei hybriden Versammlungen zusätzlich im Videochat. Der Versammlungsleiter, entweder der Verwalter, der Verwaltungsbeirat oder der interne Verwalter bei Selbstverwaltung, prüft die Teilnahmeberechtigung und die Richtigkeit schriftlicher Vollmachten der Stellvertreter, um die Beschlussfähigkeit sicherzustellen. Die Beschlussfähigkeit bei einer Eigentümerversammlung erfordert, dass mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile durch anwesende oder vertretene Eigentümer repräsentiert sind, damit gefasste Beschlüsse rechtlich bindend sind. Ist alles in Ordnung, eröffnet der Versammlungsleiter offiziell die Versammlung.

Eröffnung
Der Verwalter eröffnet offiziell die Versammlung und begrüßt die Eigentümer.

Durchführung anhand der Tagesordnungspunkte
Der Versammlungsleiter führt die Eigentümerversammlung gemäß der Tagesordnungspunkte. Dabei haben die Eigentümer die Möglichkeit, sich zu positionieren, zu diskutieren und ihre Meinungen, Fragen sowie Anregungen zu den Themen und Beschlussvorschlägen einzubringen. Themen, die nicht in der Einladung zur Eigentümerversammlung versendet wurden, dürfen nicht diskutiert werden.

Abstimmungen zu Anträgen
Der Versammlungsleiter leitet die Abstimmung über die eingereichten Anträge. Es gibt zwei Arten von Mehrheiten bei der Beschlussfassung von Anträgen, die je nach Thema unterschiedlich sein können:

• Einfache Mehrheit: Mehr als 50 Prozent der abgegebenen Stimmen, zum Beispiel für die Hausverwalterwahl.
• Doppelt qualifizierte Mehrheit: Über zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und Zustimmung von mindestens der Hälfte aller Miteigentumsanteile, zum Beispiel Kostenfragen für bauliche Veränderungen.   

Wahl Hausverwalter
Nach der Eröffnung der Versammlung folgt die Wahl des Hausverwalters gemäß Wohnungseigentumsgesetz. Jede Wohnungseigentümergemeinschaft benötigt einen Hausverwalter, der für Abrechnungen, den Wirtschaftsplan und Reparaturen verantwortlich ist. Die Wahl kann entweder professionell oder von einem Eigentümer in Eigenregie erfolgen. Für die Wahl eines Hausverwalters ist in der Regel eine einfache Mehrheit erforderlich, es sei denn, die Gemeinschaftsordnung oder das Wohnungseigentumsgesetz schreiben eine andere Regelung vor. 
Im Anschluss werden die Ergebnisse bekanntgegeben und die Beschlüsse gefasst.

Ende der Eigentümerversammlung: Protokoll und Beendigung
Nach der Abstimmung werden die Ergebnisse protokolliert. Der Versammlungsleiter erstellt ein Protokoll und trägt alle Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung ein. Damit wird die Eigentümerversammlung offiziell beendet.

Wie funktioniert die Vollmacht für eine Eigentümerversammlung?

Funktionsweise der Vollmacht 
Die Vollmacht ermöglicht einem Eigentümer oder Verwalter, seine Stimmrechte an einen Bevollmächtigten zu übertragen, wenn er nicht persönlich anwesend sein kann. Das trägt zur demokratischen Entscheidungsfindung bei.

Wie wird die Vollmacht erteilt?
Die Vollmacht kann durch eine schriftliche Erklärung erteilt werden, in dem der Eigentümer seinen Bevollmächtigten benennt und die Übertragung der Stimmrechte bestätigt. Diese Erklärung muss rechtzeitig vor der Versammlung bei der Verwaltung eingehen.

Rechtliche Aspekte einer Vollmacht
Die Vollmachtserteilung unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen und Regelungen für Eigentümerversammlungen (Paragraph 167 BGB). Ein gültiges und rechtzeitig eingereichtes Vollmachtsformular gewährleistet die Rechtmäßigkeit der übertragenen Stimmrechte.

Download Musterformular Vollmachterteilung

Welche Möglichkeiten bietet eine Online-Eigentümerversammlung?

Die WEG-Reform ermöglicht der Wohnungseigentümergemeinschaft die Teilnahme an der Eigentümerversammlung in elektronischer Form, sofern ein entsprechender Beschluss vorliegt. Eine reine Online-Eigentümerversammlung ist jedoch nach der Reform nicht erlaubt.
 
Vorteile Online-Eigentümerversammlungen
Die Einführung von Online- oder virtuellen Eigentümerversammlungen bietet entscheidende Vorteile. Die maximale Flexibilität ermöglicht den Eigentümern eine unabhängige Teilnahme von jedem Standort aus. Außerdem wird die Inklusion von mobilitätseingeschränkten Personen und Ferienwohnungsbesitzern erleichtert. Die beschleunigte Form der Beschlussfassung wird durch diese Methode, insbesondere bei zeitkritischen Themen wie Sanierungsmaßnahmen, begünstigt.
 
Technische Voraussetzungen Online-Eigentümerversammlung
Notwendig sind funktionierende digitale Abstimmungstools und klare, vorab zugängliche, Information der Teilnehmer zu Einwahl- und Abstimmungsprozessen. Die Verwaltung sollte technische Stabilität sicherstellen, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Rechtliche Aspekte Online-Eigentümerversammlung
Bei der Einführung virtueller Versammlungen sind alle geltenden rechtlichen Vorgaben wie für Präsenzveranstaltungen zu beachten. Eine sorgfältige Umsetzung gewährleistet rechtsgültige Beschlüsse und schützt die Interessen der Eigentümer.