Hausverwalter: Darauf sollten Eigentümer bei Suche und Vertrag achten

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Wer sich für einen Hausverwalter entscheidet – oder auf der Suche nach einer neuen Hausverwaltung ist – sollte bei der Auswahl systematisch vorgehen. Welche Aufgaben der Hausverwalter übernimmt und worauf beim Verwaltervertrag zu achten ist, erfahren Eigentümer hier.

Manche Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) sind der Überzeugung: Den ganzen Verwaltungskram erledigt man am besten selbst. Allerdings gilt bei WEG eine gesetzliche Verwalterpflicht (§ 20 Wohnungseigentumsgesetz). Die Verwaltung einer WEG kann zwar theoretisch auch einer der Eigentümer übernehmen; da das WEG-Recht allerdings komplex ist und bei der Selbstverwaltung auch Interessenskonflikte entstehen können, empfiehlt sich die Berufung eines professionellen Hausverwalters. Und auch für Miethausbesitzer kann es sinnvoll sein, für Verwaltungsaufgaben einen Profi zu beauftragen. Denn ein professioneller Hausverwalter kennt sich aus und kümmert sich um alle Belange der Eigentümer.

Hausverwalter, mHaushaltsplan, Foto: MangoStar Studio/iStock
Ein Hausverwalter hat viele Aufgaben: Beispielsweise erstellt er den jährlichen Haushaltsplan und präsentiert ihn dem Hausbesitzer oder den Wohnungseigentümern. Foto: MangoStar Studio/iStock

Welche Aufgaben die Hausverwaltung übernimmt

Der Hausverwalter ist der Kümmerer und Organisator einer Immobilie. Dabei ist er sowohl für die kaufmännische als auch die technische Verwaltung zuständig. Aufgaben eines Hausmeisters übernimmt er klassischerweise nicht, wohl aber die Überwachung der Arbeiten eines solchen. Allerdings gibt es keinen gesetzlich festgelegten Leistungskatalog der Aufgaben eines Verwalters. Diese werden individuell im Verwaltervertrag geregelt, müssen aber immer den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen.

Ein Hausverwalter, unterschiedliche Verwaltertätigkeiten

Dabei können die Aufgabenfelder von Immobilienverwaltern sehr unterschiedlich sein, je nachdem, um was für ein Objekt es sich handelt oder wer der Auftraggeber ist; beispielsweise eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) oder ein einzelner Eigentümer eines Mietshauses. „Es gibt Hausverwaltungen, die ausschließlich in der Mietverwaltung tätig sind. Zahlreiche WEG-Verwaltungen bieten aber ebenfalls professionelle Mietverwaltung an“, sagt Franziska Bock vom Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDVI).

Mehrere Wohnungen, mehrere Eigentümer: Tätigkeitsfeld des WEG-Verwalters

Der Verwalter eines Mehrfamilienhauses, dessen einzelne Einheiten in Sondereigentum aufgeteilt sind, verwaltet das Gemeinschaftseigentum, aber nicht unbedingt die einzelnen Einheiten. Dies bedeutet zum Beispiel, dass der Verwalter Handwerkerangebote einholen muss, wenn etwa das Treppenhaus saniert werden soll. Will aber ein Wohnungseigentümer sein Bad neu fliesen, so gehört das nicht zu den Aufgaben des WEG-Verwalters.
Der WEG-Verwalter kümmert sich um alle kaufmännischen Belange der Eigentümergemeinschaft: So erstellt er zum Beispiel Wirtschaftspläne, erledigt die Buchhaltung und kümmert sich um die ordnungsgemäße Überprüfung aller Zahlungseingänge und -ausgänge. Er erstellt auch die Nebenkostenabrechnungen für die Eigentümer der einzelnen Einheiten.

Info

Vermietet ein Wohnungseigentümer seine Einheit, rechnet er die Nebenkosten mit seinem Mieter ab. Dabei darf er nicht alle Kostenpositionen, die ihm der Verwalter in Rechnung stellt, an seinen Mieter weitergeben. Instandhaltungsrücklagen oder eben die Verwalterkosten müssen Vermieter selber tragen.
Welche Nebenkosten umlagefähig sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Aufgabe des Verwalters einer WEG ist es auch, jährlich die Eigentümerversammlung zu organisieren und durchzuführen. Dabei werden Tagesordnungspunkte, etwa über anstehende Reparatur- oder Sanierungsarbeiten abgearbeitet und die Beschlüsse der Eigentümer protokolliert. Der Verwalter muss alle Beschlüsse in einer Beschlusssammlung festhalten, sodass auch nach Jahren noch feststellbar ist, was die Eigentümergemeinschaft einst beschlossen hatte.

