Nebenkostenabrechnung prüfen: Tipps für Mieter

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Richtig oder nicht? Viele Mieter sind sich unsicher, ob ihre Nebenkostenabrechnung stimmt. Dabei ist die Nebenkostenabrechnung kein Buch mit sieben Siegeln: So prüfen Mieter richtig.

Nebenkostenabrechnung prüfen, Foto: iStock/ sturti
Ungutes Gefühl? Im Zweifel sollten Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen. Foto: iStock/ sturti

Wenn einmal im Jahr die Nebenkostenabrechnung ins Haus flattert, macht sich bei vielen Mieter Unsicherheit breit: Der Vermieter könnte sich verrechnet haben. Vielleicht wurden auch falsche Nebenkosten in die Rechnung gemogelt – Höchste Zeit für eine gründliche Durchleuchtung.

So prüfen Mieter ihre Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt:

1. Schritt: Datum der Nebenkostenabrechnung prüfen. Kam sie pünktlich?

Nebenkostenabrechnung prüfen, Datum, Grafik: immowelt.de

Ob der Mieter die Nebenkostenabrechnung überhaupt beachten muss, hängt davon ab, an welchem Tag sie im Briefkasten lag. Denn spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes sollte sie der Mieter erhalten haben (§ 556, Abs. 3 BGB). Ein Beispiel: werden die Nebenkosten für das Kalenderjahr 2015, also vom 1.01.2015 bis zum 31.12.2015 abgerechnet, muss die Rechnung spätestens am 31.12.2016 beim Mieter sein. Kommt sie später, ist sie in der Regel unwirksam.
Der Vermieter muss die Betriebskosten mit seinem Mieter auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen, wenn ihm selbst die Jahresabrechnung des Hauses noch nicht vorliegt. Denn: Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümer gilt nicht als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Ist die Ein-Jahres-Frist verstrichen, kann der Vermieter eine Nachforderung der Betriebskosten nur dann geltend machen, wenn er weder absichtlich noch fahrlässig die Verspätung der Jahresabrechnung verursacht hat. Hierfür muss er allerdings Beweise vorlegen können (BGH VIII ZR 249/15).

Für den Mieter heißt das: Eine verspätete Nachforderung muss er normalerweise nicht zahlen. Geld, das der Mieter aber zurückbekommen würde, steht ihm weiterhin zu. Jens Hermann, Fachanwalt für Mietrechtrecht in Nürnberg, sagt: „Der Mieter hat das Recht, eine Abrechnung zu bekommen. Gerade wenn er mit einer Rückerstattung rechnen kann, sollte er diese fordern.“ 

Achtung

Ausnahmefall: Wann eine verspätete Nachforderung möglich ist. Wenn Vermieter nichts dafür kann, dass die Nachforderung zu spät kommt, muss der Mieter sie dennoch zahlen. Zum Beispiel, wenn der Stromanbieter verspätet eine höhere Stromrechnung nachreicht.

Aber: „Die Post ist schuld“ gilt nicht. Wenn die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zur Post gebracht wurde, aber zu spät beim Mieter ankommt, ist sie dennoch unwirksam. Denn die Post gilt als Erfüllungsgehilfe des Vermieters, weil er sie mit dem Überbringen der Abrechnung beauftragt hat. Damit muss er für das Fehlverhalten der Post geradestehen (§ 278 BGB/ BGH VIII ZR 107/08).

2. Schritt: Wurde der richtige Zeitraum abgerechnet?

Nebenkostenabrechnung prüfen, Zeitraum, Grafik: immowelt.de

Bei der Nebenkostenabrechnung sollte der Mieter auch prüfen, ob die Nebenkosten für den richtigen Zeitraum abgerechnet wurden. In der Regel muss die Abrechnung zwölf Monate umfassen, um gültig zu sein (§ 556, Abs. 3 BGB). Hermann erklärt: „Berechnet der Vermieter einen Zeitraum, der länger als zwölf Monate ist, handelt es sich um einen formalen Fehler.“ Ein solcher Fehler macht die Nebenkostenabrechnung ungültig.

Achtung

Ausnahmefall: kürzerer Abrechnungszeitraum. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum könne möglich sein, wenn nach Kalenderjahr abgerechnet werde, so Hermann. Zum Beispiel, wenn ein Mieter erst im August einziehe: Dann reiche der Abrechnungszeitraum vom 1. August bis zum 31 Dezember.

3. Schritt: Welche Nebenkosten wurden abgerechnet?

Nebenkostenabrechnung prüfen, Grafik: immowelt.de

Die Nebenkostenabrechnung darf kein Konglomerat an beliebig abgerechneten Kosten sein. 

