Umlageschlüssel, Fristen und Co.: Wie Vermieter Nebenkosten abrechnen

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Pi mal Daumen gilt nicht: Beim Abrechnen der Nebenkosten müssen Vermieter gleich mehrere Kriterien erfüllen. Wer sie missachtet, kann oft nicht alle Kostenpunkte einfordern. So rechnen Vermieter richtig ab.

Nebenkosten abrechnen, Foto: iStock/ Nikada
Besser vollständig und korrekt: dann kann der Vermieter alle Nebenkosten abrechnen. Foto: iStock/ Nikada

Wer hat schon zu viel gezahlt, wer muss nachzahlen? Einmal jährlich steht die Nebenkostenabrechnung an und der Vermieter muss sich durch mehrere Papierstapel wühlen: Rechnungen für Strom, Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Schornsteinfeger oder Hausmeister, gefolgt von der Rechenschieberei, welche Kosten wie auf die Mieter umgelegt werden.

Wer diesen Vorgang in der Abrechnung nicht ausreichend offen legt, läuft Gefahr, einen Teil oder gar die gesamten Nebenkosten nicht einfordern zu können.

Damit sie die Nebenkosten sicher abrechnen können, müssen Vermieter Einiges beachten:

Voraussetzung zum Abrechnen der Nebenkosten: Mietvertrag

Nebenkosten abrechnen, Grafik: immowelt.de

Im Mietvertrag müssen Vermieter nachvollziehbar festhalten, welche Nebenkosten sie dem Mieter in Rechnung stellen werden. Dazu müssen sie aber nicht sämtliche umlagefähigen Nebenkosten einzeln aufzählen, es reicht die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“ um die gängigen Nebenkosten zusammenzufassen. Da dieser Begriff gesetzlich definiert ist und seit langem allgemein üblich ist, bedarf er keiner weiteren Erläuterungen (BGH VIII ZR 137/15).

Wer weitere Nebenkosten umlegen möchte, die unter „Sonstige Betriebskosten“ fallen, muss diese aber extra nennen. Zum Beispiel die Wartung von Dunstabzugshauben oder Rauchmeldern.

Link-Tipp

Diese Positionen sind abrechenbar: Mehr dazu, welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche nicht.

Verteiler- oder Umlageschlüssel festlegen

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In den Mietvertrag sollten Vermieter hineinschreiben, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Steht das nicht im Vertrag, müssen die kalten Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a, Abs. 1 BGB).

Die warmen Neben- und Heizkosten müssen nach Gesetz zum Großteil verbrauchsabhängig berechnet werden. Grundsätzlich müssen Vermieter die Heizkosten mindestens zu 50 und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen. Tun sie das nicht, darf der Mieter 15 Prozent von den abgerechneten Heizkosten abzuziehen (BGH VIII TR 67/03). Bei älteren oder schlecht gedämmten Wohnungen kann eine höhere Umlage nach Verbrauch fällig werden, so dass 70 Prozent die Regel sind. Der übrige Anteil der warmen Nebenkosten ist nach Wohnfläche zu berechnen (§ 7 HeizkostenV).

Bei den übrigen Nebenkosten sind folgende Verteilerschlüssel möglich:

  • nach Verbrauch
  • nach Anzahl der Personen
  • nach Wohneinheit
  • nach Anteil der Wohnfläche

Fristen einhalten

Bevor Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen sie sich natürlich auch noch an bestimmten Fristen halten:

Abrechnungszeitraum

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Die Nebenkosten müssen grundsätzlich einmal jährlich abgerechnet werden und einen Zeitraum von zwölf Monaten umfassen (§ 556, Abs. 3 BGB).

Der Zeitraum kann sich nach dem Kalenderjahr richten, ist aber nicht zwingend. Oft ist zum Beispiel die Abrechnung nach Heizperiode einfacher.

Frist der Nebenkostenabrechnung

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Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten haben (§ 556, Abs. 3 BGB). Zum Beispiel: Eine Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar 2015 bis zum 31. Dezember 2015 muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2016 zugegangen sein. Erhält der Mieter die Nebenkostenabrechnung später, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderungen stellen.
Dabei gilt die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümer nicht als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Der Bundesgerichtshof urteilte, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskosten innerhalb der Jahresfrist mit seinem Mieter abrechnen muss – auch wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung des Hauses och nicht vorliegt (BGH, VIII ZR 249/15).

Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass er keine Schuld an der Verspätung trägt. Zum Beispiel, wenn die Post getrödelt hat (BGH VIII ZR 107/08).

Info

Rückerstatten muss der Vermieter auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist: Wenn die Nebenkostenvorauszahlung höher ist als die tatsächlichen Nebenkosten, muss der Vermieter den entsprechenden Betrag auch nach Ablauf der Frist zurück erstatten (BGH VIII ZR 115/04).

Nebenkosten richtig abrechnen in vier Schritten

Um die Nebenkosten richtig abzurechnen, müssen Vermieter darauf achten, dass ihre Betriebskostenabrechnung die folgenden formellen Punkte nachvollziehbar erfüllt:

Zusammensetzung der Gesamtkosten

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Der Vermieter muss die einzelnen Kostenpositionen nachvollziehbar angeben, zum Beispiel Wasser, Abwasser, Beleuchtung oder Hausmeister. Mehr Details sind laut Dr. Brückner nicht nötig. 

Den Betrag dieser Kostenpositionen darf der Vermieter bereinigt angeben. Er muss also nur die jeweils umlagefähigen Kosten angeben. Zum Beispiel, wenn ein Vermieter einen Hausmeister für mehrere Wohngebäude einstellt: dann muss er in der Betriebskostenabrechnung nur die Hausmeisterkosten angeben, die für das betroffene Wohngebäude anfallen (BGH VIII ZR 93/15).

Gesamtkosten nachweisen: Belegeinsicht genügt meist

Der Vermieter muss in der Regel keine Kopien der Rechnungsbelege an die Mieter senden, wenn dem Mieter zugemutet werden kann, die Belege direkt einzusehen (BGH VIII ZR 78/05).

Verteiler- oder Umlageschlüssel

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In der Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter verständlich angeben, welchen Verteilerschlüssel er auf die jeweiligen Kostenpositionen anwendet. Ein gutes Beispiel wäre die Angabe der Berechnung nach „Wohneinheiten“ oder „anteiliger Wohnfläche“. Ein ungültiger, weil nicht nachvollziehbarer Verteilerschlüssel ist zum Beispiel „Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche*Monate“ (BGH VIII ZR 84/07).

Anteil des Mieters nennen

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In der Betriebskostenabrechnung muss stehen, welchen Kostenanteil der Mieter jeweils für Hausmeisterkosten, Müllabfuhr oder Beleuchtung zu zahlen hat. 

Damit hat der Vermieter die Nebenkosten ersichtlich genug dargelegt: Die einzelnen Kostenpositionen, Umlageschlüssel und der jeweilige Anteil des Mieters ermöglichen, dass rechnerisch nachgeprüft werden kann, wie sich die Abrechnung zusammensetzt.

Abzug eventueller Vorauszahlungen durch den Mieter

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Ob und welchen Betrag der Mieter bereits für die Nebenkosten gezahlt hat, etwa in Form einer Betriebskostenvorauszahlung, muss der Vermieter ebenfalls in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigen.

Vorsicht: Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Wenn die Betriebskostenabrechnung schon abgeschickt ist, und der Vermieter bemerkt einen Fehler, kann er diesen unter Umständen noch ausbügeln. Zwei Arten von Fehlern, und ihre Folgen:

Formelle Fehler

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Dieser Fehler betrifft die vier Kernpunkte der Abrechnung: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und seine eventuellen Vorauszahlungen. Ist einer dieser Punkte unzureichend, ist es ein formeller Fehler (BGH, VIII ZR 295/07; VIII ZR 84/07). Dr. Brückner warnt: „Die Abrechnung an sich bleibt zwar gültig, aber hinsichtlich der betroffenen Kostenposition ist die Forderung unwirksam.“

Das können Vermieter tun: Die Uhr tickt bereits, denn der Vermieter muss den Fehler bis zur Abrechnungsfrist korrigieren, also innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes: Bei einer Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2015 ist die Deadline der 31. Dezember 2016. Bis dahin muss der Vermieter dafür sorgen, dass der Mieter eine formell richtige Betriebskostenabrechnung erhält. Verstreicht die Frist, kann der Vermieter die fehlerhaften Kostenpositionen in der Regel nicht mehr einfordern (BGH VIII ZR 57/04; BGH VIII ZR 115/04).