Mehrere Wohnungen, ein Hauseigentümer: Tätigkeitsfeld des Mietverwalters

Im Unterschied zur WEG-Verwaltung vertritt der Mietverwalter nicht die Interessen einer Gemeinschaft, sondern die eines einzelnen Eigentümers eines Mehrparteienhauses. Der Mietverwalter ist für die Verwaltung des gesamten Objektes zuständig, also auch für die einzelnen Wohneinheiten und ist sogar Ansprechpartner für die Mieter. Oft ist vertraglich vereinbart, dass sich der Miethausverwalter zudem um die Vermietung der Einheiten kümmert, die Mietverträge ausstellt und Mieterhöhungen durchsetzt. Als Verwalter darf er allerdings keine Vermittlungsprovision verlangen. Unter Umständen kann im Verwaltervertrag vereinbart sein, dass für die Abwicklung von Neuvermietungen zusätzliche Kosten berechnet werden. Anders als der WEG-Verwalter muss der Miethausverwalter keine Eigentümerversammlungen organisieren, da er ja nur für den Eigentümer tätig ist.

Eine Wohnung: Tätigkeitsfeld der Sondereigentumsverwaltung


Da ein WEG-Verwalter nur das Gemeinschaftseigentum verwaltet, nicht aber die einzelnen Einheiten, muss der Eigentümer seine Eigentumswohnung selbst verwalten – oder aber einen Verwalter beauftragen. Das bietet sich insbesondere dann an, wenn die Einheit vermietet wird und der Eigentümer nicht vor Ort wohnt. Der Sondereigentumsverwalter ist dann Ansprechpartner für den Mieter und erstellt zum Beispiel auch die jährliche Nebenkostenabrechnung für diesen. Wer sich als Eigentümer für die Sondereigentumsverwaltung entschließt, sollte in Erwägung ziehen, damit den WEG-Verwalter und nicht einen Dritten zu beauftragen. Er erhält dann sozusagen ein All-Inclusive-Paket aus einer Hand.

Umfang der Verwaltertätigkeit

Grundsätzlich gibt es keinen festgelegten Leistungskatalog, den ein Verwalter erbringen muss – seine Aufgaben werden im Verwaltervertrag geregelt. Deshalb sollten Auftraggeber die Details des Vertrags genau studieren und im Zweifel auch nachfragen. Es ist auch möglich, zu vereinbaren, dass der Verwalter nur Teilleistungen erbringt, ein anderer Teil aber von den oder dem Eigentümer selbst erledigt werden. So kann beispielsweise bei einer Mietshausverwaltung vereinbart werden, dass sich der Verwalter um Neuvermietungen kümmert. Das kann der Eigentümer aber auch vertraglich ausschließen und sucht dann selbst nach neuen Mietern.

Hausverwalter, Mängel, Foto: Karin & Uwe Annas/Fotolia
Ein Hausverwalter hat viele Aufgaben: So muss er auch Mängel am Anwesen aufnehmen und sich um die Beseitigung durch einen Fachhandwerker kümmern. Foto: Karin & Uwe Annas/Fotolia

Den richtigen Hausverwalter finden

Eigentümer, die einen Verwalter suchen, finden auf den Webseiten des Dachverbands Deutscher Immobilienverwalter (DDVI) und des Bundesfachverbands der Immobilienverwalter (BVI) jeweils umfangreiche Datenbanken von Mitgliedsunternehmen. „Ein guter Tipp sind natürlich auch immer Empfehlungen anderer Wohnungseigentümergemeinschaften oder Vermieter“, ergänzt Franziska Bock. Wer den passenden Verwalter sucht, sollte diese Fragen klären:

Welche Ausbildung hat der Hausverwalter?

„Derzeit gibt es kein gesetzlich verankertes Berufsbild für Immobilienverwalter. Es gibt weder einheitliche Kriterien der Ausbildung, noch notwendige Qualifikationen und Kenntnisse als Mindestvoraussetzung“, mahnt DDVI-Sprecherin Bock. Im Prinzip kann jeder ein Gewerbe als Hausverwalter anmelden. Deshalb sollten Suchende herausfinden, ob der Verwalter ausreichend qualifiziert ist: „Viele Immobilienverwalter haben eine Ausbildung zum Immobilienkaufmann absolviert. Dies ist ebenso eine gute Grundlage für die Verwaltertätigkeit wie ein immobilienwirtschaftliches oder kaufmännisches Studium. Auch zahlreiche Quereinsteiger sind in der Branche tätig, die sich über Zusatzqualifikationen und Fortbildungen das notwendige Fachwissen angeeignet haben“, so Bock.