Nur Nebenkosten, die vereinbart wurden, muss der Mieter zahlen: Wer wissen will, welche Nebenkosten er überhaupt zahlen muss, wirft zunächst einen Blick in den Mietvertrag. Steht darin, dass der Mieter die Betriebskosten, oder „sämtliche Betriebskosten“ trägt, gelten alle umlagefähigen Nebenkosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV) als vereinbart. Werden im Mietvertrag einzelne Kosten aufgezählt, zum Beispiel Beleuchtungskosten, Müllabfuhr und Gebäudereinigung, dann muss der Mieter nur eben diese zahlen. Findet der Mieter im Vertrag gar keine Betriebskosten, gilt die Brutto- oder auch Inklusivmiete. Hermann erklärt: „Der Mieter muss nur für die Heiz- und Warmwasserkosten aufkommen, die übrigen Kosten sind durch die Kaltmiete abgegolten.“ 

Experten-Tipp

„Sonstige Nebenkosten“ dürfen keine Mogelpackung sein

Zu Recht wird der Mieter stutzig, wenn „Sonstige Nebenkosten“ in der Nebenkostenabrechnung stehen. Hermann sagt: „Der Vermieter kann nicht einfach irgendwelche Kostenpositionen in dieses Wort füllen.“ Solche Kosten, zum Beispiel für das regelmäßige Reinigen der Dachrinne, müssen im Mietvertrag und in der Nebenkostenabrechnung konkret benannt sein. Steht lediglich „sonstige Nebenkosten“ in der Abrechnung, rät Hermann: „Diese Kosten kann der Mieter rausstreichen.“

Nur umlagefähige Nebenkosten dürfen überhaupt vereinbart werden: Viele Kostenpositionen lassen sich auf den Mieter umlegen, von der Grundsteuer über die Abfallgebühren bis hin zur Zentralheizung. Aber nicht alle Nebenkosten muss der Mieter dulden: Kosten für notwendige Reparaturen oder den Verwaltungsaufwand des Vermieters muss er nicht tragen.

Link-Tipp

Welche Nebenkosten müssen Mieter dulden, welche nicht? Mehr dazu erfahren Sie im Ratgeber umlagefähige Nebenkosten.

4. Schritt: Enthält die Nebenkostenabrechnung Fehler?

Nebenkostenabrechnung prüfen, Fehler, Grafik: immowelt.de

Eine Nebenkostenabrechnung soll kein Gehirnjogging sein. 

Vielmehr sollte sie so verständlich formuliert sein, dass sie leicht nachvollziehbar ist und der Mieter sie einfach prüfen kann.

Dazu muss bei jeder Kostenposition ersichtlich sein:

  • Wie hoch die Gesamtkosten sind
  • Wie sie auf den Mieter umgelegt werden (Umlage- oder auch Verteilerschlüssel)
  • Welchen Anteil der Mieter zahlen soll
  • Wenn er bereits Vorauszahlungen geleistet hat, welchen Betrag diese hat

Anhand dieser Angaben kann der Mieter einfach die Nebenkostenabrechnung prüfen: Er kann nachrechnen, ob sein Anteil an den jeweiligen Nebenkosten stimmt und damit auch die Summe aller Nebenkosten. Dabei sollte der Mieter auch noch einmal in den Mietvertrag schauen: Nur nach dem Umlageschlüssel, der darin vereinbart wurde, dürfen die Nebenkosten auf ihn umgelegt werden. Ist dazu nichts im Mietvertrag festgelegt, müssen die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche verteilt sein.

Link-Tipp

Vier mögliche Verteilerschlüssel: Es gibt vier gängige Arten, wie die Nebenkosten auf den Mieter verteilt werden können. Mehr zu den möglichen Verteilerschlüsseln in der Nebenkostenabrechnung.

Jede unverständliche Kostenposition ist in der Regel ungültig. Der Mieter muss einzelne Nebenkosten, die er nicht selbst prüfen kann auch nicht zahlen. Das gilt auch, wenn einzelne Angaben unverständlich sind, wie der Verteilerschlüssel „Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche*Monat“ (BGH VIII ZR 84/07).

5. Schritt: Wurden die Heizkosten richtig verteilt?

Nebenkostenabrechnung prüfen, Heizkosten, Grafik: flaticon.com

Bei den Heizkosten sollte der Mieter besonders genau hinschauen, wie sein Anteil berechnet wurde. Denn anders als bei den übrigen Nebenkosten bestimmt hier der Gesetzgeber, wie die Kosten verteilt werden müssen.