Inhaltliche, oder auch materielle Fehler

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Ein materieller Fehler liegt vor, wenn der Inhalt der Betriebskostenabrechnung nicht stimmt. Dr. Brückner nennt Beispiele: „Es liegt ein materieller Fehler vor, wenn der Vermieter nicht vereinbarte Nebenkosten abrechnet, eine Abrechnungsposition vergisst oder einen Berechnungsfehler macht.“ Auch hier ist es möglich, nachträglich zu korrigieren.

Das können Vermieter tun: Für die Korrektur von inhaltlichen Fehlern gilt ebenfalls die Abrechnungsfrist: Nur innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes kann der Vermieter Rechenfehler ausbügeln und vergessene Kostenpositionen nachberechnen. Bei einer Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2015 heißt das, der Vermieter muss spätestens bis zum 31. Dezember 2016 eine Nachforderung stellen. Später kann er meist keine Kosten einfordern oder bereits erstattetes Guthaben vom Mieter zurückverlangen (BGH VIII ZR 190/06; VIII ZR 57/04).

In Ausnahmefällen können Vermieter auch nach Ablauf der Frist nachfordern: Jedenfalls, wenn der Vermieter nichts dafür kann, dass er die Nebenkostenabrechnung erst verspätet anders berechnet: Zum Beispiel, wenn die Grundsteuer rückwirkend erhöht wird und er nicht die nötigen Unterlagen hatte, um diese Kosten einzufordern. Sobald der Vermieter die nötigen Unterlagen erhält, sollte er aber innerhalb von drei Monaten nachfordern (BGH VIII ZR 264/12; VIII ZR 220/05).

Link-Tipp

So gehen Vermieter auf Nummer sicher: 8 kurze Tipps für die rechtssichere Betriebskostenabrechnung

Knackpunkt: Sicher gehen, dass die Abrechnung stimmt

Damit die Betriebskostenabrechnung auch wasserdicht ist, rät Dr. Brückner: „Sie sollte die vier Pflichtangaben enthalten und so einfach wie möglich gestaltet sein, damit sie nachvollziehbar ist.“ 

Vermieter sollten zudem ihre Nebenkostenabrechnung rechtzeitig abschicken: haben sie trotz aller Sorgfalt ein Rechnung übersehen oder einen Rechenfehler eingebaut, haben sie so noch genug zeitlichen Puffer, um Nachforderungen zu stellen.


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23 Kommentare

Oemero7 am 24.08.2017 21:34

Guten Abend

Ich habe eine Betriebskosten Abrechnung erhalten, wo ich eine Vorauszahlung in Höhe von 1240€ getätigt habe und muss durch eine vorverteilung 1645,18 € zahlen.

Also Nachforderung 405€

Ich verstehe das nicht und habe bis... mehr

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 25.08.2017 11:13

Hallo Oemero7,

vielen Dank für Ihre Anfrage.

Aus der Ferne können wir zwar nicht beurteilen, ob Ihre Nebenkostenabrechnung korrekt ist. Grundsätzlich gilt aber, dass der Vermieter innerhalb der gesetzlichen Fristen abrechnen muss,... mehr

Judy am 24.08.2017 09:53

Ich habe die neue Betriebskostenabrechnung zugestellt bekommen. Ist es zulässig die Betriebskosten nach Mietparteien zu berechnen, obwohl in den einzelnen Haushalte unterschiedlich viele Personen leben? Die Wohnungen sind alle "gleich"... mehr

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 24.08.2017 10:28

Hallo Judy,

die Nebenkosten müssen so abgerechnet werden, wie das im Mietvertrag festgelegt ist. Das kann Beispielsweise nach Personenanzahl, aber auch nach Wohneinheiten, Wohnfläche oder Verbrauch geschehen. Ist im Mietvertrag... mehr

Petra Pizarro am 18.08.2017 14:18

Guten Tag habe in einem Mietshaus ein kleines Büro 38m² darf der Vermieter die Nebenkosten verteilen auf Personen obwohl die Wohnungen unterschiedlich groß sind?

Gruss

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 18.08.2017 14:50

Hallo und vielen Dank für Ihren Kommentar,

eine Umlage der Nebenkosten nach der Personenanzahl ist grundsätzlich zulässig, ja.

Mit freundlichen Grüßen

die Immowelt-Redaktion

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