Ist er Verbandsmitglied?

Wer als Verwalter in einem der Berufsverbände aufgenommen werden will, muss ein Mindestmaß an fachlicher Qualifikation mitbringen. Eine Verbandszugehörigkeit kann also ein Kriterium dafür sein, dass es sich um einen seriösen Anbieter handelt.

Kann der Hausverwalter Referenzen vorweisen?

Neben der Möglichkeit, andere Eigentümer nach ihren Erfahrungen zu fragen, sollte man auch selbst nachhaken und nach Referenzen fragen.

Wie ist seine Position am Markt?

Wie lange eine Hausverwaltung schon am Markt etabliert ist sowie die Anzahl der verwalteten Einheiten, können Kriterien für die Professionalität der Verwaltung sein. Verwalter mit einer sehr hohen Zahl von Einheiten sind oft auf größere Objekte spezialisiert. Umgekehrt spricht eine geringere Zahl von verwalteten Einheiten nicht für schlechte Qualität: Es gibt auch zahlreiche professionelle Verwalter, die sich auf kleinere Objekte spezialisiert haben und oft weniger Einheiten verwalten.

Arbeitet die Hausverwaltung in der Nähe zum Objekt?

Vorteilhaft ist es, wenn die Hausverwaltung ihren Sitz in räumlicher Nähe zum Objekt hat. Der Verwalter mag noch so gut sein: Bei einer weiten Entfernung zum Objekt dürfte es schwierig für ihn sein, regelmäßig vor Ort zu agieren.

Wie transparent ist das Vertragsangebot der Hausverwaltung?

Das Angebot eines Verwalters sollte alle Leistungen und Kosten klar und transparent aufführen. Insbesondere sollte ersichtlich sein, welche Leistungen mit einer pauschalen Vergütung abgegolten sind und über welche Zusatzleistungen gesondert abgerechnet wird.

Wie ist der Hausverwalter finanziell abgesichert?

Ein Hausverwalter nimmt die Vermögensinteressen seiner Kunden wahr und kann dabei Fehler begehen. Deshalb sollte er über eine Berufshaftpflichtversicherung – in seinem Fall über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung – verfügen.

Link-Tipp

Wenn einem Hausverwalter – oder auch einem Makler – ein Fehler unterläuft, hilft die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. In diesem Artikel erfahren Sie, wann die Versicherung für Kosten aufkommt.

Zudem sollte der Verwalter auch eine Vertrauensschadenversicherung vorweisen können. Sie kommt für Schäden aus unerlaubten Handlungen von Mitarbeitern des Verwalters auf. Beides ist auch für seine Kunden von Relevanz: Denn gerät der Verwalter in Insolvenz, so muss die Versicherung im Schadensfalle dennoch zahlen. Ohne Versicherung gingen seine Kunden dann möglicherweise leer aus.

Das kostet der Hausverwalter

Taschenrechner, Kosten, Foto: psphotography/fotolia.com
Kosten des Hausverwalters: Damit müssen Eigentümer rechnen. Foto: psphotography/fotolia.com

In vielen Fällen vereinbaren Verwalter und Eigentümer einen monatlichen Fixbetrag pro Wohneinheit. „Im Schnitt liegt die pauschale Grundvergütung für die WEG-Verwaltung je nach Region und Größe der Anlage zwischen 18 Euro und 30 Euro netto pro Einheit und Monat. Für die Verwaltung von Mietshäusern zahlen Eigentümer im Schnitt zwischen 20 Euro und 26 Euro netto pro Einheit und Monat“, erläutert DDVI-Sprecherin Bock. Manche Verwalter berechnen die Kosten auch als Prozentsatz von der Kaltmiete, oft fünf bis sechs Prozent.

In manchen Verträgen ist zudem geregelt, dass der Verwalter für bestimmte, nicht regelmäßig anfallende Arbeiten extra Geld kassieren kann. „Energetische Sanierungsmaßnahmen oder aufwendige Instandsetzungsarbeiten sind meist mit einem erheblichen Mehraufwand für den Verwalter verbunden, sodass diese Leistungen zusätzlich abgerechnet werden dürfen“, erläutert die DDVI-Sprecherin. Hier sollte auf Details im Vertrag geachtet werden.