In der Regel müssen mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Bei vielen älteren oder schlecht gedämmten Mietshäusern sind 70 Prozent nach Verbrauch die Regel. Der übrige Anteil der Heizkosten wird nach Wohnfläche verteilt (§ 7 HeizkostenV). Hat der Vermieter die Heizkosten anders verteilt, darf der Mieter die geforderten Heizkosten um 15 Prozent kürzen (§12 HeizkostenV).

6. Schritt: Wirtschaftlichkeit prüfen. Sind die Nebenkosten überteuert?

Nebenkostenabrechnung prüfen, Wirtschaftlichkeit, Grafik: flaticon.com

Eine saftige Nachforderung in der Nebenkostenabrechnung sorgt oft für Unmut. Doch grundsätzlich gilt: Mieter müssen in der Regel auch hohe Nachforderungen zahlen (BGH VIII ZR 195/03). 

Aber: Der Mieter kann prüfen, ob die einzelnen Kosten der Nebenkostenabrechnung unverhältnismäßig hoch sind. Denn bei den Nebenkosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit – der Vermieter muss bei Maßnahmen und Entscheidungen, die die Nebenkosten des Mieters beeinflussen, ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigen (§ 556, Abs. 3 BGB). Will er einzelne Nebenkosten als zu teuer zu entlarven, muss der Mieter das aber belegen können. Bei Gartenpflege, Gebäudereinigung oder Hausmeisterdiensten rät Hermann: „Der Mieter kann bei anderen Betrieben nachfragen, und Kostenvorschläge einholen.“

7. Schritt: Kosten kontrollieren und Belegeinsicht fordern!

Nebenkostenabrechnung prüfen, Kosten, Belegeinsicht, Grafik: immowelt.de

Wer vermutet, dass bei einzelnen Nebenkosten zu hoch angegeben wurden, kann das überprüfen: Denn der Mieter hat ein Anrecht auf Belegeinsicht und darf die Originalbelege der Nebenkostenabrechnung beim Vermieter einsehen. Sollte es zur Überprüfung oder Vorbereitung von Einwendungen gegen die Abrechnung nötig sein, so dürfen Mieter auch die Einzelverbrauchsdaten ihrer Mitmieter einsehen (BGH, Az.: VIII ZR 189/17).

Neben der Höhe der Kosten sollte der Mieter außerdem die Gültigkeit des Beleges prüfen. Denn: Die Rechnung eines Gartenpflegeunternehmens für das Jahr 2014 kann nicht als Beleg für die Nebenkostenabrechnung von 2015 dienen. Der Mietrechtsexperte erklärt: „Gehört der Beleg gar nicht in den Abrechnungszeitraum hinein, muss der Mieter diese Kostenposition nicht zahlen.“ 

Achtung: Kopien kann der Mieter nur im Sonderfall fordern. Nur wenn ein Mieter nicht zur Belegeinsicht vorbeikommen kann, kann er Kopien fordern. Hermann erklärt: „Zum Beispiel, wenn ein Mieter in München wohnt, seine Hausverwaltung aber in Berlin sitzt.“ Die Kosten der Kopien müsse der Mieter aber selber zahlen.

Experten-Tipp

Fotos von den Belegen machen. Laut Jens Hermann kann der Mieter keine Kopien der Belege fordern, um sie seinem Anwalt zu zeigen. Er rät: „Nehmen Sie Ihr Smartphone oder Handy zur Belegeinsicht mit und fotografieren Sie die Belege.“

Fehler in der Nebenkostenabrechnung gefunden? Rechtzeitig Widerspruch einlegen!

Nebenkostenabrechnung prüfen, Fehler, Widerspruch, Foto: iStock/ sturti
Wer einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung findet, dem bleiben ab dem Erhalt des Schreibens bis zu 12 Monate Zeit, Widerspruch einzulegen. Foto: iStock/ sturti

er beim Prüfen der Nebenkostenabrechnung einen Fehler findet, sollte rechtzeitig Widerspruch einlegen. Sobald der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten hat, bleiben ihm dazu zwölf Monate Zeit. Später ist in der Regel kein Widerspruch mehr möglich (§ 556, Abs.3, Satz 5 BGB). Ein Widerspruch ist auch dann noch möglich, wenn der Mieter eine Nachforderung bereits bezahlt hat, denn sein Rückforderungsanspruch besteht weiterhin (BGH VIII ZR 269/09).