Wie Eigentümer ihrem Hausverwalter kündigen

Ein WEG-Verwaltervertrag hat grundsätzlich eine begrenzte Laufzeit von maximal fünf Jahren. Handelt es sich um eine neue Eigentümergemeinschaft, sind es nur drei Jahre. Das regelt das Wohnungseigentumsgesetz. Für die Miethaus- und Sondereigentumsverwaltung gelten die WEG-Regelungen nicht. Die Laufzeiten können frei vereinbart werden.

Verwalter abberufen

Wer mit seinem Verwalter unzufrieden ist und deshalb wechseln möchte, sollte die Kündigungsfristen beachten. Eine Eigentümergemeinschaft kann allerdings jederzeit durch Mehrheitsbeschluss den Verwalter abberufen, auch wenn der Vertrag noch keine Kündigungsmöglichkeit vorsieht. Der Verwalter ist dann zwar von seinen Pflichten befreit, ansonsten läuft der Vertrag aber mit allen Verpflichtungen, insbesondere der Zahlung der Vergütung weiter.
Im Verwaltervertrag kann vereinbart werden, dass der Verwalter nur dann abberufen werden darf, wenn ein wichtiger Grund dafür vorliegt. Außerdem kann vereinbart werden, dass gleichzeitig mit der Abberufung auch der Verwaltervertrag gekündigt ist. Ob tatsächlich ein wichtiger Grund vorliegt müssen regelmäßig die Gerichte unterscheiden. Dazu gehört, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Eigentümern und Verwalter zerstört ist. Etwa, weil ein einzelner Eigentümer bevorzugt, falsch abgerechnet wird oder der Verwalter die Eigentümerversammlung über einen längeren Zeitraum nicht einberuft.

Bei einer Miet- oder Sondereigentumsverwaltung gibt es diese Möglichkeit nicht, es zählt, was vertraglich vereinbart wurde.

Info

Sonderfall: Abberufung des Verwalters durch ein Gericht

Entscheidet sich die Eigentümerversammlung gegen die Abberufung des Verwalters, haben einzelne Eigentümer die Möglichkeit, diesen Beschluss innerhalb eines Monats gerichtlich anzufechten. Stellt ein Gericht dann fest, dass tatsächlich wichtige Gründe vorliegen, kann das Gericht anstelle der Gemeinschaft den Verwalter abberufen.

Verwalter fristlos kündigen

In manchen Fällen besteht auch das Recht, einen Verwaltervertrag außerordentlich fristlos zu kündigen. „Grob kann man sagen: Verstößt der Verwalter dauerhaft gegen seinen Vertrag, das Gesetz oder die Gemeinschaftsordnung, wird ein Kündigungsgrund vorliegen“, so Bock. Veruntreut er beispielsweise Gelder der Eigentümergemeinschaft, lässt sich die Frage, ob eine fristlose Kündigung möglich ist, klar mit ja beantworten. Geht es um Pflichtverletzungen, die eher mit Nachlässigkeiten zu tun haben – etwa unvollständige oder verspätete Abrechnungen – hängt es von den Umständen des Einzelfalls ab, ob eine fristlose Kündigung gerechtfertigt ist oder nicht. Liegt ein wichtiger Grund für eine Abberufung vor, handelt es sich oftmals auch um einen Grund für eine fristlose Kündigung.

Verwalterwechsel: auf Übergabe aller Unterlagen achten

Hausverwalter, Vertragskündigung, Hausverwalter kündigen, Foto: VadimGuzhva/Fotolia
Reibungslose Trennung vom alten Verwalter: Auf vollständige Übergabe aller Unterlagen achten. Foto: VadimGuzhva/Fotolia

Wenn es zum Verwalterwechsel kommt, sollte auf eine reibungslose Übergabe geachtet werden: „Sämtliche Verwaltungsunterlagen sind Gemeinschaftseigentum und werden von Verwalter zu Verwalter weitergegeben. Wichtig ist, dass ein genaues Übergabeprotokoll angefertigt wird“, erläutert DDVI-Sprecherin Bock: „Je mehr Zeit die Verwalter für die Übergabe haben, desto reibungsloser kann diese stattfinden. Sobald der neue Verwalter die Stammdaten erhält, kann er mit der EDV-Eingabe beginnen. Dies ist das A und O für einen reibungslosen Wechsel“.

Hausverwaltung ist Vertrauenssache

Grundlage einer möglichst reibungslosen Hausverwaltung ist, dass sich alle Parteien vertrauen. Deshalb ist es ratsam, bei der Auswahl des Verwalters stets mehrere Angebote einzuholen und sich intensiv mit dessen Firmenphilosophie auseinanderzusetzen. Denn dann steht einer langen und harmonischen Geschäftsbeziehung nichts mehr im Wege.


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