Bei einer Nachforderung, die wegen eines Fehlers zu hoch ist, sollte der Mieter schnell handeln. Denn: Eine Nachforderung muss der Mieter innerhalb von 30 Tagen begleichen, sonst gerät er mit seiner Zahlung in Verzug (§ 286 BGB).Dazu hat er zwei Möglichkeiten:

  1. Widerspruch und Zahlung mit Vorbehalt auf Rückforderung: Innerhalb der 30 Tage, nach denen der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten hat, legt er dagegen Widerspruch ein und weist auf den Fehler hin. Er schreibt darin auch, dass er sich das Recht vorbehält, seine Zahlung zurück zu fordern, und zahlt die volle Höhe der Nachforderung.
  2. Widerspruch und Teilzahlung: Zu diesem Vorgehen rät Jens Hermann. Bei einem eindeutigen Fehler zahlt der Mieter nur jenen Anteil, der berechtigt ist und legt innerhalb der 30-Tages-Frist Widerspruch ein. Der Mietrechtsexperte sagt: „Hat der Mieter mit seinem Widerspruch Recht, muss er so dem Vermieter nicht wegen zu viel gezahltem Geld hinterherlaufen.“

Seinen Widerspruch sollte der Mieter schriftlich verfassen und begründen. Zudem sollte er beweisen können, dass der Vermieter den Widerspruch rechtzeitig erhalten hat. Bei einer persönlichen Übergabe sollte er daher laut Hermann einen Zeugen mitnehmen. Oder er lässt sich bei der Übergabe des Widerspruchs vom Vermieter eine Quittung ausstellen.

Auf den Widerspruch kann eine Nachbesserung folgen – die muss der Mieter nur innerhalb eines begrenzten Zeitraums dulden. Es gilt wie bei der Abrechnungsfrist auch: Innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss der Mieter eine Korrektur erhalten haben. Landet eine korrigierte Forderung des Vermieters nach Ende des Abrechnungszeitraumes im Briefkasten, ist sie in der Regel ungültig. 

Sieht der Mieter einen Fehler, wo der Vermieter keinen sieht, kann es schnell zu Streit kommen. Im Zweifel sollten Mieter daher rechtzeitig den Rat eines Rechtsexperten einholen, vom Fachanwalt oder beim Mieterbund.

Die Zeiträume und Fristen der Nebenkostenabrechnung im Überblick:

  • Abrechnungszeitraum Nebenkosten: beim Kalenderjahr vom 1.01. bis 31.12 eines Jahres
  • Abrechnungsfrist des Vermieters: 1.01. bis 31.12 des Folgejahres
  • Widerspruchsfirst des Mieters: 1 Jahr ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung
  • Verjährungsfrist: 3 Jahre nach Ende des Abrechnungszeitraums
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Wer sich nicht ganz sicher ist, ob die Nebenkostenabrechnung stimmt, kann sich einfach und schnell Gewissheit verschaffen:

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51 Kommentare

Reiner4711 am 15.02.2018 13:47

Habe bei einer NK-Abrechnung festgestellt, dass der Vermieter in einem 6-Fam.-Haus auf die eine Wohnung 46% der gesamten Heizkosten zuschlüsselt. Erhebung über Verdunsterröhrchen. Belege scheinen zu stimmen. Ist aber dennoch unlogisch,... mehr

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 15.02.2018 14:28

Hallo und vielen Dank für Ihren Kommentar,

ein derart hoher anteiliger Verbrauch ist zwar ungewöhnlich, theoretisch aber möglich. Insofern können wir dem betroffenen Mieter nur raten, die Belege des Vermieters sowie gegebenenfalls... mehr

Fredfeuerstein am 04.02.2018 16:13

Ich habe, im gleichen Haus, 2 Wohnungen gemietet. Darf der Vermieter, ohne Rücksprache, das Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung für die eine Wohnung mit einer Nachzahlungsforderung für die andere Wohnung verrechnen?

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 05.02.2018 11:16

Hallo und vielen Dank für Ihren Kommentar,

leider ist uns kein Gerichtsurteil bekannt, in dem über einen solchen Fall schon einmal entschieden worden wäre. Auch im Bürgerlichen Gesetzbuch findet sich hierzu keine Regelung. Insofern... mehr

Mone425 am 26.01.2018 21:23

Hallo ich habe da mal eine Frage zu meiner NKA.

Was könnte wohl mit Zusatzkosten Heizung und dem darunter stehenden Kosten Gerät Hzg? Versucht der Vermieter damit die Kosten der zahlreichen Heizungsreperaturen im Winter 2016 auf mich... mehr

auf Kommentar antworten

Immowelt-Redaktion am 29.01.2018 10:06

Hallo und vielen Dank für Ihren Kommentar,

was der fragliche Posten bedeutet, wissen wir leider auch nicht. Sie haben als Mieter allerdings das Recht, bei Ihrem Vermieter alle Belege einzusehen, aus denen sich Ihre... mehr

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